对企业技改技措项目可追溯、规范性管理的一些思考
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摘 要 保证技改技措工作可追溯管理是企业管理活动中很重要的一部分，只有管理制度到位，资料归集职责明确，企业重视形成资料各个环节的管理，才能确保技改技措项目归档资料的完整规范。
关键词 可追溯技改技措归档资料 完整规范 管理
随着我国社会主义市场体制的逐步建立，社会需求日益变化增长，产品更新换代速度越来越快，尤其是市场发育较完善的民品领域竞争形势更为严峻，像笔者所在的民口军工配套材料生产企业，伴随着主机厂装备材料的不断升级换代也面临着人工成本、加工手段及质量保证等诸多阻碍企业进一步发展的瓶颈问题亟待解决，许多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要，为了解决这些问题，企业多渠道获得国家资金支持或投入自有资金对现有设备设施进行技术改造是较常用的手段和出路，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料努力提高产品质量，促进产品升级换代，降低能耗和原材料消耗，加强资源综合利用和治理环境污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。
一、技改技措工作可追溯、规范性管理的作用和意义
企业技改技措可追溯管理是指国家对企业投资的基础能力建设项目、研保条件建设项目和批生产能力建设项目等专项技改项目以及本企业自筹资金建设的技改技措项目从立项到国家以及本企业验收过程中所形成归档资料的全过程管理。在整个生产建设、自我完善的技改技措工作过程中将会产生大量的纸质文件、电子存储资料，将之收集整理形成企业技改技措工作可追溯、规范性的归档资料尤其具有重要意义，它是企业技改技措工程项目建设过程和建设成果的真实反映，对于加强技改技措工程质量控制、竣工验收以及工程项目日后维修、改建、扩建等具有重要指导作用。
企业技改技措项目的实施具有建设周期长、管理部门交叉、责任主体不明、涉及工种及专业面广、形成资料多种多样等特点，往往在日常管理工作中会因责任不清晰、事前没规划以及标准未统一等各种原因而产生资料识别不到位、未及时归集立卷，如不加以规范管理，不重视在整个项目实施过程中的归档工作，极易在企业中形成管理上的盲点，造成不必要的损失。
二、技改技措项目归档工作的基本原则
那么如何确保企业技改技措归集资料管理的规范性、完整性呢？通过近些年所在企业的东调搬迁改造及组织实施企业自筹资金技改技措具体工作中的思考和体会认为：一是单位领导要重视、管理制度应先行，建立集中和分散管理相结合的管理模式；二是要事前明确部门和人员的职责范围、确立标准化管理模板；三是要及时实施管控，注重资料归集、整理组卷等各个环节的管理，确保技改技措项目档案资料的完整规范，其工作开展应遵循如下原则：
（一）纵向集中管理的原则
企业的技改技措工程是一项复杂的企业生产建设活动，它所产生的项目论证、立项、报批、批复等文件；各项设备仪器的招标采购，调试运行维修等文件；工程建设审批，勘察设计、实施到竣工验收过程中形成的文件；以及以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件等等，档案种类繁多，牵涉到企业内部生产计划部门、设备保障、基建部门、生产使用部门、科研、信息部门、档案部门等众多部门，如何才能管理好这些档案，使实施项目达到可追溯管理，在企业内最重要的就是要有一个牵头单位，建立纵向的自上而下的责任保证体系和监督管理体系。
（二）横向责任到位原则
企业技改技措档案资料形成时间长、专业领域广、接触人员多，基本上分散在企业各个部门，在管理上更应横向到所有涉及项目实施的部门，实行集中与分散管理相结合的工作责任机制。技改技措项目归档内容一般包括科研档案、设备仪器档案、基建档案和电子档案等。其管理工作内容要纳入企业对各部门的年度工作目标中去，由指定的牵头单位负责对企业技改技措项目进行检查、协调、考核、组织验收等全过程的管理工作，实时监控工作质量，及时发现存在的问题，予以纠正。企业档案职能部门应对其他部门的归档资料把好质量关，在具体业务上进行督促和指导，各资料产生部门应严格按标准化模板要求及时归集各类档案资料。
（三）事前规划原则
为确保企业技改技措项目档案资料归档工作的及时有序，企业技改技措牵头部门在下达技改技措项目计划的同时，应向各资料产生部门通知相关工作内容，比如此次技改技措项目所牵涉的（基本建设工程的内容、设备仪器的名称、数目），发放需要归集资料清单等，使各横向部门相关管理人员做到心中有数，所需各种资料从收集开始就有序进行，切实做到档案资料归集与项目建设同时实施管理。
（四）项目验收原则
在企业技改技措项目档案资料管理中，所有的資料归集工作都应围绕着生产建设项目验收而进行，工程验收是项目实施完成很重要的一项内容。企业技改工作职能部门通知各部门验收时间后，相关部门的档案管理人员应按时间节点对其管理的档案资料进行整理、统计，然后向企业档案管理职能部门提交报告，档案部门进行汇总后，由企业技改职能部门提交本次技改技措项目档案管理总结报告，各部门相关管理人员接受验收组对技改技措项目档案资料的现场验收，最终形成规范的可追溯管理档案。
三、对加强企业技改技措项目可追溯、规范管理的几点建议
（一）建立完善的归档制度
企业技改技措项目资料收集管理中最让人头疼的问题就是技改技措工程实施期间所归档案不够完整规范。比如在设备仪器档案的管理中，由于相关技术人员的不重视，经常会出现前期招标文件、合同以及后期检测运行维修过程中技术报告的丢失和遗漏等，都是资料归档不够完整规范的具体表现。针对这些容易在资料收集中出现的问题，企业应根据国家相关法律、法规规定，结合本单位实际情况制定切实可行的技改技措项目归档管理制度，作为指导监督技改技措项目档案管理的执法依据。同时还应制定生产建设项目档案归集标准化管理模板清单，使相关参与人员在工程管理的每一个环节中能够有法可依，有章可循，杜绝部门和人员之间的推诿扯皮，从而保证技改技措资料归档的完整规范。其次，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关部门人员的职责范围、工作标准及考核措施，加强对相关参与人员的业务考核，将资料管理纳入每一位管理人员的绩效考核范围，增强工作责任心，从而在企业中形成完整的监督、检查和管理的资料收集工作机制。
（二）加强相关人员的档案管理知识培训：针对企业技改技措资料归档
所涉及的部门多和人员分散的实际情况，如果参与人员的资料归档意识不够强，自觉性、主动性差，对国家及行业关于技改技措工程归档的相关知识要求了解不深，就会直接影响技改技措档案的规范管理。要解决这一问题，企业的档案管理职能部门应该组织企业内与技改技措工程相关的专、兼职资料管理人员以及设备、基建、科研、生产部门中的相关技术人员开展技改技措项目档案管理培训，使相关人员进一步理顺技改技措项目档案管理的工作思路和方式方法，对于与技改技措工程档案相关的管理规定、编制规范等技改技措项目档案管理标准有进一步的理解和认识，提高全体参与人员的档案意识，为技改技措项目资料归档工作的全面展开打下坚实的基础。
（三）强化责任落实，同步实施归集资料管理工作
企业应在项目实施之期即同步下达归档资料收集管理工作计划，将工作目标和责任落实到位，相关归档资料管理人员要认真学习有关企业技改技措项目管理制度，加强对工程管理的每一个环节进行认识和了解，在项目建立之初，就要重视所在部门在项目实施过程中产生资料的收集归档工作，这样才会在归档资料收集具体工作中变被动为主动，为归档资料的完整规范打下基础。其次，在档案整理方面要严格按照企业技改技措项目档案管理制度执行，比如整理组卷时封面、标签的填写，页码的打印，装订的规格，目录的制作等，按照统一的标准执行，切实做到技改技措项目档案的齐全、完整、规范。
四、结语
加强企业技改技措项目归档资料规范性管理在企业整个生产经营活动中直接影响着企业的生产和再生产，有着非常重要的作用，它记录了整个技改技措实施过程的运作轨迹，是对项目建设过程可追溯的保证，也是以后立项建设及日后维护、改建、扩建加以总结、提高、参考的宝贵资料。我们只有制定严格的管理规章制度，明确企业各相关部门和人员的职责范围，加强档案收集、归档、整理、提供利用等各个环节的管理，才能确保技改技措项目归档资料的完整规范，使企业在技改技措项目实施过程中形成可追溯档案资料，在企业的生产建设发展中起到其应有的作用。
（作者单位为航空工业成都海蓉特种纺织品有限公司）
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