浅谈城建档案管理工作要点

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　　摘 要：随着我国科学的不断规范，城建档案管理要与时俱进。本文主要阐述了加强城建档案管理基础工作，提高干部队伍素质，才能适应新形势的需要。开创档案管理工作，不断地提升一个城建单位的管理水平，实现档案管理工作的自身价值，可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
　　关键词；城建管理；档案管理；现状；规范；问题分析；对策
　　坚持与时俱进，适应新形势的需要，加强基础工作，提高干部队伍的素质，才能开创城建档案管理工作的新局面。很多人认为，城建档案管理工作无关紧要，对这项工作的重要性缺乏足够的认识。其实，这项工作对我国城建单位制度的健康发展起着至关重要的作用。我们要立足我国城建单位管理的现状，吸收和借鉴优秀的研究成果，不断适应城建档案理工作的新形势，逐步完善城建档案管理工作，使之走上科学化、规范化和法制化的道路。
　　 一、城建档案管理工作现状分析
　　（1）城建馆内容繁杂，档案基础比较差。总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长。由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；加之每个历史时期档案的整理质量．要求不同，整的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。
　　（2）观念陈旧落后，服务意识淡薄。长期以来，由于受计划经济的影响，我国档案馆的服务不仅范围狭窄，局限性大，而且大多数实行无偿义务服务，主动服务观念及意识淡漠在信息社会到来之际，档案馆自身未能迅速适应需求的转变，自我更新能力不强，在新的信息技术的冲击下，满足用户 新的信息需要、为社会提供新的信息服务的能力不够，与当今信息技术和信息产业的迅猛发展如有隔世之觉，难以体现出发展的前景和潜力，档案员也就难以从工作中体现出劳动的价值。
　　（3）工作简单重复．社会形象不好。在传统观念中，档案馆只是个偶尔去翻翻文献、查查资料的清闲场所，档案馆人员的工作只是借借还还的简单劳动。随着现代信息技术发展和日益普及，人们找到了更好、更快、更便捷的信息获取渠道，在一定程度上使得档的形象及地位受到了进一步的威胁。这种现状严重挫伤着档案馆人员的自尊心，使他们体会不到自身的价值和自身所从事工作的意义，心理上难以平衡，不可避免地产生离心杂念。
　　二、城建档案管理工作存在的主要问题
　　（1）对城建单位档案内容不清楚。随着我国科技的快速进步于社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。城建档案的范围也已由以往的文书档案、建筑图纸档案等发展到今天的电子文件，及其数据档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各城建单位所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
　　（2）对城建档案工作重要性认识不足。认为档案工作技术含量低，在单位中不受重视，工作得过且过，不思进取，仅处于你移交我接收、你不交我不管，有事就做、没事看报的状态，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些部门负责人甚至为了自己工作上的方便，文件资料不按规定及时移交、归档，甚至将档案据为己有，给档案的保存、查找和利用带来很大的困难。
　　（3）城建档案专业人才少。档案专业人员队伍在理论水平、学历层次、专业素质等方面存在较大差距，与社会发展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象。很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，而专业毕业生却很少。据调查，全国著名档案学教育基地培养出来的大学生，毕业后真正从事本专业工作的为数并不多，相当一部分毕业生流到了一些金融证券公司、政府实权部门等。还有一些目前在档案馆工作的，也抱有“有机会就走”的思想，毕业生去向的分流也愈演愈烈。
　　三、改进城建档案管理工作的对策
　　（1）立足于法。搞好建章立制工作。改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生。经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下人民共和国档案法》自1987年公布实施以来，特别是1996年7月5日《全国人民代表大会常务委员会关于修改(中华人民共和国档案法)的决定》由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议审议通过公布实施以后，在档案界乃至社会各界都产生了深远的影响，对进一步发展我国档案事业，加强档案具有十分重要的意义。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。
　　（2）确定改革的思路，使城建档案管理工作可持续发展。发展与改革是当今世界的两大主题，要发展就必须改革，而改革的目的是为了发展。只有通过改革，才能为稳定、持续、协调的发展扫清障碍、挣脱羁绊，才能为人的潜力发挥提供最广阔的舞台。我国正在进行着一场涉及到社会各方面的改革，改革的成功将为中国社会的可持续发展提供可靠的保证。档案管理工作作为社会大系统中的一个子系统，是整个社会机体的重要组成部分，它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系。因此，档案管理工作的可持续发展必须走改革之路，或者说改革是档案管理工作可持续发展的推动力。改革是多方面的、多方位的，如管理体制的改革、服务方式的改革、工作方法的改革、观念的更新等。其中，改变观念是所有改革措施中的基础，因为它能消除人们思想的束缚，引导人们走出认识的误区和盲区，为其他改革扫除障碍。对于档案管理工作来说，其改革的成败更在于陈旧的与现实不相适应的观念能否得到更新，即能否把计划经济体制下形成 的思想观念转变为与社会主义市场经济体制相适应的思想观念，其中效益观念、服务观念、法制观念、公关观念、大档案事业观念等是亟待确立的。
　　(3)实行标准化、规范化的工作程序和方法。第一，全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。第二，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重 新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且还可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。第三，规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索的查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为，规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生，如锦州市计划委员会简称为市计委，锦州市计划生育委员会简称为市计生委，而不能都简称为市计委。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种(必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词，提高检索的准确率。
　　(4)提高综合素质。探索管理新思路。运用科学的管理方法使档案管理日趋完善，达到最优化，这要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。作为新时期的档案工作者，不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识。第一，要求档案人员树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风。档案工作虽然是一项默默无闻的工作，但又是一项不可缺少的工作，更具有一定的保密要求，档案工作者要尽职尽责、一丝不苟地做好工作。认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》《管理条例》等法律法规，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，只有这样，才能使自己在这个普通的工作岗位上发挥应有的作用。第二， 要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，按照新的要求、新的做法去工作，如要及时掌握档案资料不断扩展的收集范围，熟悉归档的整个过程的具体步骤，严格执行档案的查阅利用制度等等。假如对具体的规章不了解、对某工作环节的认识不够深，必然会影响工作效率或者导致工作中的失误，甚至使档案受到破坏或丢失。另外，还应密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。第三，提高档案人员素质是搞好城建档案管理工作的基础。要求档案人员具有良好的综合素质，相当的文史知识，较好的语言表达能力和文字写作能力以及相当的外语水平。此外，在对外交往中，如果档案工作者没有一定的外语水平，在对外文资料进行整理、归档过程中就会无从人手，如果单靠英文字典则大大影响了工作效率。因此，掌握一定的外语知识也是十分必需的。
　　四、结束语
　　 综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，注重人才，提高档案管理人员的素质，才能开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升城建单位的管理水平，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且还可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献，实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。
　　

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