浅析政府档案管理的现状问题及其措施

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　　摘要：政府档案管理是政府工作的关键构成部分，在改善政府职能方面发挥着重要作用。目前的政府档案管理工作存在很多问题。为了不影响政府工作的正常运行，必须采取合理的对策。基于此，本文论述了政府档案管理工作，探讨了政府档案管理的现状和措施。
　　关键词：政府档案管理工作 现状问题 措施
　　近年来，经济不断发展，政府的档案管理也取得了一定的成效。但是，随着社会的进步和科技手段的不断创新，政府档案管理在基础设施和人员配备方面存在问题。因此，对于政府来说，有必要及时解决档案管理中的问题，适应市场经济和信息社会的要求，把档案管理水平提升到更高水平。
　　一、政府档案管理工作的概述
　　政府档案涵盖范围广，种类繁多，信息广泛，包括设备，研究，基础设施，人力资源，财务，运营和许多其他方面。政府档案记录的内容一多半都是关于一些机关部门和事业部门，记录他们在社会活动或一些有价值的计划中发生的事件。通常，政府档案以文字，图片和声音方法保存，以备将来查找和使用，这些档案的记录在推进政府职能方面发挥了一定的效用。因此，务必注重档案的管理，提升档案管理的效能。
　　二、政府档案管理工作的现状问题分析
　　1.政府对档案管理工作缺少重视。政府档案管理工作与政府职能完整性有关，目前，有些政府领导人并没有完全了解到档案管理工作的关键性，所以没有为档案管理工作提供需要的帮助，在正常情况下，中国政府的档案管理应分为几个层次，即绝密，机密和秘密，不同层次的档案需要不同对待。由于有些政府官员未能注重此项工作，造成档案管理过程文件被随便存储，并且没有进行细致的分类，档案的收集并不科学，其中大部分是基于回忆和口头叙述，准确性非常低，这也是目前档案管理工作中的一个重要问题。
　　2.基础设施陈旧以及管理技术落后。随着信息技术的进步，档案管理的效率得到了提升，但某些地方政府仍然保持着纸张档案管理方式。档案存储环境拥有高准则，如果想更好地储存完好的档案，必须要环境防止潮湿，防火和透风。鉴于当前缺乏对档案管理工作的注重，先进的基础设施较差，管理技术也非常落后，导致一些档案的丢失，还有的由于潮湿发霉，这样不利于政府工作的有效进展。随着经济社会的不断发展，部分档案管理工作实现了信息化，但是，鉴于某些地方缺乏资金和无法跟上的技术条件，纸质档案管理形式仍然存在，严重影响了政府工作的效率。
　　3.档案利用率偏低。档案的使用具有“重保轻管少利用”的现象，在很多政府档案存档后，档案的复用率普遍不高，有些可以为政府发挥战略性的职能作用并没有充分利用，此外，档案借阅制度不明了，造成借阅回收工作没能取得有效实施，还造成一些重要信息的丢失或破坏，酿成未及时挽救损失。有一些政府的档案管理的机密性工作没有做到位，一些机密档案仍未加密或密码仍出现泄露现象，并且一些档案所负责人并未能认真严格地整理好单个档案材料，导致一些档案错误百出，政府管理人员对审查和批准工作感到困扰，这导致档案利用率降低到令人不满意的位置。
　　4.档案管理人员素质。政府的档案管理工作是一项相当严格的工作，会影响政府的运作，因此需要专业人员来管理。政府的档案管理工作相对比较强，在政策性，专业性和规范性方面，所以它对档案管理人员的专业素质和政治素养条件也非常高。有一些档案管理人员并没参与过专门的档案管理培训，他们的业务水平和组织才能都有局限性，文化素质，工作经验，管理标准和业务水平都难以满足现代政府档案管理的条件，而且，一再调换一些政府档案人员也是限制档案管理工作发展的原因之一。
　　三、加强政府档案管理工作的措施
　　1.规范政府档案管理。随着现代政府体制的更新，政府的档案管理工作要求变得越发科学和标准化。首先，政府应将档案管理作为政府履行职能的基础工作，尽量创建专职档案管理部门，并实施“检查，分析，研究”三项常规任务，做好内部和外部管理。其次，做好档案管理一体化工作，重视档案工作专业化，推进档案管理的规范化，标准化。此外，档案管理部门必须遵守法律法规进行档案监督管理，拟定有关规章制度，加强规范管理。
　　2.实施信息化、智能化、网络化的档案管理。档案管理包含接收，排序，编目，检索，统计和利用，计算机可以帮助管理复杂的档案并快速有效地处理所有方面资料，编写自动检索程序进行档案管理，实行应用程序计算机存储架和档案借阅的访问性能，完善计算机系统，对大批原始档案进行多层次，多角度综合分析来计算收集和积累的数据，它显示了档案管理工作的规则和它们之间的内在联系，从而为档案的理论研究提供了直观和科学的证据。
　　3.提高档案资源使用率。政府档案信息资源是政府职能运动，思维方式，创造性行为和其产物的客观记载，是政府职能行使历程中产生的特殊总量之一。政府档案管理部门是收集，存储和处理这些总量的基础，建立科学规范的检索系统，逐步从人工检索到计算机检索，实现调查核实的双重结合，同时，加强档案管理重要性的宣扬，增加档案管理技术人员的专业交流，改进档案的使用，提升档案信息的综合传播，实现信息共享。
　　4.不断提升政府档案管理人员职业素养。提升政府档案管理人员的整体素养是提高档案管理质量的关键。首先，介绍一些具有专业才能的人才，丰富档案管理团队。二是推进档案管理员档案管理和职称管理制度，实施档案管理人员继续教育政策，加强人才培养，不断提升档案管理人员的专业才能和职业技能。此外，档案的兼职人员参与档案序列的职称评估，这也是问题的解决方案之一。
　　结束语：综上所述，基于中國幅员辽阔，由于各地区经济发展条件和文化意识的不同，政府档案管理工作将遇到不同层次的问题，制约着政府的职能发挥。因此，有必要对政府档案管理现状进行详细分析，采取相应措施，提高政府档案管理水平，促进政府职能的有效运行。
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