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推进精细化管理 提升办公室工作效能

作者:未知

  摘 要 随着创业浪潮的涌进,越来越多的人加入创业的大潮,公司数量剧增,造成市场竞争加剧,提高市场竞争力、在激烈的竞争中站稳脚跟是公司努力的首要目标。办公室作为公司和企业的关键机构,承担着公司大大小小繁杂但又重要的工作,在办公室推进精细化管理,提高办公室工作效能,对各部门的协调工作和公司的总体发展起着至关重要的作用。
  关键词 精细化 工作效能 化繁为简
  办公室在公司和企业中起着连通管理层与各分支部门的枢纽作用,领导的工作任务通过办公室传达至各分支部门,各部门工作中的问题汇总到办公室集中上传。同时办公室肩负着对内协调各部门工作、监督落实上级决策,对外沟通合作商,获取行业信息,规划未来发展等任务。工作事务繁琐,承担责任较重。通过在办公室推进精细化管理来提高其工作效能,对公司及企业的发展具有重要意义。
  一、精细化管理的引入
  (一)引入精细化管理的原因
  办公室汇总了公司中各类事务,综合性极强,建立一套优质的工作流程系统对于工作协调有序开展十分重要。现代企业中多有办公室工作流程混杂,各职位任务分工不精细、负责范围重余、反馈机制不健全、系统的自我调整力度不够造成公司运营上的不当影响。推进精细化管理,优化工作流程,提高工作效能,急需提上日程。另外,国外企业已相继开始推进精细化管理,效果极佳。国内企业为不落于人后,势必会开始进行相应的制度调整,一股精细化管理的浪潮即将拉开序幕。
  (二)办公室精细化管理的解读
  精细化管理,顾名思义,就是把办公室工作进行精分工,细化责任分布,优化工作链条,对工作要求精益求精。办公室工作类型繁多,将分工精细化,落实个人的负责项目,明细权责范围,使各项工作在权责清晰,分工明确的情况下有序高效进行。另外,精细化,引入办公室办公管理领域,意味着去除工作繁杂的表象,直抓任务关键,起到化繁为简的效果,缩减任务时间,提高任务完成质量。精细化主要落实于公司办公室的工作流程体系的精细化,制度规范领导工作主体,在一个极致优化的体系中,个人才能最大程度上摆脱工作惰性,在整体上提高办事效率,促成全局进步。
  (三)为推进办公室精细化管理所做的准备
  精细化管理意味着高精度的工作分工,如果公司在此之前处于懒散懈怠状态,无法立刻适应过大的变革,首先需要对办公室工作者进行培训,了解精细化管理的推行目的,参与工作体系精细化改革,融入个人在工作中的实际经验提出的细致有效的建议,可以使得工作个人在具体工作中有效度过适应期,快速融入精细化工作的大环境。此外,办公室管理者需要在办公室职员中进行心理引导,提高办公室职员的体系认同感,有利于办公室整体的人员凝聚力,进一步提高办公效能。
  二、精细化管理在办公室的应用
  (一)优化工作链条,完善流程体系
  保证不同工作类型不同交流方向的多项任务同时且有效地进行,需要构建一个完备精细的体系指导身处其中的工作者目标明确的进行下一步任务,以防止工作方向混乱造成的时间浪费。流程体系越细化,化繁为简的效果愈明显,办公效率愈高。而一个完善的流程体系需要一套合理精准的制度作为支撑,制度直接规范员工工作,行事举止,是优化工作链条,完善流程的直接手段。制度的制定需要上级管理层的协商,也需要加入员工意见,才能保证制度在精细化的同时保证合理度。
  (二)明确工作分工,清晰权责分配
  各个工作不同,权责交错的职位协同合作共同组成办公室机构,每一个职位的正常高效促使整个办公机构的正常高效。分工不明,权责不清会引起不同程度的工作混乱,造成工作完成周期拉长,工作个人工作烦恼,长此以往,会打击员工的工作积极性,降低工作热情,引起办公室整体的工作懈怠,气氛压抑等不良现象。在分工明确,权责清晰的情况下,办公室员工可以目标明确,步骤清晰的高效作业,长期保持工作高度专注,热情持续高涨。每个职位的任务被高效完成,表现在整体上是整个办公室高质量的办公能力。
  (三)细化考核机制和奖励措施
  每一份工作的完成都有优劣评定,优质的工作可以得到确定的奖励,或者积累到一定程度获得晋升或加薪的机会,工作失误或工作不当会有明确的惩处措施,工作者的工作态度会随着考核体质的精细变得愈加认真细致。绝对落实的惩处措施可以有效鞭策工作者,明确的奖励措施则会为工作者持续提供动力。而将奖励惩处体制细化也可以有效避免不追究小失误小错误造成长期懈怠的弊端。细化年终、月终的工作考核也是保障工作者工作高效进行的有效措施。
  (四)提高办公室人员对精细化管理的认可
  在办公室推进精细化管理需要各个工作者的配合执行。首先,推动整个体系的落实需要办公室管理者的带动,为办公室职员树立榜样效应。精致化管理在推动初期取得有效成果,带给办公室团队明显改变,让每个在职人员真切感受到精细分工下自我的进步,可以提高其对精细化管理的认可,提高精神的拥护,心理的认同。办公室精细化管理推行到一定程度可以上升到企业文化的高度。精细化管理的理念深入到每一个办公室工作人员的内心,如同企业文化深入到每一个员工的工作理念。
  三、结语
  随着公司和企业技术实力等的普遍增强,公司间比拼的重心将逐渐转移到一些较为细节的方面。推行办公室精细化管理即是顺应市场发展趋势,不久的将来,提高办公室效能,提升整个公司的竞争实力,势必会在世界范围内掀起一股精细化管理的浪潮。目前,办公室精细化管理已逐渐渗透入大大小小的企业,未来可期。
  (作者单位为国家能源集团宁夏煤业有限责任公司煤制油分公司)
  参考文献
  [1] 周晓晖.小议精细化管理及其在水電厂科技管理中的应用[J].中国新技术新产品,2016(24).
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