基于ERP的外贸企业出口退税管控

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　　【摘要】2009年6月1日起国家再次上调部分商品出口退税率,这是自2008年8月1日以来第7次大范围上调出口商品退税率。由于涉及商品面大、退税率调整次数多、政策因素强、国家规范要求高,外贸企业基于ERP系统,优化出口退税管控实务操作,能够有效提升自身出口退税管理水平,控制风险,提高工作质量和效率。
　　【关键词】ERP出口退税外贸企业管控实务
　　
　　2009年6月1日起国家再次上调部分商品出口退税率,这是自2008年8月1日起上调出口退税率以来的近1年时间内,国家第7次上调出口退税率。这7次上调共涉及我国出口优势产品、劳动密集型产品、高技术含量产品和深加工产品7 800余种,由于涉及商品面大、退税率调整次数多、政策因素强、国家规范要求高,外贸企业在出口退税的实务操作中会遇到各种情况,处理不当不仅会使企业蒙受经济损失,而且企业形象也将受到损害,所以外贸企业必须不断加强自身出口退税管理,提高工作质量和效率。本文从实务操作角度出发,对基于ERP的外贸企业出口退税管控进行了分析,并探讨了具体优化的思路和方法。
　　
　　一、基于ERP的外贸企业出口退税管控分析
　　
　　企业资源计划(Enterprise Resources Planning,缩写ERP)作为第3代企业信息管理系统,目前已经广泛应用于各类企业中。ERP具有整合性、系统性、灵活性、实时控制性等显著特点,外贸企业基于ERP系统,可提高出口退税管控工作质量和工作效率,实现企业效益最大化,主要体现在以下方面:
　　(一)资源整合
　　从外贸企业出口退税管控来讲,涉及企业内部的业务部门、单证储运部门、财务部门和外部的海关、税务、外管等行政管理部门以及外运、报关行、运输仓储、银行等单位,ERP系统能最大限度地发挥这些内外资源的作用,优化出口退税管控,及时准确地完成出口退税操作流程。
　　(二)实时控制
　　外贸企业与出口退税管控有关的工作包括合同管理、单证制作、出口报关、外汇核销、退税单证组织、财务销售入账、电子口岸数据报送、预申报、疑点反馈处理、正式上报、单证备案以及预警管理、外销视同内销、出口零退税等国家规定不退税的特殊业务的涉税处理。ERP环境下,各有关人员可以在出口业务发生时,实时动态地掌握详细出运、开票、会计核算入账、收汇核销、增值税发票认证信息、海关电子口岸出口信息、退税申报等信息,使各种资源得到科学计划、合理协调和综合运用,从而提高各部门的工作效率。
　　(三)优化管理
　　对于外贸企业,特别是出口商品种类较繁杂的综合类出口企业,出口退税管控工作必须提高管理水平,通过ERP,及时、准确地处理出口退税信息,迅速传递信息,将增值税发票、出口报关单、外销发票、出口收汇核销单等退税资料自动进行配对,实时监控和即时预警,改传统的事后补救为全程控制、及时纠正,并作为绩效管理的重要组成部分,不断优化。
　　
　　二、基于ERP的外贸企业出口退税管控实务
　　
　　(一)建立台账,动态跟踪退税申报各环节的运作
　　以出口收汇核销单的领用为源头,以业务部实际出货情况为基础,与财务入账及退税申报数据比较,建立实时台账,动态跟踪监控退税申报流程各环节的运作情况,及时处理各项涉税事务。下面按办理出口退税必需的出口货物报关单(出口退税专用联)(简称出口退税单)、外销发票、增值税专用发票抵扣联、出口收汇核销联等单据分别说明如下:
　　1.出口收汇核销单
　　从ERP业务处理平台中出口收汇核销单领用开始,建立控制点,业务部门在ERP系统中通过合同评审后自动申领核销单,系统自动生成对应的合同号、外销发票号、领单日期、金额、预计返单日期。实际货物报关出口后,业务部门进行业务返单操作,记录实际出运的货物情况、出运金额、出运时间、物流信息,并将此信息传递到业务、单证、外汇核销、财务平台中的出口管理模块中。当核销单对应的出口业务收汇后,外汇核销管理员将银行出口收汇水单核销联与核销单、报关单配齐,并在系统中记录核销日期。
　　2.外销发票、增值税专用发票
　　业务部门外销货物出运后,即由单证人员将外销发票附出口货物明细单、提单复印件交财务部门,并按准确的出口货物信息通知供货企业开具增值税专用发票。取得货物采购发票后,在ERP中制作付款申请单时,正确输入发票相关信息,该信息是财务编制出口商品入库、成本结转、核算应收出口退税等会计凭证的基础,也为今后出口退税申报打下伏笔。财务部门在取得进货增值税专用发票后,按照要求仔细审核。
　　3.出口退税单
　　ERP系统将外销发票、报关单、核销单与增值税发票以列表的形式,把所有相关联的号码串成一组,操作人员只要输入任何一个号码,均能快速定位到本组内相关的其他号码。在该列表中可查询出口退税单是否缺失、出口退税单目前状态,对于单据齐全的组合,可以将组合数据直接转入退税申报中心,也可以批量转入退税申报中心,供财务部门退税管理人员组织预审。
　　4.退税申报单据的配对及申报
　　ERP系统以外销发票为连接点,利用外销发票与核销单报关单、外销发票与增值税发票之间的关联关系,将增值税发票,出口报关单,核销单等退税资料自动进行配对,生成退税申报数据。国税预审排除审核疑点后,完成正式申报,并自动生成《出口货物备案单证目录》,督促有关人员整理好出口货物退税单证备案资料。
　　(二)加强系统的伸展性,完善与相关系统的接口
　　从加强ERP的伸展性出发,充分考虑企业ERP系统与海关电子口岸系统、国税局出口退税申报系统、外管局核销系统的数据交换需求,提供各种数据导入导出工具,借助接口功能,既保证数据的及时准确,又大大减轻相关人员的工作量。
　　(三)建立风险预警机制,把握好时间点
　　建立风险预警机制,包括以报关日期为起始点的核销单逾期未返单预警、逾期未核销预警、出口货物报关单退税联(退税单)逾期未交单预警、退税申报期按到期日长短预警,提醒业务、单证、财务人员加快单证收集、组织、核对、整理、申报进程,避免不必要的损失。具体要考虑的时间控制点包括:
　　1.增值税专用发票认证期限:外贸企业购进货物后,所取得的增值税专用发票必须在该专用发票开具之日起90日内办理认证,否则不予抵扣或退税。
　　2.出口货物规定申报退(免)税的期限:货物报关出口之日(以出口货物报关单〈出口退税专用〉上注明的出口日期为准)起90天后第1个增值税纳税申报期截止之日(国税函[2007]1150号文)。超过时限,按出口视同内销业务办理。确有特殊原因在规定期限内无法申报出口退税的,按现行有关规定在到期日前申请办理延期申报手续。
　　3.外贸企业向主管退税部门提供出口收汇核销单(远期收汇除外)的期限为自货物报关出口之日起210天内(国税发[2008]47号文)。超过时限,按出口视同内销业务办理。
　　4.对于单证不齐、逾期未申报、出口零退税等国家规定不予退税的出口视同内销业务,外贸企业办理《出口视同内销征税货物进项税额抵扣证明》及抵扣时限:在出口货物规定申报退(免)税的期限截止之日的次日起30天内。并凭此证明在下一个征收期内进行申报抵扣,否则不予抵扣。

　　(四)智能核算、自动生成会计记账凭证
　　由业务外销操作系统自动生成出口商品入库、成本结转、核算应收出口退税等会计凭证。出口退税款实际退入企业时,导入国税系统数据,按申报外销发票明细生成智能会计凭证,消除大量的重复劳动,解决了财务数据输入时的人为差异问题,使业务处理和财务处理融为一体,既保证前后数据的一致性、准确性,又提高了工作效率。
　　(五)查错纠错,防范风险
　　查错纠错,防范风险主要是针对退税申报中可能存在的常见问题设置控制点,如出口换汇成本的合理上下限问题,换汇成本是出口企业考察业务盈亏的参数,也是税务机关衡量企业出口业务合理性的重要指标。如果换汇成本高于合理上限或者低于合理下限,企业须迅速分析原因,到底是业务本身有问题,还是数据录入有差错。其他的问题还有:申报序号与报关序号不符、出口商品与采购商品品名不一致、出口数量与采购数量不一致等,特别要注意国家多次调整退税率的商品,在相应出口时间段的退税率申报不能有误,如果错报出口时间造成退税率高报或低报,企业在税务部门的诚信度就会减低,低报退税率还将使企业蒙受少退税的经济损失。
　　(六)设置出口退税管控绩效考核指标
　　设置出口退税管控绩效考核指标,如退税申报率、退税款实际到位率、单证组织准确及时率、出口销售入账率、工作差错率等指标,实现绩效监控动态化,为退税管控工作的考核奖惩提供可靠依据,促进管理改善持续化。
　　
　　三、总结
　　
　　外贸企业可利用ERP系统作为出口退税的管控工具,建立一个能不断自我评价和不断改善的机制,为管理者提供一个持续完善的管理平台,把企业的各项制度、标准,通过程序控制落实到外贸企业的各个出口退税管控环节中去,同时根据计算机软件系统提供的即时、准确的信息,以辅助企业管理决策和监控出口退税管理绩效的变化,通过设计和运用一整套出口退税管理绩效变化动态监控体系,动态了解企业的出口退税申报率、退税资金到位进度、退税单证组织效率等绩效指标,及时发现管理中存在的问题,及时纠正和完善管理策略,优化出口退税管理控制,确保企业经济利益不受损失。
　　
　　主要参考文献:
　　[1]王文莲、佟芳芳.企业资源计划(ERP).立信会计出版社,2008年版.
　　[2]财政部,国家税务总局.关于进一步提高部分商品出口退税率的通知.财税[2009]88号.
　　[3]张聪.外贸企业出口退税相关问题的探讨[J].现代商业, 2009,(12).

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