基于某高校的后勤服务研究报告

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　　[摘    要] 某高校预计于2019年年底搬迁新址，实现合址办公。目前后勤服务工作由于办公地点分散、用人紧张等情况，一直不能完全满足各项服务需求。及时开展对后勤服务现状调研，并对新址后勤服务的开展提出合理建议的工作已经十分紧迫。本文调研了目前某高校后勤服务职工队伍现状和管理体制现状，分析研究其中不足之处，并为后勤服务的改进方向给出了意见与建议。
　　[关键词] 后勤服务;管理体制;人员结构
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 082
　　[中圖分类号] G472    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）13- 0201- 03
　　0      引    言
　　某高校后勤服务工作经历了近二十年的改革和发展，管理体制日趋完善，管理理念不断提升，服务模式不断创新。2014年将保洁、保安、维修、食堂等部分后勤服务工作通过服务采购由物业公司承担，转变了服务模式，基本满足目前职工需求，但由于目前全校共有六处办公点，地点分散，后勤管理仍存在困难。2015年年底某高校将实现一址办公，届时会拓展增加后勤服务业务，需要重新调整用人结构及更新管理机制，后勤服务现状的调研分析十分紧迫。
　　1      职工队伍现状
　　根据某高校办公现状，基建行政处在有四处行政办公点，其中一处管理点统筹规划，负责各所中心的后勤协调工作。目前共涉及基础建设、总务行政、资产管理、安全保卫、医疗卫生五类工作职能共计二十余项工作。目前共有在编正式员工25人，物业公司、服务公司所属各类派遣工临时工47人。
　　1.1   正式职工情况
　　由于正处于新址建设的特殊时期，抽调了基建行政处6名正式职工前往新址参与建设工程，在新址建设工程完毕前暂时不参与后勤服务工作，新址建设工程结束后根据岗位需求进行调整。目前各类人员具体情况如下：
　　1.1.1   管理与专业技术人员
　　目前基建行政处共有管理人员11人。硕士学历3人，占27%，学士学历8人，占73%;35岁以下4人，35-45岁4人，45岁以上的4人，均占管理人员33%，平均年龄39岁;副高2人，占管理人员18%，中级4人，占管理人员36%。从目前管理人员情况统计结果可看出，后勤管理队伍中基本达到了高学历的标准，人员年龄结构和职称结构较为合理。但根据基建行政处目前的工作分类，现有管理人员配置过于紧张，一部分管理工作只能交给工勤人员管理，出现了“以工代干”的情况。而搬迁新址后又会增加会议中心、绿化养护、食堂等管理工作，管理队伍仍需扩大。
　　1.1.2   工勤人员
　　后勤相关工勤人员共14人。年龄30岁以下的0人，而年龄45岁以上的多达9人，占工勤人员的65%，预计五年内退休6人。在技工学校受过系统技能培训或专科以上学历教育的有5人，占工勤人员36%，高中3人，占工勤人员21%，初中6人，占工勤人员43%;具有高级工资格5人，占工勤人员36%，具有技师资格的0人;其中，食堂会计1人，维修维护2人，司机8人，其他3人。
　　从对后勤服务工勤人员情况的统计来看，存在的主要问题是：①年龄结构极不合理，平均年龄偏大，45岁以上人员占在编工勤人员的65%，而30岁以下工勤人员无一人，缺乏生机活力。②工种专业结构不合理，司机人数过多，维修维护、财会方面人员较少。③5年内大批量正式工退休，正式员工懂技术的人稀缺。④存在“以工代干”的情况，工作质量提升不大。
　　1.2   派遣工情况
　　原有司机派遣工21人，2014年开始实行物业服务政府采购。目前共有物业公司聘用员工在这26人，这26人中，大约有不到四分之一的人员在技术岗位上工作，如炊事员、维修工等，其余只能从事一般服务，如保洁员、门卫值班员、洗碗工、保安等。临时工派遣工的管理权在物业公司或服务派遣公司，这些公司的管理水平直接影响着服务质量。
　　2      管理模式现状
　　2.1   国内几种后勤管理模式现状
　　目前现有行政事业单位后勤呈多样化趋势，行业内主流认识主要有行政管理模式、社会承办模式、甲乙方管理模式、法人实体模式四种模式。
　　行政管理模式对所有后勤工作进行自我配套、自我服务。权利较为集中，便于单位对后勤服务的掌控。但这种模式管理方式单一，运行效率不高，领导层在繁杂的后勤事务中占用了大量时间与经历，难以集中精力专注于抓其他工作。
　　社会承办模式主要是指单位后勤以委托管理、并入等形式交给社会企业或后勤实体管理，可以在人力、物力紧缺的情况下，解决后勤建设跟不上单位发展的问题。但企业最终追求的是利润，会最大限度的利用有限的资源满足被服务对象日益增长的需求，这会影响着服务质量与购买服务的支出，会出现“先谈钱后做事，没有钱不做事的情况”。
　　甲乙方管理模式中，单位的后勤管理部门履行甲方的计划、监督管理职能，服务公司作为乙方。服务公司实行自主经营、自负盈亏运作模式。这种模式有利于对后勤服务工作进行科学管理，减轻负担，促进后勤服务能力、服务水平、服务质量的提高，甲乙双方工作职责与范围得到明确，权利得到明确，工作上做到有的放矢。但由于存在一定利益关系，市场统一归口难，选择服务质量好的乙方存在一定困难。但这些缺陷大部分是因为操作不当，人为因素造成的，可以通过进一步深化改革，规范管理予以解决。 　　法人实体模式是由单位出资，独资或与其他社会企业、高校合资或控股，按照现代企业制度的要求组建成立后勤法人实体，实现现代服务企业化运作。后勤企业能够自主经营、自负盈亏;能够实现单位后勤资产、人事、财务的整体剥离与独立，减轻财政负担。同时，单位也是后勤管理的参与者或者是经济利益的最终受益者，在一定程度上能够实现后勤对单位的反哺功能。法人实体模式是后勤改革的理想模式，也是后勤改革的最终目标和基本方向。
　　目前较为主流的后勤服务管理模式是甲乙方监管模式，法人实体模式虽然理论上是后勤服务期望达到的理想状态，但实际操作起来经济效益如何、利益如何分配、运行机制是否合理，行业并没有总结出很好的经验，还需要不断完善。
　　2.2   某高校后勤服务模式现状
　　1996年成立之初，所有后勤服务工作全部由行政处完成，属于上述的行政管理模式，在基础建设、总务行政、资产管理、安全保卫、医疗卫生这几项工作职能中，每项工作基本由正式在编职工完成。
　　2008年，首次实行将部分行政人员和司机通过服务公司，有针对、有重点地进行聘用部分派遣司机，尝试以交通服务为试点实行甲乙方管理模式，并取得了一定的效果。2014年，在施行物业政府采购的举措后，将部分信件收发、安全保卫、和保洁工作由物业公司承担，基建行政处负责派人监管。
　　目前，由于分散办公的特殊原因，各个办公点根据实际情况采用了不同的后勤服务管理模式：95号院已于2014年物业服务采购后统一实行甲乙方管理模式;811楼因配有电工、保洁等正式在编职工，仍沿用行政管理模式;真武饭店、首都体育学属于租赁的办公地点，后勤服务被外保障，属于社会承办模式;南礼士路办公点因临时借用市政府行政办公管理点，食堂、安保、基础维修等工作由他人保障，保洁、收发服务市政采购，其他工作行政管理，属于既有社会承办模式，又有甲乙方管理模式，还实行行政管理模式的多种模式并存的混合管理形式。某高校后勤服务管理的多种管理模式并存的混合管理现状，导致了管理松散、执行标准不统一、监督检查有障碍等问题。
　　3      存在的问题及归因分析
　　虽然还存在诸多问题，但即时的改革创新、跟上全市后勤服务改革的脚步，尚需建立技术过硬、乐于奉献、顾全大局、勇于拼搏、不怕吃苦的职工队伍，健全灵活有效的管理体制，以确保某高校后勤服务工作的稳定运行。分析原因有以下几点：
　　3.1   人员结构不合理
　　由于后勤工作琐碎、复杂，有人把后勤工作看得很简单，不认为它是一门学问，导致愿意从事后勤工作的高素质管理人才少，结构不合理。呈现“四多四少”的现状，年老的多，年轻的少;低学历的多，高学历的少;普通工人多，技术人员少;工勤人员多，懂管理的人才少。
　　目前管理岗位人员占正式员工总人数的四成，但后勤服务工作涉及的项目之多之杂，目前的人员运作起来是非常紧张的。而有些工作已经出现了“以工代干”的情况。
　　工勤岗位的老龄化极其严重。五年之内会有大批的拥有专业技术丰富的工勤人员退休。虽然以后的后勤服务工作以外包给乙方服务公司为主，但工勤队伍中一定要有懂技术、会技术的人在，既能保证核心技术团队的稳定性，又能保证服务公司履行合同内容的过程的专业性。
　　3.2   后勤管理覆盖不全，部分二级单位后勤自理
　　目前除两处办公点，其余四处办公点或是临时占用或租用其他单位房屋，物业、保安、水暖电等服务由借用方或租赁方承担。由于办公地点的分散、行政管理上的不集中、管理人员紧缺等问题，导致一些业务部门不得已设立部门行政办公点，聘用派遣行政人员进行设备购买、维修维护等后勤管理工作。这种后勤自理的情况会影响到沟通协调、制度落实、调配效率等工作。要想提高这部分的后勤服务质量，必须要做到集中管理。
　　3.3   管理模式混合存在，实际运作存在困难
　　因为多址办公，根据实际情况施行了行政管理、甲乙方管理、社会承办等多种管理模式，这种多模式下的混合管理会导致管理松散、执行标准不统一、监督检查有障碍、服务水平参差不齐等问题，使某高校的后勤服务改革存在局限性。如果可以集中管理，择优选择管理模式，既可以提升服务质量，又可以减少人力投入，集中精力做好做专后勤服务工作，实现精细化管理。
　　3.4   缺乏有效激励机制，员工积极性不高
　　后勤服务目前由某高校全额拨款，除司机外，其余人员定岗定薪，除加班外，干多干少都一样，出现了“你给我这些钱，那我就干这些活”的情况。并且有一人干多人活的情况。多种原因导致后勤队伍缺乏生机活力，主动性、积极性、创新性都有所缺失。除拥有高素质员工外，有效地激發员工积极性，使员工更热爱岗位、坚守岗位，尽心尽力地完成工作，也是任何单位希望达到的目标。
　　4      应对措施及办法
　　4.1   提高认识，完善后勤管理体制
　　加强职工对后勤服务的认识，充分认识到后勤服务工作的重要性，如果没有后勤服务工作的协同配合，教科研工作就要分心，就会影响教科研工作顺利进行的顺利进行。
　　转变目前以行政管理和行政配给为主，服务外包为辅的管理体制。合理安排管理人员、工勤人员及劳务派遣人员的配比，考虑按实际工作性质设置管理科室，推进各项服务政府采购进程，实现管理和服务职能分离。使后勤管理工作从供给制、封闭型的体制中解放出来，向开放式、市场化和社会化转变，实现“管理有序、服务有方、保障有力、经营有道、干部有为”的目标。
　　4.2   建立健全各项管理制度
　　建立健全具有根本性、全局性、稳定性和长期性的规章制度体系，在现有规章制度的基础上，进一步完善和健全部门职责、岗位职责、规章制度、工作规程等一系列具有科学性、规范性和长效性的后勤服务保障工作制度，明确职责，合理分工。如车辆调度及使用、固定资产管理、新址一卡通操作系统等，这些都能够有效提高后勤的规范化管理。制度的功能在于规范和约束行为，为此加强制度建设将有利于规范和约束后勤工作，使后勤保障工作“有章可循、有法可依”，也使今后的后勤保障工作更加法制化、程序化和规范化。 　　4.3   建立核心团队，增加人才储备
　　形成以处级干部总体统筹，管理人员行政办公的管理核心团队;形成以工勤技术人员监督监管的技术服务核心团队。核心团队的功能是为某高校后勤服务发展方向制定目标，对实际工作进行质量考核和监督检查，并协调管理服务提供商。
　　核心团队的服务模式可以实现决策、监管、管理、服务上的平衡，既节省人力物力，又对后勤服务各项工作有全面的掌控，实现管理和服务职能的分离，为某高校新址后勤服务质量提供有力支撑。
　　加强对人才引进、后备人才培养选拔，是解决目前后勤管理与专业技术队伍青黄不接最直接、最有效的办法。建议采用人事代理的办法，每年为后勤补充若干名高素质人才，逐步改变管理和技术队伍结构。引进人才是前提，留住人才是关键，制定和落实相应政策，打破束缚积极性、创造性发挥的障碍，建立有利于各类人才成长和发挥作用的用人机制。另一方面，要树立人才培养是最具有经济和社会综合收益的观念，加强对后备人才队伍的系统培训。建立后备人才库，对后备人才实行动态管理和绩效考核，实行优胜劣汰，保证后备队伍的质量，为发展壮大后勤队伍提供充足的、高素质的人员储备。
　　4.4   落实服务采购，真正实现甲方需求乙方服务的管理模式
　　甲乙方管理模式是目前最普遍，也是最有效的管理模式。这种模式既能有效的整合资源，又可以明确地将管理和服务职能分开。某高校将部分物业服务进行了服务采购后，得到了不错的效果。在了解其他机关、学校后勤服务、搬迁至新址统一后勤服务管理的前提和基础下，逐步将安全保卫、行政管理、资产管理、基础建設、医疗保健中部分服务性质工作进行服务采购，真正落实甲方需求，乙方劳动服务的管理模式。甲乙双方工作职责与范围得到明确，权利得到明确，工作上做到有的放矢。对后勤服务工作进行科学管理，减轻正式职工负担，促进提升后勤服务能力、服务水平、服务质量，有利于某高校长足稳定的发展。
　　4.5   运行成本核算，部分服务有偿进行
　　目前某高校都是在不计成本开展各项后勤服务工作，这部分工作的财务支出每年都是一笔不小的数目。为减轻这部分财务压力，可以发挥成本核算的作用，让部分服务有偿提供。这样的好处在于既可以通过成本核算，控制各项服务的使用量，达到有效资源节约的目的，又可以使后勤服务部门拥有一定的财权，通过“多干多得”“业绩提成”等方法实施对员工的激励，并且还可以承担部分院里每年对后勤服务的财政支出，分担部分财务压力，达到一举多得的效果。
　　主要参考文献
　　[1]王辉如.我国高校后勤运作模式的选择[D].宁波：宁波大学，2011.
　　[2]吴琳琦.事业单位办公室后勤保障管理存在的问题探究[J].办公室业务，2012（15）：162.
　　[3]黄美霞.高校后勤物业管理的思考[J].高校后勤研究，2014（1）.
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