新形势下档案“双套制”管理模式研究

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　　【摘要】当前档案管理领域盛行“双套制”管理，本文以高速公路建设单位档案“双套制”管理模式为研究对象，概述了什么是“双套制”，指出了目前档案“双套制”管理中的问题及解决对策，并提出了对于这一管理模式的新思考，希望对相关工作开展有所借鉴。
　　【关键词】新形势;档案管理;双套制管理
　　当前我们已经全面进入信息化时代，档案管理领域也不例外，尤其是电子文件的出现大大提高了档案使用效率，也节约了档案的物理储存空间。电子签名是实现工程项目信息化管理的主要技术手段之一，它解决了信息系统生成的电子文件经系统化整理后直接归档成为电子档案的问题，有效提高项目档案工作效率，但目前比较难以实现档案全文信息数字化，最终形成了当前电子和纸质档案并存的档案管理新局面。
　　一、档案“双套制”管理模式
　　所谓“双套制”档案管理就是建设项目档案由电子档案和纸质档案两部分组成，目前在高速公路建设单位实施“双套制”档案管理模式，即电子签名的电子文件经系统化整理后直接归档成为档案，卷內文件上相关责任人不再进行手工签名。但电子文件仍存在两种类型，第一种是通过电子签名直接形成的，第二种是纸质文件数字化形成的。其主要特点是，第一种有电子签名的电子文件为原生文件，有电子签名的文件打印成纸质归档的文件为电子档案的复印件;第二种则反之。
　　二、档案“双套制”管理中的问题及解决对策
　　（一）问题一。通过信息系统生成带有电子签名的电子表格，所打印的纸质表格属于电子档案的复印件，按传统程序应在纸质表格上加盖单位公章，那么即存在电子表格无公章的问题，导致电子施工表格与纸质不一致。解决对策：为确保电子文件与纸质文件的一致性和电子文件原件的效力性，同时确保档案“双套制”管理模式的规范化，建设单位可要求各参建单位启用电子公章。由中标单位办理电子公章数字证书并向建设单位正式行文启用该电子公章，由各参建单位指定专员负责电子公章数字证书的使用及保管，通过完善电子公章各项办理及启用程序手续，确保电子公章的效力性。
　　（二）问题二。电子签名主要通过个人数字证书实现，但当下形式存在施工单位个人数字证书使用不规范问题，如何确保个人数字证书签认的真实性？如何确保该数字证书为本人使用？解决对策：重点加强个人数字证书的申请及领用手续管理。首先，各参建单位设置专员负责数字证书的申请及发放工作。其次，进一步完善数字证书申请及领用各环节相关手续，要求以本人手持身份证、个人数字证书及签领表进行拍照确认领用。最后将申领资料及申领照片存档。通过完善领用手续和建立责任机制来约束本人应正确使用且做好个人数字证书保管，同时对个人数字证书所签认的质检文件承担相应的责任。
　　（三）问题三。电子档案的数据安全问题。解决对策：实行档案“双套制”管理模式得保证项目电子数据容灾条件，做好本地、异地备份，且电子档案管理系统及数据的计算机机房应具备防攻击、防病毒等软硬件能力。
　　三、对档案“双套制”管理模式的新思考
　　（一）提前介入，做好培训。1.完善合同管理。指导各参建单位在与软件公司的技术服务合同中明确电子档案系统的数据存储和托管、建设及营运各阶段电子档案系统的使用权限等问题，确保档案系统模块满足档案工作的所有要求，使电子档案系统的归档工作和技术支持得到保障。2.为加快推动项目档案“双套制”实施工作，建设单位首先应建立《档案“双套制”管理实施方案》，并及时组织各参建单位进行实施方案的宣贯和电子档案系统的培训。
　　（二）抓好过程，加强措施。1.做好电子档案进度管控。实行电子档案形成情况季报管理，同时通过电子档案系统对各参建单位电子档案系统的使用进行全程监控，并加强监督、指导工作。2.做好电子文件质量管理。对纸质档案数字化操作提出标准化要求，并开展纸质档案数字化质量的专项检查，可要求监理将电子档案数字化质量纳入月度档案检查。
　　（三）不断完善，优化应用。1.档案“双套制”的管理目前仍在边试边行的阶段，各建设单位在过程管理中，应根据实际应用情况对实施方案进行合理修订，以“方案指导工作，工作修正方案”为原则，进一步优化“双套制”的各项管理及提升电子档案系统的有效应用。2.持续保持对电子档案系统的“钻研”态度，钻研如何达到高效收集电子表格并完成排序，如何改进系统操作模块及功能等达到更有效的电子档案管理效果，如何通过应用电子档案助力本项目档案管理，如何改进常规的项目档案过程管理更贴合档案“双套制”管理模式等。
　　四、结语
　　当前应用的“双套制”档案管理模式是以实现“单轨制”为目标的过渡阶段，这一阶段的档案管理以纸质和电子化档案并重，需要我们适应新形势，转变旧观念，适当转变以往常规的档案过程管理，通过不断完善、提高管理水平，为档案管理“无纸化”时代的到来做好准备。
　　【参考文献】
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　　[2]范志强.大连市档案馆首次接收仲裁档案并实现双套制交接[J].兰台世界，2018.
　　[3]陈彦."双套制""双轨制"走向何方[J].机电兵船档案，2018.
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