公司印章管理法律风险及制度优化

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】印章是体现公司意志的法定形式工具，保证用印安全，防范印章法律风险，是保障公司安全生产的必要条件。本文探析了实践中容易引起印章法律风险的情况，对公司印章管理制度提出了优化建议。
　　【关键词】印章;法律风险;制度优化
　　随着社会的发展和科技的进步，公司印章的种类形式更多样、用途更广泛，同时由于印章具有的公信力、证明力、约束力，公司印章管理的难度也不断加大，法律风险防范的责任更加重大。
　　一、不同类型公司印章的效力范围
　　通过探讨不同种类印章的效力范围，可以明晰民商事交易中相对人的审查义务，促使公司加强对印章的管理与风险防范。1.行政印章是有公司法定名称（与工商登记一致）且代表公司的印章，刻制必须符合法定的审批、备案程序。实践中，加盖公章的合同、介绍信、证明文件的持有者，一般会被视为公司的法定代表人或者代理人（即经授权的代理人），从而由公司承担相应的法律后果。2.合同专用章在签订合同时使用，在商事活动和司法实践中，加盖公司行政章或者合同专用章对合同、协议等而言具有同等的法律效力。3.公司财务专用章主要用于办理公司会计核算和银行结算等业务，在财务的收支结算方面可以代表行政印章。在设有财务专用章的公司，用加盖行政印章代替财务专用章，存在逃避本单位财务部门监督的嫌疑。但是在票据领域，财务专用章不能被公司行政印章代替，若行政印章代替财务专用章使用，则应由签章人等承担票据责任。4.公司部门印章是在履行部门内部职责时使用的，签订合同时，原则上加盖职能部门章是无效的，对外时也只代表其部门意志而不能代表公司的意志。但也存在特例，即在具体交易中形成的习惯也予以认可。实践中，交易双方由于长期合作等原因造成职能部门章行使合同专用章甚至行政章的职能，特别在一些机构庞杂、经营范围广的大型集团企业，其职能部门也曾能代表公司签订合同。5.公司分支机构印章。公司分支机构不具有法人资格，公司分支机构印章是刻有公司法定名称且刻明分支机构名称的印章，它不能代表公司，仅代表公司的分支机构，效力上相当于分支机构“公章”，但此类印章仍需经行政管理机关的登记。6.公司党工团及协会印章。公司党务、工会、团委及协会印章在所属职责范围内使用有效。7.公司电子印章是指以电子形式存在，可以用来以辨识电子文件收发文单位及表示同意电子文件内容的印章。实践中，往往与数字证书、电子签名、电子签章混合使用，目前应用范围较为有限。
　　二、公司印章管理制度中常见的法律风险
　　（一）印章及法定代表人签名效力混乱。我国《合同法》第三十二条规定了“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立”，可见公司印章和履行职务职能的法定代表人都可以代表公司意志。但当两者出现不一致时，容易造成效力混乱，不利于保护交易当事人的合法权益。在英美法等国家，原则上使用签名。签名与盖章相比占有优势，一是签名不会丢失或盗窃，而印章存在遗失或盗刻的风险，二是签名不存在他人盗签的问题，如台湾民法典規定了以签名为主。美国与公司印章相关的法律呈现出弱化的趋势，即公司印章的作用已经基本上被有权代表公司进行对外行为的个人签名所取代。值得注意的是，《票据法》第七条“票据上的签章，为签名、盖章或者签名加盖章。法人和其他使用票据的单位在票据上的签章，为该法人或者该单位的盖章加其法定代表人或者其授权的代理人的签章。”可见我国对票据领域法律做了严格的规定。
　　（二）印章滥用、盗用。印章滥用可以分为无权使用人滥用和狭义的印章滥用两种类型。1.无权使用人滥用有两种情形：一是公司有过错而导致的被他人使用，如将本公司印章出借而没有谨慎监管，二是公司没有过错却被他人使用，如公司印章被侵占。原法定代表人侵占公司证照、印章及财务账册等重要财物，造成公司经营困难且难以行使诉权，更严重的，利用印章大规模转移公司财产、非法变更登记，严重侵犯公司和股东权益。2.狭义的印章滥用有三种情形：一是职权范围内滥用;二是超越职权滥用;三是公司逾越了商法权利能力范围经营。这些情形根据我国目前法律规定，可以适用保护善意第三人的原则，从而视是否有客观足以使善意相对人相信代表权的情况判断是否构成表见代理。
　　（三）印章流程缺失。1.印章启用流程缺失，实践中印章启用流程不被重视，一是未经批准擅自刻制印章，刻制后没有下发正式启用文件，甚至没有明确印章使用范围和使用时间。二是未在公安机关指定单位刻制印章。三是实务中存在大量不经备案而启用的公司印章。2.印章使用流程混乱。一是印章使用无审批记录，任何员工可自取自用。二是携带公司印章外出，归还时间不定。三是使用空白文件或者合同加盖公章。3.印章保管流程混乱。一是没有建立统一完善的印章使用台账。二是保管制度不健全，如多人掌控印章保险柜钥匙，缺少印章遗失被盗后的应急流程等。4.印章交接流程缺失。对内而言，内部人员变动导致交接过程中的印章管理混乱，甚至出现印章遗失、被他人非法侵占的情况，尤其要警惕印章侵占。对外，当概括承受债权债务时，如公司吸收合并，缺少印章交接程序，则很难区分受让前后的债权债务，可以将原印章全部换掉，常见的做法是在移交印章的同时将原印章去角。使用没有去角的印章是让与人留下的债务，只有缺角的印章才是受让人受让后应付的债务。5.印章缴销流程混乱。一是容易导致新旧印章启用时间不明确，从而影响相关人员责任划分，二是缴销具体落实工作不到位容易造成新章老章并存的情形，更有甚者，废章流出公司给不法分子钻了空子。
　　三、公司印章管理制度优化建议
　　印章风险防控就是要从申请刻制启用到缴销的全过程建章立制、闭环管理，每个操作环节都规范可控、留有记录。
　　（一）内部环境。内部环境是实施内部管理的基础治理结构，印章管理制度可以从机构设置及权责分配、人力资源政策、内部审计、公司文化等方面优化。具体来说，首先将公司印章管理和使用程序规定入公司章程，使其具有一定的稳定性，如果一旦发生问题，也可依照规定判断责任分担，同时也增加了高管擅自使用印章的难度，是加强风险控制与完善公司治理结构的有效方式。其次，指定专门机构负责公司章归口管理，各业务部门负责业务章的具体管理，分级保管、专人负责，明确管理职责。再次，审计部门要将印章相关工作内容列入年度审计任务，守好事后监督的防线。最后，着力倡导“合规用印、用印合规”的公司文化。 　　（二）印章管理。严格印章保管制度：一是要贯彻相容职务分离原则，例如禁止将办理资金支付业务的相关印章和票据集中一人保管，财务专用章与法人章分管，印章与空白票据分管。二是专人专柜保管，用印保管人作为印章责任人应当妥善保管，做到随用随取、用后立即收回印章，若发生印章遗失或被盗，立即报告单位负责人并向公安机关报案，及时登报声明作废，最大限度消除负面影响。三是定期检查印章交接登记情况，及时核对更新印章管理人列表，与印章管理人员签订岗位承诺书。四是未经公司主要领导批准，不得携带印章外出，特殊情况需携带外出时，必须与监印人双人负责。五是印章一律不得外借。六是及时缴销作废印章。
　　（三）用印管理。做到用印管理制度完善、执行到位，对不合规的用印申请，印章管理人员要坚持原则、耐心说服，切不可“有求必印”。一是要制定统一可行的用印登记表，确保用印详细情况可调查、可追溯，及时做好用印登记簿的整理归档。二是要明晰使用权限的分类设置，明确用印事项需经何种部门和公司领导批准，重大事项必须经主要领导批准。三是规范审核程序，印章管理人员除了需要审核申请用印内容、用印次数是否一致，還应当审核申请内容与签批领导是否有相对应的权限，签批领导是否有相应的授权书并复印授权书留档备查，即需要进行初步的实质性审核。四是为避免印章及法定代表人签名效力混乱，建议采纳由法定代表人或在授权书范围行使职权的公司员工签字加印章的形式，尤其涉外合同的情形，在合同用印时对合同相对方作同样要求。五是加强部门印章的使用管理，指定保管责任人，限定部门章用途和严格履行使用审批程序，建立使用台账。六是空白文件一律不得加盖公司各类印章。七是在营业执照、法定代表人身份证等复印件上加盖公章的必须在注明用途、日期、有效时间及“复印无效”字样后用印。
　　（四）审计监督。印章管理部门应定期收集印章使用信息，分析使用过程中存在的问题，并针对这些问题提出相应的改进建议。审计部门应将印章管理工作纳入日常监督和专项监督范围，如结合开展安全生产行动、年度审计等工作，实地评估印章管理是否制度健全设备完备，印章交接记录及使用登记是否准确、完整、相符，备案是否齐全等，适时开展风险评估。
　　（五）电子化助力。电子化用印操作简单高效，印章图案清晰饱满，还可以大大缩短用印流程所耗时间，用印流程均通过办公自动化电子系统完成，且每次使用时间、记录、使用人均可以生成使用日志，记载明确，易于监督管理，对非法使用印章也起到威慑作用。此外，电子印章有独特的水印技术，不支持篡改已签署的文件，有绝对的不可否认性。然而，目前电子印章的认可度不高。虽然我国《电子签名法》确立了电子签名的法律效力，但由于电子印章管理法律制度仍是空白，且缺乏统一规范的电子印章技术标准，工作中电子印章仅使用于文件收发环节。在电子技术高速发展、办公自动化系统高效利用的今天，为了降低公司印章用印风险，提高印章管理安全，可以考虑使用电子印章用印流程，对用印内容进行审核审批，并同步打印以替代实物印章用印。
　　四、结束语
　　综上，我国公司印章相关法律法规过于宽泛、电子印章法律制度仍是空白，增加了公司印章管理的难度，因此应当着力完善公司印章管理制度，严防印章内部管理隐患，以创造严谨合规的内部环境为前提，印章管理制度为基础，印章管理业务流程为主线，审计监督工作为保障，信息化工作为提升，形成印章管理法律风险防控体系，使公司印章管理安全落到实处。
　　【参考文献】
　　[1]许爱东.印章印文鉴定理论与实务研究[J].法律出版社， 2015.
　　[2]魏兆兵，魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘书之友，2013（07）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14943152.htm