浅淡存货信息化管理
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作者: 脱西萍 马 蓉
一、目前存货信息化管理及模式
企业的存货信息管理包括存货本身信息，如存货的种类、名称、数量、质量等，及与存货有关的业务信息，如存货的收发、盘点、运输等信息管理。目前我国市场上通行的与存货管理有关的信息管理系统较多，如各种各样的进销存管理系统、ERP系统、库存管理系统、财务管理系统等，其决策功能在于通过某种方法向管理者提出决策建议，如确定进货的时间、数量、种类，使得在一定时期内企业存货成本降到最低程度。
(一)经济订货量模型：该模型存货成本包括订货、购置与存储三项成本，其中：订货成本是指取得订单的成本，如办公费、差旅费、运输费用等；购置成本是指存活本身的采购价值，采购数量乘以单价；储存成本是指为储备存货而发生的费用，包括存货占用的流动资金所应计算的利息、仓储费用、保险费用、存货变质、毁损和盘亏等。
存贷总成本=
公式中，D为年存贷总需求量；K为每次进货成本；KC为单位存储成本。
根据以上公式可以求出每次采购的经济订货量。经济订货量模型为企业以最低成本进行存货管理提供了严格的计量方法和管理思路，但它同时也依赖于严格的假设前提：
1.年需求量确定；
2.不允许缺货，无缺货成本；
3.存货以匀速消耗，生产进行呈均衡状态。
但在实际工作中，这些条件都是相对的：
1.存货需求量的大小取决于产成品的年销售量，虽然企业能够根据每年的销售计划确定存货的需要量，但市场的不确定性决定了存货的需求量也是不确定的。
2.存货的耗用速度会因某个时间段市场需求的波动而变得不均衡。
3.采购的时效性会导致失去市场机会，导致缺货成本的产生。
所以，理想化的经济订货模型在实际的系统应用中不能完全适应现实而只具备部分指导意义。
(二)即时订货模型
即时订货模型也称最佳的存货管理状态是指以最低的成本保证生产和市场的需求，这就要求存货管理系统必须保证：
1.产成品不能缺货；
2.存货及时供应且不能积压。
为了保证存货管理目标的实现，即时订货管理模式克服传统经济订货量模型的不足，它的目标是：货物在到达企业时就马上投入生产，即在存货购进并到达企业的时间点与存货投入生产的时间点之间没有时间间隔。企业购进原材料后应立即投入生产，产成品完工入库后应立即发给客户，这样就可以保证存货的管理模式以最短的时间完成从原材料到送达用户的过程。所以说，即时订货的管理模式要求管理者必须在某一时刻作出决策，决定任何一个时点上的购进情况，这包括在该时点上是否购进原材料，如果购进，还需确定购进原材料的种类、数量等等，所有这些要达到最终目标是：按照正常生产完工的产品能够立即发给用户。
而决策过程与企业物流过程正好相反，这个决策过程中，对未来需求量的预计包括两方面的内容：一是根据现存客户定单和销售合同等销售信息，确定未来一段时期内的产品需求；另一种是根据过去的统计分析结果，估算同等时期内可能发生的临时需求量。所谓临时需求量，从时间上说就是指企业的生产周期小于客户所要求的供货周期的那部分产品需求量，企业只有保有充足的存货保险储备量，才能避免这部分缺货损失。在企业销售交易比较频繁的情况下，必然会出现由于购进过于频繁，导致存货成本迅速增加的情况，在某一个时点上，会使存货总成本增加。为了克服这一矛盾，降低进货成本，又能保证生产及交货的及时性。
二、未来企业存货信息化管理系统
任何管理信息系统运行的基础都是对基本信息的整合。存货管理信息系统的基本作用主要指存货购进、生产、售出过程中的有关信息对决策的支持功能。具体体现在能利用存货系统的基础信息，通过一定的决策模块，向企业管理者提供物流的决策方案。未来存货管理系统的决策支持模块分为两个，一个是针对业务本身，即有关存货的购进及生产销售问题，如进货的时间和数量、种类等；另一个服务于企业决策层的物流调整方案，通过对企业存货业务与市场信息的观察分析，找出变化规律并据以安排下一个阶段的原材料采购与产成品销售方案。
(一)销售系统
处理与销售有关的信息，包括与客户签订的销售合同，客户发来的订货单，以及制定长短期销售计划，进行以各种制度划分的统计。并根据交货周期与产品生产周期的比较，统计可及时交货和不可及时交货的数量，预计未来的保险储备量。
(二)采购与生产系统
根据销售系统的产品订货信息，包括订货种类、数量、时间要求等，预计下一时期内的产成品及原材料需求量，制订原材料采购计划和生产计划，原材料的采购和产成品的生产过程在时间上是前后衔接的。另外，由于保险储备量的存在，使得总产品产出量等于确定的订货量与保险存货量之和，因此，原材料的供给也必须保证产生的需求。把不同交货时间的、不同批次的原材料采购行为一次完成，势必造成原材料的提前采购和产成品的提前入库。所以，由于原材料采购次数的减少所增加的存货存储成本不能超过因此节约的订货成本。
(三)系统审查模块
系统审查的作用主要体现在对保险储备量的估计和调节。企业存货计划由两部分组成；一部分是确定的存货计划量；另一部分是保险计划量，它是根据前期订货情况及统计信息，为了避免缺货成本的发生而庙宇的。对保险存货储备量估计得准确与否，还需通过与实际发生值比较来进行检验，系统审查模块根据这二者之间的偏差对下一步的采购决策进行调整，从而决定存货政策的使用及调整方向。所以，科学的存货信息化管理模式必将为企业降低存货成本、拓展盈利空间带来更大的收益。
(作者单位：西电集团 陕西省财政厅)
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