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“互联网+”环境下高校智慧档案管理建设研究

作者:未知

  【摘要】随着信息技术的不断发展,互联网在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用,研究如何高效利用互联网进行高校智慧档案管理,是亟待解决的一个现实问题,它的解决有助于提升档案的管理服务能力与建立智慧档案管理系统。
  【关键词】互联网;智慧档案;高校
  一、“互联网+”时代智慧档案服务发展现状
  自古以来,档案管理在各行各业都发挥着重要的作用,保存档案是留下时代印记的重要途径。随着信息时代的到来,档案管理工作也增添了时代的因素。目前,高校档案管理工作发展现状与存在问题如下:
  (一)跨领域广泛合作力度不够。目前,很多档案管理工作不够完备的主要原因是跨领域合作太少,固步自封、闭门造车必然导致档案管理工作步履维艰,不能有效利用互联网,导致资源的闭塞,很难做好智慧档案工作。在“互联网+”时代,非常重视各领域资源的有效利用,只有整合各领域资源,才能保证档案整理的科学性与正确性,需要高校进一步扩展与其他学校和相关部门的合作。例如,高校可以联系档案馆系统提供商、网络服务供应商等,各领域互相合作,日积月累,智慧档案管理工作定会在信息技术的基础上进一步发展。因此,加强各领域之间的合作是未来高校智慧档案管理工作的发展方向。
  (二)数据处理技术待提高。我们身处大数据时代,每天都会被各种数据充斥着,影响着,我们的工作和学习也离不开大数据。我们常常会隐没在众多的数据中,接触到的众多数据有重要的、不重要的、真实的、虚假的,因此,大数据时代的到来给档案管理工作带来了福音,同时也带来了困境。如何有效利用互联网做好高校智慧档案管理工作成为亟待解决的问题。
  (三)资源并没有得到广泛的共享。每个高校的档案管理工作都是独立进行的,比较封闭,在查询档案时,只能查询自己学校的相关档案,并没有做到与其他学校的共享,档案系统也没有做到资源共享,取长补短,闭门造车注定了档案管理资源无法实时共享,无法有效建立智慧校园体系。资源众多,却没有融会贯通是现如今高校档案管理工作亟待解决的问题,主要存在的问题是,如果想查询另一系统的档案信息,就不能从本系统查询,还需要重新登录,这就加大了工作量与工作难度,浪费了时间。区域内高校可以建立档案管理平台,进行系统资源的有效利用与合作。让互联网真正惠及档案管理工作,尽快建立高校智慧档案管理系统。
  (四)知识发现能力较差。知识发现能力是指从原有的数据库中筛选出具有价值的信息的能力,知识是全面的,多元的,如何有效筛选出知识信息是档案管理工作中的棘手问题。目前,高校档案管理系统正是缺乏这种发现能力,导致利用者不能有效快捷地查出自己需要的信息,网络这一途径就会存在诸多的弊端,互联网没有被真正运用起来。档案管理系统不能满足利用者的需要,高校档案管理工作就没有办法适应时代前进的步伐。
  二、“互联网+”形势下高校智慧档案发展途径
  “互联网+”模式具有超前的时代优势,但是,在快速发展的信息时代,档案管理工作不注重发展服务意识,为广大使用者解决困难是不可以的。本文从建立强大的硬件档案管理系统、培养高素质的档案管理人员、不断提升档案管理的软件服务系统能力三个方面出发,探究如何有效建立信息时代的高校智慧档案管理系统。
  (一)建立强大的软硬档案管理系统。在强大的信息时代,信息技术是建立智慧档案管理系统的利器,拥有强大的硬件系统支撑,就能建立完备的智慧档案管理系统。这些硬件中涉及范围极其广泛,例如:大型的服務器、强大的数据库管理系统、嵌入式计算机、硬盘等。有了硬件系统的支持,软件系统才会发挥巨大的能量。可靠的硬件系统是实现传统档案管理工作到信息管理工作转型的保障。
  (二)高素质的工作人员作保障。高素质专业的档案管理工作人员是文化软实力,相关的工作人员具有相应的素质才能为档案管理工作注入活力,能够随时代的发展而有效创新。因此,高校在引进档案管理工作人员时要提升专业性要求,寻找最佳人选,在工作期间还要定期做检查与培训,不断提升其工作能力。还要招聘一些系统维护人员,保障档案管理系统的安全可靠性。
  (三)不断提升的档案馆服务能力。现如今,第三产业发展势头越来越猛,在“互联网+”背景下,档案管理工作应该提升自己的服务功能,面向利用者,开发相关服务软件,扩充搜索引擎功能,为使用者提供更便捷的服务系统。在“互联网+档案馆”模式下,档案馆需要不断提升服务能力以适应新时代的需要。还可以利用互联网开展线上交流服务,及时解决使用者的问题,还可以利用微信、新媒体等平台扩充服务领域。
  三、结语
  “互联网+”时代,智慧档案管理工作变得十分有必要,信息技术的发展为高校档案管理工作提供了便利条件与挑战,勇于创新,积极做好高校档案管理工作的转型,不断为广大使用者带来便利。
  【参考文献】
  [1]唐义.文化部和国家档案局合作:加强公共数字文化资源整合力度的迫切需求[J].图书情报知识,2016(4):4-5.
  [2]胡燕.公众档案利用行为现状的调查分析——基于苏州市民的调查[J].档案学通讯,2014(5):9-10.
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