印刷企业内控现状及优化措施探析

作者:未知

  摘要:为有效完成企业经营目标,获得最佳经济效益,企业必须提升管理力度。企业内部控制是企业在进行管理时最为有效的方法之一。印刷企业在发展过程中对于企业内控工作缺乏应有重视,外部环境及内在各因素的不断变化,致使印刷企业内部控制工作缺少完善的内控制度,职权不明,监管机制不健全,信息化建设力度不足,对企业正常运转造成较大的负面影响。本文就印刷企业内部控制工作存在的问题进行分析,并提出相关的优化改善措施。
  关键词:印刷企业;内部控制;问题;优化措施
  中图分类号:F406.72 文献标识码:A
  现阶段,印刷行业原材料价格随着物价上涨逐步攀升,劳动力市场紧缺,新媒体的发展对印刷企业造成严重的影响。面对如此严峻的形势,企业须提升自身内控,将企业的生产、经营成本进行有效降低,力求在激烈的竞争中获得一席之地,从容应对各种形式的冲击和挑战。
  1印刷企业内控概述
  印刷企业内控是企业为完成经营目标,保证企业资产安全,财务会计信息真实可靠,对经营方针、政策能够贯彻落实,各项企业经营活动高效运行,在企业内部中进行自我管束、管控、调整以及评估等一系列活动的统称。
  2印刷企业内控现状
  经济高速发展促使印刷企业规模存在一定程度扩张,随之内控工作也面临极大挑战,需要随时代发展逐步改革和完善。所以国内部分大中型印刷企业,特别是国有印刷企业,对其内部控制工作进行了一系列改革完善。鉴于国内印刷企业的内控模式起步时间较晚,均存在内部控制相关制度缺失、内部执行能力较低和内部监管工作不严格等情况。
  2.1内控制度缺失
  目前不少企业对内控工作缺乏应有重视,致使内控混乱,无法采取有效指导,造成管理制度不能有效下达,管理质量较差,管理信息的真实性和可靠性严重不足。对企业的管理和决策没有起到应有的指导和参考作用,致使企业经营活动的效应较低。该类企业内控制度不完善会对其内部控制工作的执行情况造成极为严重的影响,企业的管理混乱、财务管理不符合实际,信息失真严重。如企业生产、储存过程中并未确立健全内控制度,岗位职责不清,人员安排混乱,并未依照分离原则安排对应岗位和人员管理,易造成产品或者原材料进出口时间不明、形式随意或私自调整等情况,使企业财务会计部门无法对产品数量加以监督,导致财务会计部门账目与实际情况不符等情况发生。另外,印刷企业内部控制工作执行情况较差,还表现在部分企业员工认为内部控制工作属于企业管理层人员的工作,同自己關系不大,以至于全员参与意识较差,缺乏积极性,内部控制工作失去群众支持,因此对整个内部控制执行效果大打折扣。所以在企业内部控制工作制度建立初始,就必须有针对性的对企业员工的积极性进行调动。
  2.2内控职权不明
  大多数的印刷企业并没有成立专门负责内控工作管理的科室,而内控工作只是交给单独管理者进行负责。没有独立的内控管理科室,其独立性严重缺失,内控部门形同虚设。负责内部控制工作的管理人员在企业中位置较低,从事企业内部控制工作的人员同企业其他部门的人员没有沟通,造成企业内部控制工作流于形式,造成内部控制工作效果欠佳,对企业的日常生产和经营没有进行有效监督。因为内控制度缺失,企业内部员工岗位职权存在不合理等情况,以至于内控工作随意,其执行力度不尽人意。
  2.3内控制度执行难度大
  印刷企业内部即使有了科学合理的内控工作制度,但是在实际执行过程当中还是有很多问题存在,无法将内控工作制度的具体作用有效发挥。国内大多数的印刷企业管理者对自身职责和企业内控工作制度的关系无法正确进行处理,此外,在很多时候根本没有起到自我遵守的带头作用,致使印刷企业内控工作制度的实际应用效果极不理想,缺乏雷厉风行的执行力,这就导致企业员工内控工作制度缺乏应有的重视,内控工作本身的作用不能发挥,只能充当摆设,无任何实际价值。负责内控工作的管理人员工作素养和综合素质较差,对内控工作缺乏认识,无法真正将内控工作制度落实和执行。另外,部分印刷企业管理者在企业发展决策上专断,致使企业内控工作的约束作用不能发挥,不民主的决策对印刷企业内控工作制度的落实和执行都会造成不好影响。
  2.4内控信息化建设不足
  当前处于信息化时代,国内较多企业都己引进内部控制管理系统,虽然一些印刷企业引进了该系统,但是却没有进行相关的系统更新操作,造成内部控制管理信息程度较低。另外,印刷企业的产品和管理信息更新速度极快,这就对内部控制工作的信息管理环节提出较高的标准和要求,内控工作信息化建设如果落后,就会对企业正常运转和内控工作产生制约。
  3印刷企业内控存在的问题
  3.1忽视内控重要性
  管理者或领导层没有意识到内部控制工作的重要性,对内部控制工作和企业的管理运营成本、管理控制流程及整体绩效之间的关系缺乏认识;没有去认真研究知识体系,而忽略了内控工作的实际要求。
  3.2员工内控意识差
  由于企业没有建立科学系统化的内控工作理念,从企业管理层到员工都没有意识到内控工作制度的重要性。个别印刷企业虽然建立了内控工作制度,但是在实际执行过程中,仍然有不科学的问题存在,而这些存在的问题对内控工作实用性会造成较大影响。特别是模仿其他印刷企业的内科工作制度,对企业自身实际情况熟视无睹,在建立和实施内控工作制度时,具体作用大打折扣。基于此,印刷企业要注重内控工作意识的培养,只有如此才能保证企业内控工作制度的科学实用性。
  3.3会计工作基础薄弱
  国内印刷企业会计工作同样存在一些问题,这些问题都会对企业发展造成较大影响,这就需要企业提出处理措施并严格执行。首先,印刷企业相关支票签发工作基本都是由单人去负责,显然这样是不行的。其次,会计凭证装订工作,只简单的进行考核,没有系统进行综合分析,思考这些凭证会不会对企业业务造成混淆,会不会对以后的会计核对和报账工作造成影响。再次,企业管理层对会计账簿缺乏应有的重视,不对备账定期检查,只注重分类账目;账目审核时,对其具体的记载内容并没有认真分析,只关注相关具体金额的审核。负责会计工作的人员没有对财务情况做出深入分析就提交财务会计报告,只关注会计报表。上述问题在很大程度上对企业发展都造成制约。   4印刷企业内控优化措施
  4.1提高人员内控意识
  目前国内大部分印刷企业内控意识普遍缺失,企业领导者和管理层对内控工作重要性根本没有重视,导致印刷企业内控制度不完善。比如企业员工内控工作缺乏基本认识,即使内控工作制度完善,其落实和执行情况也较差。因此,要想企业内控工作制度有效开展,就必须加强管理层及员工对内部控制工作重要性的认识。可以按时召开内控工作座谈会,重点宣教企业内控工作重要性,运用宣传资料、展板及网络宣传等各种方法,使企业全部人员能够对内控工作有一个清晰的认知,为内控工作的开展打下良好基础。
  4.2树立内控工作新理念
  当前社会各界已经对印刷企业内控工作高度关注,不管是实业界还是理论界,都已经认识到内控工作信息化在企业内部控制工作中的重要性,印刷企业因为其生产的产品类型和数目繁多,其时效性较强,且更新速度较快,内控工作信息化的关键性更加突出。所以,印刷企业就要对传统的内控工作观念进行改变,摒弃陈旧的内控工作思想,建立和完善现代化的内控工作观念,加快企业内控工作信息化建设步伐,将先进的信息系统引入到内控工作当中,成立专业的信息科室并与内控科室联合,将企业现代化信息水平提高。
  印刷企业要结合企业本身经验,建立或完善内控工作体系。而大多数的印刷企业综合管理工作只片面重视生产,对内部管理工作并没有重视。随着国内经济和印刷行业的高速发展,竞争日益激烈,印刷企业的经营范围在不断扩展,不只局限在书籍杂志印刷,而是延伸了报纸、广告和包装等内容,而且印刷企业的行业组织也在渐渐兴起和发展,部分印刷企业的规模在逐步扩大,所以就必须将企业内部的相关工作制度、规章及要求进行科学完善,对各项规章制度进行明确。书面形式制定出手册,使相关工作制度和规章制度能够公开透明化,如此可以让企业管理层及普通员工能够清晰认识工作内容中牵涉到内控管理方面,企业还要保证相关政策和管理制度之间保持连续性。印刷企业的管理层在全面进行内部控制工作时,必须要对内部控制工作制度进行积极完善和创新,保证企业在内部控制工作中所遇到的各种问题得到合理有效的处理,对企业发展的某些需求切实满足。企业使用各种方法和方式对内控工作制度进行优化完善,让企业内部控制工作的管理力度加强。印刷企业还要对组织机构不断进行完善优化,建立法人管理结构,如此不但能够保证提高经济效益及业务质量,还可以将生产与经营活動的特点有效集合,制定出相应的内部控制工作制度,保证内部工作制度能够全面和完善,将内部控制工作的作用充分发挥。另外,印刷企业还要加强内部目标管理,比如使用岗位追责和计划考核方式,借此对经营成本和工作实效进行控制,由此稳步提升经济效益。
  为提高员工的参与积极性和力度,企业在制度内部控制工作制度时要将激励措施考虑在内。比如在绩效考核制度的基础上,进行员工的综合考核,并将其考核成绩和个人薪资进行挂钩,使奖惩制度更加科学,由此而提高员工参与的主动性,保证内部控制工作制度能够由上而下严格落实和执行。
  4.3明确相关职权和工作流程
  规模较小的印刷企业中,内部管理结构过于简单,在岗位和职位分配等方面经常有违背原则的情况出现,一人身兼多职情况较为普遍。随着企业发展规模逐渐扩大,其内部结构也会慢慢发生变化,变得较为复杂,这个阶段就会有多人同岗问题出现,当出现这个问题之后印刷企业会因为程序简单而经常有徇私舞弊情况。因为流程复杂,企业进行业务处理时,费时费力,而效率不高。企业内控工作的职责分工及工作流程都必须进行严格明确,内控工作开展过程中,要根据企业实际情况对内控工作流程先行划分明确,当工作流程明确以后还要科学设定与之配套的企业财会制度。规定好从业人员权责,建立相互监督制约、职责分明和考核的内控工作体制,避免徇私舞弊情况的发生。
  4.4完善资产内控机制
  印刷企业属于生产经营类企业,生产原材料和相关辅料所占到的比例最高,为确保印刷纸张、油墨等材料安全性,企业物资保管科室要对储存使用情况进行全面清查和盘点,印刷企业的物资保管部门事先要对印刷所需纸张全面进行盘点,企业财务会计部门则要负责监督清查和盘点工作,要切实核对仓库中实际存放数量,保证其和财务记录上数据一致,还可对物资和资金等进行科学严格的监督。对各个生产制造工序进行考察,而后制定出符合生产质量要求和成本标准的考评方法,由此将企业内部控制的作用最大程度发挥。
  4.5引入内控信息化系统
  印刷企业必须紧紧跟随印刷行业高速发展步伐,把现代化的内控工作系统加入到内控工作实际应用中。将ERP系统引入印刷企业内控工作当中,结合自身生产经营特点,在ERP系统基本框架之下,对具体的操作权限和控制方法进行确定。印刷企业的不断发展要求其内部管理工作具有较高的信息化水平,不是将ERP系统简单的替换过往的内部控制管理制度,更不是将该系统只用做文案记录的笔记本和编辑文档使用,而是将该系统管理效能充分挖掘和使用,保证系统数据的真实有效性。在ERP系统应用的过程中,要明确系统的相关操作要求及规则,还要安排专人负责维护和管理。
  4.6发挥内部审计的监督作用
  印刷企业加强对内部的审计监督工作,是保证其在市场竞争中保持优势的重要手段之一。保证企业内部审计监督工作具有独立性,提高印刷企业中审计监督部门的地位,能够有效保证企业内部监督审计工作的权威性。企业负责审计监督工作的人员要对企业内部各项经营管理充分了解,还要对各项财务知识进行熟悉,只有如此才能独立有效的对企业财务收支情况进行审计和监督,保证合法合规和有效性。
  5结束语
  印刷企业受到多种客观因素影响,致使较多企业对内部控制工作没有重视,相关制约监督工作欠缺力度,导致内部控制工作无法正常有效进行,所以企业的各种经济活动随意性较强。企业生产、经营成本不能达到控制,以至于成本提升,阻碍企业可持续发展。通过对印刷企业内部控制问题以及优化措施的探讨,对于加强企业内部控制和提高经济效益有较好的帮助作用。
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