市场经济条件下的企业行政办公室工作
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作者: 李珠珠
[摘要]本文从企业行政办公室的基本职能入手，探讨了企业行政办公室在市场经济条件下的职能扩展，以及目前存在的问题，重点说明了在市场经济条件下怎样加强企业办公室的工作，为企业的腾飞和发展做出贡献。
[关键词]市场经济；企业；行政办公室；管理
[中图分类号]F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2011）1-2-0042-02
随着市场经济体制不断完善、科学技术飞速发展、企业对外交流逐步扩大，企业行政办公室工作显得尤为重要，外部环境、工作内容、工作载体、工作手段和工作方式都在循机而变，尽管企业行政办公室的基本职能没有大的变化，但其管理内涵与外延已发生巨变，工作节奏越来越快，工作质量要求也越来越高，企业行政办公室工作不仅仅是日常事务管理，更重要的为企业领导科学决策提供服务和保障。
一、企业行政办公室的基本职能
（一）企业行政办公室的政务和事务
政务指的是当好参谋和助手，做好把关、协调和服务工作，贯彻上级政策、法令，贯彻企业领导指示，制订、修订管理制度，制订企业有关规定等，目的就是为领导科学决策提供正确而有价值的信息
事务管理指的是为确保有效、快捷的政务服务而开展的办公室的日常工作，如日常接待与会务接待，印鉴管理，电话管理，收发通讯，车辆，档案，打字复印等管理，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。
政务和事务两者密不可分，相辅相成，相互促进，缺一不可。事务管理做得好，将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用，反之亦然。
（二）企业行政办公室是企业领导联系各部门、各员工的中枢
企业办公室工作承上启下，是领导、部门、员工三位一体的纽带。
1.为领导决策服务。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划，及时总结推广工作经验，深入细致地分析形势，实事求是地确定任务，具体地想出措施等。为领导的重大决策和年度决策、工作决策提供第一手参考意见。按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全程性跟踪服务，确保决策和部署的贯彻落实；提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又好又快。
2.为部门协调服务。在企业内部行政办公室是企业工作正常运转的“中枢”，是承上启下，联系左右，协调各方的桥梁和纽带，在职能范围内，办公室应汇总各方面的情况与信息，统一筹划，整体安排，调节工作运转的各个环节和功能，为各部门相互间的协作配合创造一个高效的工作环境，保证组织系统的顺利运转。
3.为员工信息服务。办公室应广泛听取群众意见，对群众提出的困难，本着实事求是的原则，积极协调解决；对群众提出的建设性意见要经过整理、分析、筛选、优化，及时上传，为领导决策提供有效信息。
（三）企业办公室是企业形象的窗口
办公室是企业的重要综合办事机构，是面向社会和服务对象的重要窗口。对于上、下级和其它兄弟单位来说，来到企业首先接触的是企业的办公室，如接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的来访等；办公室又是信息网络中心，是沟通四面八方的窗口，接办上级和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，信息汇总等。所以企事业办公室直接反映了企业的形象和企业的风貌。
二、企业办公室在市场经济条件下的职能扩展
1.面向市场
市场经济条件下，企业作为市场经济的主体，其目的在于利润最大化和企业竞争力的提高，企业能否在市场中立于不败之地，取决于科学的决策，先进的管理，诚信服务；决策滞后，诚信度低，管理跟不上，企业没有市场。所以说决策正确及时与否对企业的成功起着决定性作用。因此企业办公室应主动走出去，积极参与市场，调查研究，对市场做出快速的反映，客观的分析,才能为领导提供正确的最新信息，确保企业在市场经济中前进。
2.把握机会不断创新
办公室所处的地位和它的职能决定了其所在地位只能是服从性和参谋性的，但服从性不能与被动性划等号，很多工作可以提前预测，早作准备，主动展开，做好事前监管。要及早发现已经出现的问题，更要善于发现潜在的问题。要看到事物的表象，更要善于提示事物的本质；要把握事物的现状，更要比较准确地预测到它的发展趋势。只有不断创新，才能使办公室工作永葆活力，才能不断总结新经验，开创新局面。
三、当前企业办公室存在的主要问题
在新形势下，办公室工作既要当好领导的参谋和助手，又要发挥好上传下达、内外结合的桥梁和纽带作用，不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。但是目前办公室人员的观念、素质、能力和水平不适应市场经济条件的问题主要表现为：直接参与市场经济意识不强，为领导提供的决策依据采纳率低；注重办公室事务管理，办公室人员素质参差不齐，对新的经济政策、法规与市场经济特点了解较少，参谋助手作用发挥不够；办公室多不主动，常常被动服务，发现问题的能力和解决问题能力不足,工作效率低等。
四、市场经济时代的企业行政办公室工作
市场经济和计划经济不同，前者具有平等性、竞争性、法制性和开放性等特征，企业是市场经济的主体，企业的生存取决于市场。后者则是国家或中央政府通过国家经济计划部门为企业制定的发展计划指标、计划参数、实际评价等要求按计划的完成，是强制的，封闭的，没有竞争等特点。市场经济条件要求行政办公室工作要紧跟企业改革的大潮，改变“唯上”的思维方式，将市场导向观念融入办公室工作的行为准则，在追求市场效益的前提下不断跟进和创新。围绕企业生产经营中心工作，充分发挥企业办公室职能，保障企业中心工作顺利实现，企业办公室工作应从以下几个方面加强。
（一）团结向上勤奋努力工作高效的行政办公室团队
行政办公室要从思想、业务、作风上全面加强办公室自身建设，形成一支政治思想强、业务素质高、勤奋工作、高效的办公室干部队伍，是做好行政办公室工作的前提。首先思想政治建设要以邓小平理论和“三个代表”
重要思想为指导，学习和实践科学发展观，不断提高理论水平和政策水平；二要加强能力建设，不断地提高组织协调能力、文字综合能力；三是办公室要加强团队建设，精诚团结、相互协作、快捷高效、和谐统一。
（二）办公室工作要做到敬业、求实、快捷、博学、勤奋
1.从事办公室工作的人员首先要热爱办公室工作，要有一种敬重之心、敬畏之感、敬爱之情，只有这样在具体而紧张的工作中才能忠于职守，勤勤恳恳，任劳任怨，甘于吃苦，无私奉献，脚踏实地，不计个人得失，委曲求全，干好工作。
2.办公室工作无小事。办公室工作事无巨细，都要从实际出发，实事求是，不弄虚作假，不搞形式主义，一步一个脚印地把工作做实、做深、做细。不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、添茶倒水，清洁卫生等都要坚持认真负责的工作态度，恪尽职守，精益求精，从细微中体现服务和企业文化。
3.市场经济是一个公平竞争的场所，稍有怠慢就有可能处于被动局面，甚至被淘汰。办公室人员要牢固树立时间观念、效率观念、效益观念，及时完成领导交办的工作。克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病。
4.现代社会科学技术发展突飞猛进，知识更新速度日新月异。办公室工作涉及面广，标准高，要求严，办公室人员必须勤学苦练，不断地积累，博采众长，具备广博的综合性知识和社会常识。努力使自己成为“杂家”和“通才”，成为复合型人才。只有这样才能提高“谋”的层次和质量。适应现代企业发展的需要。
（三）善于创新牢记职责
办公室要勤于思考，勇于实践。在创新上下功夫：一是创新思维观念。与时俱进，解放思想，转变观念，敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框；二是制度创新建设。在市场经济条件下使办公室工作纳入制度化、规范化、程序化的管理轨道；三是创新服务方式。做到参谋到点子上,要想领导之所想,又要超前思考,想领导之未想,从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变,为领导科学决策提供准确的依据；小局服从大局。分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，科学管理，紧张有序，忙而不乱；坚持原则与灵活并重，刚柔相济，把握常规程序和特事特办的度。
（四）办公室人员要遵纪守法，廉洁奉公，严守机密
办公室人员要时刻保持清醒的头脑，始终保持高尚的精神境界和艰苦奋斗的公仆本色，守得住清贫，耐得住寂寞，抗得住诱惑，经得起考验。办公室贴近领导，接近权力核心，掌握秘密多，知道秘密早，影响力大，办公室人员要忠于职守，严守机密是办公室人员的基本职业道德。
参考文献
[1]办公室实务/陆瑜芳主编.上海:复旦大学出版社,2003.2.
[2]秘书职业技能培训鉴定教材/曲克敏等编著.北京:海潮出版社,1999.9.
[3]细节决定成败/汪中求著.-京:新华出版社,2004.1.
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