浅谈档案管理工作的现代化发展
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摘要：档案是人类活动形成的真实记录,是认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们可以较好地了解过去,把握现在,预见未来;借助档案,能够促进各项工作顺利开展。随着时代的发展科技技术的进步，信息技术与档案管理的结合也显得尤为的重要。
关键词：档案管理实现信息化；虚拟化；多元化；社会化
要实现档案管理的现代化，首先要实现思想上的改变，即要解放思想、更新观念、开拓视野。在服务上，要从封闭型向开放型转变；在管理手段上，要从传统手工管理向现代管理转变。实现这两个转变，档案工作才能更好地服务于经济建设和社会各项事业。首先，档案工作要积极参与各项社会活动。档案工作要打破封闭状态，积极的参加各项重大活动，充分发挥档案的作用，提高档案和档案工作的知名度。通过参与来体现档案工作的价值，以取得社会各级领导对档案工作的支持。其次，要正确处理业务基础工作和现代化管理的关系。手工管理是现代化管理的基础。没有手工管理这个基础，是很难实现档案管理的现代化的。原有的使用价值较高的手工管理还不能放弃，必备的实用检索工具还要搞，搞现代化不能忽略档案管理的基础。第三、因地制宜的加快档案管理现代化步伐。高档案管理现代化要根据各单位的实际情况做到尽力而为，量力而行。如果不顾客观实际情况盲目引进先进技术，将会造成物质上的浪费和人力上的无效劳动。
一、档案管理工作的信息化
档案信息化，就是国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处置，管理和提供服务，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向档案实体这种主要形式为社会提供服务为重点的转变过程。
目前,从中央到地方,从机关到企业已普遍建立了计算机局域网,其中,为了加强文件资料的保密,有些部门规定不准接入互联网,有的甚至是单机操作,与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展,如密码技术的深化,语音识别、指纹识别技术的应用,将使文件资料的安全保密性大大提高,而对电子文件资料真伪的识别,也随着电子文件签署技术的应用,在收文部门和单位之间建立“信任”。电子文件签署与纸质文件不同,它是签署人在电子文件上面留下的“印记”。不仅表示对该电子文件的责任,证实签署人特点的身份,而且只有防篡改、防利用、防抵赖等功能。收文部门和单位据此可以认定文件签署人及文件内容的真实性。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性一是传播速度快,二是传播范围广,三是传播不走样,四是传播成本低,这已被全世界广泛认同。随着电子文件和网络建设的逐步完善,人们信息共存共享,资源得到充分利用。
档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平,是展现一个单位精神风貌的窗口,所以,档案的质量至关重要。档案要体现出它的最大价值,发挥出最大的作用,质量是起着关键的作用,利用信息技术正好实现了这一点。首先,运用信息技术,可以使归档资料格式和纸张统一,字体统一,这样避免了手写体的字体和笔的色迹不统一。原来档案的格式、纸张虽然能保证统一,但不能保证整齐规范。现在统一打印的档案资料字迹清晰、整齐,便于借阅和阅读。其次,在档案管理工作中,利用电脑技术打印卷皮,既充分体现了办公自动化,又可以实现无纸化办公。我们可以根据卷皮的大小,固有的格式来设计打印格式,根据卷皮题日内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置,来进行调整,使打印的内容正好处在恰当的位置,卷皮上没有手写字,为整个案卷增色添彩。
二、档案管理工作的虚拟化。
随着计算机技术的普及和网络的不断延伸,无纸化办公将变为现实,传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。虽然,人类从甲骨文、竹简记事到近代的纸张载文,经历了几千年。但无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势,并逐步改变档案工作的实际操作。档案资源共享是档案管理的目的,而支持档案资源的是一定量的档案馆藏,虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏,丰富档案资源。“如果把全世界的档案信息都并入互联网,从一定意义上说,档案资源可以无限扩大,远至大洋彼岸,近到同城邻里,都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料,从根本上解决了传统档案管理的难题,不仅占地小,容量大、投入少,而且管理简便,查阅方便。因此,档案管理将必然朝着这一方向发展,即逐步实现无纸化、虚拟化。
三、档案管理工作的多元化
随着新技术的发展,档案资源的载体已呈现多样化。除传统的纸质、图片、胶卷等载体外,已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化,传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求,因此,档案管理设备必须首先实现现代化。计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用,将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在斯的管理模式下,将实现文档一体化,所有的档案信息都会被计算机自动接收,并按照设定的程序自动地进行分类门档。实现档案管理自动化、智能化,不仅使传统的档案管理模式成为历史,使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来,而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能,展现档案的自身价值。
四、档案管理工作的社会化
随着档案管理现代化步伐的加快,档案管理必将进入社会化、市场化。有利于档案共存、共享的实现。实行档案资源市场化管理,能有效地增强人们保护档案的意识,完善档案共享机制,实现档案的真正价值;档案资源实行市场化管理,有利于档案的开发利用;其二,档案资源实行市场化管理,有利于档案事业的健康发展。
五、档案管理工作的缩微化、数字化。
缩微摄影技术和数码影像技术的应用为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化,就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆臧档案资料转化为电子档案代码,变成电子文件,实行档案信总数字化后,可以通过计算机进行智能化检索,检索速度快、范围广。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件,数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理,其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件,形成数据库。这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力,克服了档案管理过程中的诸多矛盾。缩微摄影技术和数码影像技术的应用,有利于影像的长期保存和准确复制,便于计算机查阅照片案卷。缩微技术和数码技术的进一步发展,为档案管理实现数字化提供了广阔的空间。电子文件具有快捷性与可塑性。它具有纸质文件和其他文件无可比拟的优越性。电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记,可以达到一次录入,多次、多种形式的输出,方便文件的随时查找利用,同时也为档案现代化管理奠定了基础。
六、小结
综上所述，档案管理的现代化已是必然趋势。设备的改善和现代化的管理手段都激励着我们每一个档案管理工作人员应活到老学到老，与时俱进提高专业素质。努力学习和掌握现代科学知识,跟上时代的步伐,适应形势的要求,积极推动档案管理现代化的进程,把档案管理提升到一个全新的水平。
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