探究大数据时代高校学生档案智慧化管理

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　　摘  要：大数据正在悄悄改变着人们的生活及工作方式，高校学生的档案管理工作在大数据时代到来下也迎来了新的发展机遇。同时，大数据时代信息的共享性和开放性也给高校学生档案的管理带来了一定的挑战。针对以上情况，必须要改革当前高校学生档案的管理工作，以智慧化来直面大数据带来的挑战。本文首先分析了大数据时代高校学生档案管理的挑战和进行智慧化建设的合理建议，以及在大数据时代背景下高校学生档案管理具体的工作思路，为如何进一步提升高校学生档案管理事业发展做出贡献。
　　关键词：大数据;高校学生档案;智慧化管理
　　近年来，“大数据”已经成为目前社会上的热点话题，国家和多个政府部门也对大数据领域进行了深入的探讨和研究，同时也促进了大数据的快速发展和进步，这也是大数据时代带来的前兆。如何将高校的档案管理工作与大数据有效的结合，来实现高校档案管理的智慧化，从大量的信息中获取最有效的信息资源，是每一位高校档案管理人需要思考和直面的问题。
　　一、“大数据”的首次提出以及高校档案管理新挑战
　　（一）大数据的首次提出
　　《大数据：创新、竞争和生产力的一个前沿领域》由闻名于世的咨询公司麦肯锡在2011年首次提出，并明确指出，大数据已经渗透到了每一个职能部门和行业领域，成为促进其发展的重要因素。随即美国政府在2012年颁布了《大数据的研究和倡议》。与此同时，大数据被全世界人民熟知和认可。
　　（二） 高校档案管理的新挑战
　　档案指的是，某个人或者是某个组织在社会价值实现过程中，形成的具有明确的记录和完整的各种信息。在大数据时代背景下，高校面临的信息数量和质量在不断的上升过程中，同时，一切有价值的、或者是有潜在价值的文本数据和音频都属于档案管理的范畴。因此，大数据信息时代背景下高校学生的档案管理工作中的信息种类和庞大的数量呈几何式增长。
　　在大数据背景下，高校学生对档案的需求和质量都在不断的增多和提高，涉及的内容也在不断的扩大着，并表现出明显的多元化发展趋势。其一，随着国家对信息公开透明度和条例的改革与发展，高校中的学生和教师对国家的政策和法律法规信息的需求量呈明显的上升状态;其二，随着高校的不断建设和设施的完善，对以往校园建设过程中的档案以及文化发展非常重视，要求学校在校园中大力投建校史档案馆和建立校友档案材料;其三，随着科技的不断进步和发展，高校中的学生对档案信息的查询也有了新的要求，比如：在国际化办学的热潮中，越来越多的高校大学生会选择出国深造，这些因素的出现必然会使档案的查询量不断上升，大部分学生不仅到档案馆查询自己的学习成绩，同时要求档案馆出具具有中英文的学历证明和学习成绩单。这就给档案管理工作人员带来了新的挑战。大数据的意义和作用就在于能使高校的学生和教师都能在庞大的数据中获取对自己有使用价值的信息来进行研究和探讨，因此可靠的信息来源才具有研究的价值，高校档案馆对学生档案信息的保留，不论对学生还是教师来说，都具有原始性和权威性，是最真实的信息来源地。因此，高校学生档案信息的智慧化管理占据着明显的优势。
　　二、对大数据时代高校学生档案智慧化管理合理建议
　　（一） 不断提升档案管理人员的素质
　　由于高校是以培养各种高科技人才为主要目标。因此，在高校学生档案智慧化管理的水平也要不断的提升，才能不断的满足和适应高校学生的需求。因此要加强档案管理工作人员的自身素质并加大培训力度，将“大数据思维”深入到每一位工作人员的心中。要保证档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要不断的学习计算机知识，来提升大数据时代背景下档案智慧管理的安全性，要不断的完善和改进日常中的基础性工作内容，注重档案管理过程中的各个步骤和环节，使工作人员都能具备较高的服务意识。不断的提升档案管理工作的技能和水平。比如：每年对档案管理人员继续教育的要求，档案管理工作人员要不断的丰富自己的业务知识水平，为适应大数据时代高校档案管理工作的需求坚持不懈的努力。
　　（二）建立和完善数字化档案的管理
　　大数据时代高校学生的档案管理和档案信息之间有着密切的联系，当工作人员将学生的信息逐步录入计算机后，大量信息就会演变成数据库，在计算机网络化的不断进程中，要求档案管理工作人员及时建立和完善数字化档案的管理，使其具有较高信息的使用价值和流通速度，有效的提升数据库的可靠性和安全性，并在学校的统一指导下，加强各部门之间的内在联系，保障档案信息的流通速度。比如在计算机对数字贮存技術的支持下，档案管理具有较强的可视性，学生可以随时地在计算机上进行查询和实时浏览。
　　（三）提供坚实可靠的保障
　　以相关的法律法规为依据，来制定符合高校实际情况的制度和措施，对全校学生的档案智慧化管理和建设进行维护和指导，为大数据时代背景下高校学生档案的智慧化建设提供依据。不仅如此，还要加强工作人员软硬件的使用情况，将专业的数字设备接入档案管理工作人员的计算机中，实现统一的配备和采购，使其功能充分的实现。在编制、搜索的自动化过程中提升档案管理工作人员的技能。大数据时代下，还要求工作人员必须具备较高的计算机使用水平，并定向给工作人员提供培训的机会，及时补充工作人员在工作中所欠缺的知识。为大数据时代高校智慧化管理提供坚实可靠的保障。
　　三、大数据时代高校学生档案智慧化管理工作思路
　　（一） 资源整合建立规范数据库
　　高校档案馆中的各个部门可能会采用不用的格式来建立学生的档案信息，进而就会产生不同类型的数据库，大量的异形数据出现就会形成信息孤岛，在高校学生档案工作管理中，要想建立规范的数据库，就要消除信息孤岛，形成资源的共享和利用是大数据时代背景下首先要解决的问题。将结构化和非结构化的信息进行资源整合实现合并管理，这样一来，大数据和将来的云计算的应用才能得以实现，分析和在庞大数据中挖掘有价值的信息才会成为可能。 　　（二）改善档案管理人员的工作模式
　　大数据的出现对档案管理的各个部门针对数据的归档有了明确的目标，对传统过程中的收、管和用都提出了更高的要求。档案管理中的“收”要做好前端的控制，提前做好各个业务系统的调查工作，对不同类型的数据采取不同的方式进行处理，与档案系统建立良好的接口;档案管理中的“管”要通过全部的技术支持，在大数据背景下，档案信息管理已经不可或缺的代替了计算机，庞大的档案数据也需要通过计算机的处理，在档案的安全方面要做到备份和日志的管理;档案管理中的“用”要做到全面化的智能服务，在大数据时代下，档案数据在很大程度上已经不再是存放在档案馆中的死数据了，而是应该将它变活。而“活”就是对大数据的挖掘和研究，档案的管理只有具备智能化的服务，才能真正为档案的利用提供良好的服务。
　　（二） 加强档案信息的安全性
　　大数据时代对档案的安全性是不言而喻的，高校档案的管理工作特别注重的就是档案信息的安全性。一要以技术为支撑，加强档案信息安全的全程监控，包括高校学生的身份证明、注册信息和密码技术的加密、权限的设置、备份管理和日志操作的保留等等。二要建立安全的规章制度和保护措施，确保各项工作都能有序的开展，要特别做好档案的开放和保密，势必在信息的安全下为数据利用者实现共享和利用。
　　（三） 建立高质量的档案管理队伍
　　在大数据时代背景下的档案管理工作，已经不再是将学生的档案进行简单的收集和整理，学生档案的利用也不只是简单的查阅和复印。档案管理工作人员应该从大数据的角度去管理档案。因此也对档案管理人员的工作能力提出了新的要求，要求档案管理人员不仅要具备专业的知识，还要具备对大数据的分析和处理能力，最重要的是档案管理人员要有较高的自学意识，要紧跟时代的步伐，才能更好的做好大数据时代下的档案管理工作。
　　四、结束语：
　　综上所述，随着高校校园中对数字和智慧校园的建设，将来也会有更多更有效的信息技术力量走进高校学生档案的管理中，比如：云计算或者是云储存等等，也会不断的解决高校档案馆在管理过程中出现的各种问题。移动5G和各种智能服务的终端普及，也会拓展高校学生访问档案资源的渠道。而大数据技术更会带领高校的档案管理工作从狭隘的档案资源转变为广义的大档案观。
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　　作者简介：
　　唐  丽（1986-10），女，汉族，广西全州人，本科，主要从事思想政治教育、档案管理。
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