高职院校资产管理内部控制的现状与优化措施

作者:未知

  摘要:随着高职院校办学规模的不断扩张,高职院校在资产管理方面内部控制的重要性程度与日俱增。文章在分析L学院资产管理活动概况及内部控制现状的基础上,基于coso整合框架理论提出完善高职院校资产管理的内部控制环境、加强风险管控、优化内控流程、利用信息技术加强沟通、重视内部监督五方面措施,从而为提高高职院校资产管理内控水平提供指导和借鉴。
  关键词:高职院校 资产管理 内部控制
  从2002年起,国家就已大力推进职业教育发展,重视高技能人才的培养。2012-2016年间,国家又陆续出台了关于发展职业教育的重要批示,高职院校迎来了一个发展的鼎盛时期。高职院校新校区拔地而起、教学与研究设备持续更新、校企合作进一步深化,使得院校资产在数量和规模上急速扩大。然而院校资产管理观念、管理手段仍然落后单一,已经无法适应当前高职院校的发展,急需更新和提升,故本文以案例研究的形式对如何提高高职院校资产管理内控水平予以探讨。
  一、L学院资产管理活动概况
  (一)学院简介
  L学院是1998年全国首批国家批准成立的全日制综合性高等职业院校之一,是全国100所国家示范性高职院校之一。学院下设机电工程、汽车工程、电子信息工程、环境与食品工程、财经与物流管理、贸易与旅游管理、艺术、通识教育、马克思主义学院,共9个二级学院、57个专业。学院拥有中央财政支持的实训基地3个,自治区示范性实训基地14个,市千万元设备值生产性实训基地4个,是目前广西自治区实训设施设备最为先进、功能最为齐全的高职院校之一。
  (二)学院资产构成情况
  L学院属高职院校目前无对外投资项目,资产构成中固定资产、无形资产在资产占比最大,其中,无形资产主要包括专利技术、科研创新成果等,故本文研究对象仅限于L学院固定资产及无形资产的内控管理。2016年至2018年间L学院随着办学规模的不断扩大,通过新建校区与采购设备等,资产规模不断增加,其中,教学、科研仪器设备值占固定资产比重持续上升,年均增幅2000万左右。
  (三)学院资产管理岗位与部门设置
  学院资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理方式,其中校党委会、校长办公会为学校国有资产管理的最高决策机构。依据国有资产性质与用途的不同,确定主要归口管理部门,具体有财务处、后勤处、档案与图书馆、科技处、学校办公室等5大部门及下属9个二级管理单位,各部门设置有专管资产的副职部门领导及兼职资产管理员。
  二、L学院资产管理内部控制的现状分析
  为了解学院资产管理内部控制的情况,笔者设计了“L学院资产管理内部控制调查问卷”,并在各资产管理岗位和部门中展开问卷调查。调查对象包括领导、部门行政管理人员,资产管理员、专职教师等,共收回有效问卷126份。在调查中,笔者发现资产管理人员与二级学院教师对资产管理的相关政策了解有较大差距,从中反映出L学院资产管理内控方面存在着缺陷。
  (一)资产配置效率低下
  目前,公办高校管理方面重视不够,资产管理思想上也较为粗放,L学院也不例外。在126份有效调查问卷中,被调查者虽知晓学校设有资产管理部门,但是针对资产管理部门与其他相关部门如财务处、科技开发处等部门的职责以及管理对象,86.7%的被调查对象都无法正确说出,混淆了各部门之间的职责,对资产种类的认识也不全面。
  在被调查者中,65.4%以上人员并不清楚各自所在部门的具体资产情况。其中82.3%的人认为为了科研、教学目的可以追逐新产品、新设备,在经费允许的情况下均可申请采购新设备。这样就会出现较多未达到使用年限的设备被放置直至报废年限的情形,资产整体配置和使用效益不高。这也从侧面反映出学校对资产管理不够重视,对实物资产缺少有效的监管方式,无法从真正意义上对资产进行有效配置,提高资产利用率。
  (二)资产使用较为随意,对制度执行不严
  针对资产管理制度,有30位被调查者基本了解资产管理制度。71.8%的被调查者认为虽然学校有资产管理制度,但是具体内容不了解。同时,82.5%的被调查者认为部门之间缺乏沟通协调,学校资产管理水平低下。据实地访谈了解,下面情况时有发生:忽视资产标签对资产识别及管理的作用。在办理资产入库后,资产管理员未能及时将标签粘贴在对应资产上,或忽视资产标签脱落问题,未及时补充;资产部门之间调配存在随意性,不向资产管理部门上报资产的变更情况,在清查时找不到联系人或者找不到资产;退休的资产管理人员离岗时未按规定办理资产移交手续等。反映出资产管理部门缺乏对资产使用部门的检查、监督、考核,无法及时调用可用资源,难以提高资产的使用效率。
  (三)资产处置未能遵循流程,存在處置不当的情况
  在资产处置方面,90.3%的被调查者无法准确说出资产处置的流程。其中又有21.6%的被调查者认为一些资产可随意丢弃,无需报批。大部分人不熟悉资产处置流程是L学院存在不能及时办理资产报废手续情况的原因之一。原因之二是资产处置手续繁杂,耗时长,导致执行积极性较低。L学院属于市属院校,处置资产相对于区级院校自主权限低。现行的资产处置流程不仅仅在校内办理处置申请,还需要在学校审批手续完成后,由资产管理部门上报教育局审核通过后,再报市级财政部门审批。在教育局、财政局的审批审核并批复后,才可以正式对报废的资产进行处置和账务处理。
  (四)资产清查主动性欠缺
  资产清查主要目的是了解单位拥有资产的状况,包含资产的数量与金额、资产在用情况、资产损坏情况及资产的利用率等。按规定,行政事业单位应明确自身资源,每年末进行资产清查。调查显示,53.1%的被调查者认为资产清查是上级要求,不必要每年都进行。仅只有10%的被调查者认为资产清查每年进行十分必要。可见L学院大部分时间仅按照上级文件要求被动进行资产清查工作,未主动将资产清查设定为每年的固定工作。   (五)监督与检查工作重视度不足
  对资产管理进行监督检查,内部审计部门也是重要主体之一。60%的被调查者认为学校存在内部审计部门,35%被调查者认为学校没有内部审计部门。在L学院,内部审计室是2016年7月的初建部门,隶属于学校办公室,只有2人在岗。实际工作中,内部审计室的职能作用受到各种因素制约影响,使资产管理的某些关键环节缺乏监管,不能完全发挥其监督作用。缺乏对资产管理工作的重点和风险易发环节的监督,内部控制工作没有针对性,不能及时反馈问题、及时纠正完善管理。
  三、优化L学院资产管理内部控制的措施
  为了优化L学院资产管理内部控制,基于COSO整合框架理论,笔者将从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个角度展开优化和完善。
  (一)形成学院资产管理内部控制的良好环境
  首先,从校领导到教职工,要认识到资产管理的重要性,拥有正确的内控管理意识。学校应成立专门的资产管理部门来统筹监管全校资产。资产使用部门应设立专职或兼职的资产管理员,对本部门的资产进行实物及台账管理。
  其次,明确资产内部控制中各组织机构的职能及控制流程。高职院校资产管理职能部门的分工需遵循岗位不相容原则。在对资产管理控制流程设计时,避免出现“一支笔”的情形,应确保至少两个及以上部门参与,便于相互制约与协调。
  例如实训或科研设备采购,首先应由至少三人以上的教师组团进行项目调研,并确定三家以上具备资质的供应商及其提供的设备规格、价格并记录询价过程;其次设备参数及预算应申请立项论证.为防止复采购、建设,立项论证需经学院分管领导、教务与实训管理处相关人员开会论证其可行性及预期效益等;再次,立项论证完成之后,由资产管理部门负责召开采购论证,主要对设备参数及商务条款进行二次论证,保证参数符合政府采购法规要求、无排他性等;最后,由内部审计人员根据确定的参数及商务条款进行预算审定,确定最终设备采购预算,资产管理部门完成相关采购手续。
  (二)构建全面风险管理指标体系,保障风险控制有效实施
  首先,针对L学院二级学院及其行政部门众多、资金来源多样、千万元设备及生产性实训基地等实际情况,有必要建立独立的国有资产风险管理委员会。
  其次,在风险管理委员会的带领下,由资产管理部门牵头,联合各二级学院和行政部门针对L学院资产风险管理体系进行调研,构建出L學院的风险管理整体框架。
  再次,进行风险评估。在资产管理业务流程各个环节中识别内控风险点,包括资产的采购与验收、资产使用、资产盘点、资产日常维修与管理、资产报废与处置(见表1)。针对已梳理出的风险点进行风险分析,据此制定和完善L学院资产管理的风险管理制度、办法与规范;
  最后,根据风险点和风险量化分析结果,建立L学院资产管理风险评价指标体系。
  (三)优化和明确内部控制流程
  优化资产管理的内部控制流程思路如下:
  首先,梳理学校资产管理工作流程。明确各职能部门在资产使用和管理中的具体工作职责,注意不相容岗位的分离及职权间的相互配合。
  其次,绘制关键资产管理活动的业务流程图,如采购、验收入库、使用与维护、报废与处置等业务流程图,确定各环节重要控制点,监控有较高风险的控制环节。例如资产购置环节应加强前期论证,充分考虑采购的必要性、可行性及项目实施达到的效益,避免重复、超标准采购;又如资产验收、调配、处置等业务,学院资产管理部门与学院资产使用部门应各司其职,互相监督。
  再次,实行授权授信控制,加强事前监控。其中包括明确授权批准的范围;根据资产的重要性及金额大小确定不同授权审批层次;明确每个层次的被授权者在履行权力时应承担的具体责任;规定资产的申购、调配及处置等审批程序,以便相关教职员工按程序办理审批,防止越级或违规审批的情况。
  最后,年度终了,评价各部门资产使用效益,并将其与部门绩效考核挂钩。例如使用“排课率”指标对已投入使用的实训室的闲置情况进行评价,闲置率过高的部门本项目绩效评分则较低。
  (四)利用现代信息技术加强信息交流与沟通
  L学院应建立良好的信息传导途径与长效沟通机制,有助于提高资产管理内部控制的效率和效果。
  一方面,利用网络和计算机技术,自行或与信息管理公司合作建立网络化和信息化的资产信息管理平台。资产管理信息系统应与教职工的在线报账和财务信息系统、财务处的预算管理和账务处理系统完成数据信息无缝对接,以实现对预算编制、采购申请、资产入库登记、财务核算、资产清查等活动的联动管理。
  另一方面,建立资产管理部门与使用部门的长效沟通机制。资产管理部门负责制定学校资产管理制度并进行监督,有义务通过有效的方式将制度传达到资产使用部门,并积极听取使用部门的制度执行反馈,实现持续改进。有效的沟通渠道包括学院微信平台、数字化信息平台和QQ群,发布通知、邮件、发布网络问卷等。
  (五)重视资产管理的内部监督工作
  内部控制与资产管理工作应是过程性的融合,需要不断发现问题和解决问题。一方面,应注重加强内部审计、监察部门的人员配置与职责分工,对资产管理的各环节进行有效的监督.扩大内部检查监督范围并渗透到资产内控管理的所有风险点上。另一方面,资产管理部门应针对资产管理工作的重点和高发风险点进行重点监控,提高资产使用部门对资产管理内控工作的认识,积极配合资产管理部门的监管,对发现的问题及时落实整改,同时对内部控制设计及运行缺陷进行纠正和完善。
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