高校学籍档案的利用价值研究
来源:用户上传
作者:
摘要：笔者查阅资料发现，现有的关于学籍档案的文章，多数是从如何做好学籍档案的“收集”与“管理”工作着手，较少涉及学籍档案的“利用”环节。本文拟从学籍档案“利用价值”缺失现状着手，就如何提高其利用率、发挥利用价值进行探讨。
关键词：高职院校;学籍档案;档案利用;育人
中图分类号：G273 文献标识码：A
档案利用是指档案利用者通过利用档案信息满足其需求的行为过程，同时也是档案信息资源的价值得以实现的过程。我国著名的档案学家吴宝康教授曾说过：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，实现档案的自身价值。”可以说，档案工作的根本目的是发挥档案利用价值，为档案利用者提供凭证材料、决策依据。
1学籍档案及其重要作用
学籍档案是学生档案的重要组成部分，它是指对正式取得学籍身份的学生进行全程监控与督导过程中形成的文字、报表、图像等有保存价值的原始记录，包括入学与注册、考勤与纪律、休学与复学、修业年限、学籍处理与退学、课程考核与成绩记载、转专业与转学、毕业、结业与肄业、学籍预警等信息，是记录和反映学生在读期间所有学习表现的最全面的资料。
学籍档案具有凭证价值的重要属性，它包含了大量文字、资料、图表、数据等，是直接形成的历史纪录，有别于图书资料与文物。档案既具有文件的原始性也具有文件的记录性，是最原始、最真实、最有说服力、最能够重现历史面貌的历史记录与原始文献。在实际工作中，笔者发现用人单位、毕业生对档案利用的需求也越来越多。学籍档案工作也通过各种方式为利用者提供利用服务，如：提供学历证明，用于职务晋升、公务员录用政审等;提供成绩证明、奖励材料等，为用人单位录用毕业生提供参考材料;通过提供学籍材料，作为学生修业年限的的证明或作为档案材料缺失情况下的佐证等。在现阶段，学籍档案不再是放在库房里面的一件死物，它正以各种形式、各种载体出现在我们的生活中，发挥着它的价值。
2学籍档案利用价值缺失现状与原因分析
经过不断探索与发展，学籍档案管理取得了一定的成绩，然而由于历史以及现实的原因，仍存在一些比较严重的问题。
2.1在认知层面上，档案意识极其淡薄
第一，高校管理者重视学籍管理，轻视学籍档案工作的重要性，未能意识到学籍档案中反映出来的有价值的学生信息的重要性，更加看不到学籍管理与学籍档案管理二者之间的紧密联系与相互促进作用。比如：如何通过学籍信息的严格建档、归档来规避学籍管理工作中的风险;如何通过对学籍问题的产生原因进行深入的剖析与梳理，总结出有价值的经验性的信息，以便更好地服务于学籍管理、学生管理工作;如何通过分析学生查询毕业生成绩的频次判断专业优化程度等问题没有引起足够的重视;如何通过档案的查询频次来判定专业的发展前景等。
第二，各职能部门工作人员对学籍档案的重要性缺乏普遍的认知。他们认为，学籍档案管理只是学籍部门的职责，没有从思想上重视学籍档案工作：对学生违纪不处理、不上报、不能实时地掌握学生的学籍异动情况、不能很好地执行相关学籍档案管理制度，甚至懈怠学籍档案管理工作，出现上报信息不严谨、不规范、相关材料的收集不完整等情况。
第三，学生对学籍档案的认知缺失。作为被动的管理对象，学生一般不关注自己的学籍信息，只有在影响到自己毕业求职或是参加工作后的升职、职称评定等问题的时候，才发现自己在学籍方面存在问题。甚至有部分学生毕业后，不关心自己的学籍档案，也导致了档案丢失、损坏等现象的发生。
2.2在管理观念上，重管理轻服务，重藏轻用，档案无用武之地
高等教育的目的是育人，学籍档案工作更应该突出“学生”的主体性地位，从学生需求的角度出发。而在实际的高校管理工作当中，学籍档案工作重管理轻服务，“重藏轻用”的现象普遍存在。目前，高校学籍档案日常管理工作仅停留在档案的定时归档与即时补充，主要起到收集、保管、归档的作用。其考核标准也仅限定于档案资料是否全部归档、档案是否妥投等方面，较少地总结学籍档案信息中反映出的学生的个性与共性的问题，更无从谈及为高校人才培養、教学管理、学生管理等各方面提供佐证、参考材料。
2.3在服务层面上，档案利用率不高，利用方式落后，档案价值发挥不明显
笔者结合工作实际，就目前高校学籍档案的实际管理情况来看，学籍档案在收集、整理、归档完毕后，便被“束之高阁”，无人问津，除了毕业后作为人事档案的前身被寄往学生工作单位外，很难发挥其利用价值。另外，学籍档案仅限于记录学生的常规表现，档案内容不够丰富与全面，不能完整地反映学生在读期间学业与综合素质的情况，也致使学生档案很难具有参考利用价值。
此外，因网络建设滞后，信息化程度低，学籍档案管理多以传统的人工操作模式为主，无法实现学籍档案信息的异地查询，致使档案利用者在晋升、职称评定、落户、政审等过程中需要获取有价值的佐证材料时，仍需返校补充办理。
2.4在队伍建设上，档案从业人员专业水平整体偏低
档案从业人员的业务水平整体偏低主要体现在档案从业人员大多非档案专业出身且人员流动频繁。在实际的工作中，档案从业人员的专业素养与综合素质不高，不具备较强的职业能力，工作缺乏积极主动性，工作上多因循守旧而缺乏创新，仅满足于做好日常的建档、归档、邮寄等相关事项，缺乏档案服务意识，缺少发挥学籍档案真正作用及其价值的意识，对学籍档案材料如何归档缺乏认知。
3发挥高校学籍档案利用价值的途径与方法
3.1加强制度建设，规范学籍档案工作流程
档案管理工作是一项制度性很强的工作，高校的学籍档案工作急需一套完整、严密、科学的管理机制：如“学籍档案管理制度”“学籍档案保密规定“学籍档案归档细则”“学籍档案实时归档制度”“学籍档案二级管理制度”等，确保每名学生的学籍变化情况能够及时、如实地记录并归档。 在学籍档案管理工作中，为确保各项档案制度落实到位，首先应将学籍档案形成的各个环节都落实到责任人，细化工作标准并将其纳入年度考核，通过完善学籍档案的工作流程做到严格建档、定时归档、实时补充;通过完善归档细则，明确学籍材料归档的内容、类别，对有价值的材料进行收集整理。其次，严格执行学籍档案二级管理制度。将整个档案管理过程“收、管、用”中的前两项工作分开，高校二级学院档案室负责档案资料的“收”，学籍档案部门负责档案的“管”，各司其责。因高校二级学院档案室不仅可以直接掌握具有档案价值的学生学籍信息，同时还能方便师生查阅档案资料，更好地发挥档案工作的最后一个环节“用”的价值。
3.2建立学籍档案数据库，通过数据分析实时掌握学生的动向
从本质上来说，学籍档案是非常重要的信息资源，可以提供给学校教学管理部门更多的、可靠的学生信息，可以提供给用人单位以及社会更多的选拔录用毕业生的参考依据。
笔者分析认为，高校应该转变思想，由之前的重视学籍档案管理到重视学籍档案利用价值的开发，助力高校学籍档案工作信息化的发展进程，除加大对档案室基础设施的投入外，还应该依托高校现有的人才和技术优势，开发适应于学籍档案管理工作的大数据分析工具：将学籍档案管理与分散独立的资助部门、心理咨询部门、教务部门、后勤部门等进行对接，确保信息资源的实时共享，并最终实现将各项数据以一种更直观的形式（如数据分析图、柱状图等）展示，为各部门工作的开展提供凭证资料与决策依据。
3.3加强档案从业人员队伍建设，为学籍档案工作提供人才保障
学籍档案工作是一项集知识性与事务性为一体的综合性工作，需要档案从业人员不仅具备较好的理论功底和综合素质、认真负责的工作态度，还应具备科学、专业的工作方法，还需要掌握一定的数据处理知识。高校学籍档案管理人员队伍建设可以从以下几个方面着手：首先，加强对专业档案人员的培养。将个人的成长与职业技能的提高相结合，并通过完善档案专业人员的职称评定体系，稳定人才队伍。其次，着力提高档案从业人员的信息化水平。多参加校内外的信息化讲座，多进行交流培训，向兄弟院校取经。再次注重档案兼职人员的业务培训。鉴于兼职档案工作人员的流动性较大，需要定期对档案人员进行专业素养、专业知识、数据处理等方面的培训。
3.4优化资源配置，发挥各部门的合力
学籍档案工作远不是一个部门就能够做好的，还需要借助各部门的协同合作。各高校内部应该建立多渠道的沟通机制，将学籍档案管理与成绩管理、资助中心、系部学生管理紧密地联系起来，力求完全掌握和把控学生群体的情况與发展变化，使学籍档案的建档更全面、更具可靠性。
在严格学籍管理程序的同时，学籍部门需要重视学籍档案工作的宣传，如在国际档案日、新生入校、毕业生离校季加强档案工作的宣传。一来确保在校期间学籍信息的准确录入，让学生明确学籍信息与学生档案的关系、学籍档案对毕业生就业等的影响问题。再者新生入校教育时就学生档案信息的录入举办专门的培训与讲座，加强宣传教育，普及档案知识，以确保准确地录入学生的基本信息和成长纪录，提高档案资料录入时的规范性与准确率等;各教学系部应该重视学生的管理，如实地上报学生的学籍变动信息、违纪处分、奖励材料等;系部和教务在成绩录入的时候应该保持公平公正，如实地录入。
4结束语
在经济全球化、高等教育快速发展的形势下，高校档案工作者应抓住机遇，探索学籍档案的科学管理和开发利用的途径。目前，高校在学籍档案管理的信息化、数据化管理上屡屡创新：自主研发或采购学籍档案管理系统、开发大数据分析工具、重视档案数据员的培养等。各高校开始越来越重视学籍档案的“收集”与“整理”，而对于如何充分地挖掘档案的“利用”价值仍任重而道远。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14998442.htm
