浅谈企业管理中电子档案管理方法和途径

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　　摘  要：本文首先介绍了强化企业电子档案管理的重要价值和意义，之后从五个方面提出了强化企业电子档案管理的方法和途径。
　　关键词：电子档案;价值和意义;管理方法和途径
　　档案对一个企业而言，具有非常重要的经济价值，能为企业管理工作提供决策依据。随着信息技术的迅猛发展，在企业档案管理工作当中，电子档案呈现出逐年递增的态势。然而在随着电子档案的快速发展，却因为企业管理的观念、方法以及方式和手段等因素逐渐凸显出各种各样的问题。为了更好的对企业电子档案进行准确完整的保存、可靠的加以利用，强化企业电子档案管理具有重要的意义和价值。
　　一、强化企业电子档案管理的重要价值和意义
　　（一）有助于满足企业多样化的档案管理需求
　　当前，企業档案使用者的需求呈现出了多样化的特征，传统的纸质档案保存和管理方式已经无法满足使用者的多样化需求。而电子档案由于可以多样化的保存信息，越来越成为对企业使用者多样化需求加以满足的主要解决方案。
　　（二）有助于节省企业档案管理的相关人力物力
　　传统的档案管理方式，通常需要大量的人力、物力和财力，同时还要无法避免的存在受到一定损坏的风险。但是，电子档案管理的方式，不但使企业的归档方式变得十分的便捷，同时还给信息的利用提供了途径，减少了企业对传统档案进行整理、归档和检索查找的困难，不仅降低了档案人员的劳动强度，而且节省了大量的人力、物力和财力。
　　（三）有助于促进企业档案管理服务质量的提高
　　电子档案具有实物资料信息化的特点。大量的原始档案能够在计算机存储介质中存储，档案利用者通过企业内部网络就能快速准确的查找所需信息，大大提高了档案的利用率和档案服务的质量。
　　二、强化电子档案管理的方法和途径
　　由于企业电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强企业电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
　　（一）基于实际通过双套制管理模式保证重要信息的完整性
　　双套制是指通过纸质档案与电子档案两种方式对资料进行保存归档。双套制管理模式对企业档案工作者提出了新的挑战，要求企业档案工作者与时俱进，对现代信息技术进行掌握，对计算机以及现代通信技术熟练运用，否则无法做到对文件档案的保存与利用。但是，在双套制管理模式的开展中，应该结合每个档案的实际内容和特点，采取适当的管理方法，有选择地实施不同的管理方式，从而不造成企业人力、财力和物力的浪费，确保重要信息的完整性。
　　（二）通过完善各种档案制度，促进企业电子档案管理质量的提升
　　健全的档案管理制度，有助于为企业电子档案的管理提供依据，使其做到依法、依规管理，促进其质量的提升。基于此，首先要创建企业电子档案利用审批制度，利用人员要对电子档案进行查阅利用，要先办理借阅利用审批手续，才能查阅。其次，要建立企业电子档案收集管理制度。档案收集部门通过对网络技术的利用实现对档案的收集与管理工作，让档案收集可以做到更加的及时，确保及时收集与更新电子档案，进而使其能够更好地满足用户的需求;再次，通过对电子档案与纸质档案互补性的利用，实现对档案资源的整合，促进企业电子档案管理和使用质量的提升。
　　（三）通过完备的硬件管理设备和管理系统，确保电子档案管理的安全性
　　完备的硬件管理设备和管理系统是企业电子档案能够更好的实现管理和利用的必备基础。因此，第一，对于电子档案管理运行系统的客户端或者服务器，应该对其进行及时的补丁与升级，同时安装较强的杀毒软件，保证企业电子档案管理系统没有后门和漏洞，在没有木马病毒的环境中能够正常的运行。第二，对防火墙和恶意访问进行设置，防止黑客的入侵，防止出现大量访问请求的恶意提交，防止服务器出现崩溃，保证管理系统能够运行正常。第三，创建完善的企业电子档案备份管理制度，通过专用的备份载体实现本地和异地对电子档案的同步备份，防止服务器被黑客入侵而遭到破坏无法运行，及时的对数据进行恢复。第四，通过对专线网络的搭建，使外部访问得到有效阻挡而防止病毒的入侵。第五，构建完善的电子档案管理系统，对企业电子档案实现生成、处理、转移和传输，通过对档案的读取与利用等程序对电子档案管理实施实时监控，做好日志记录。
　　（四）强化对工作人员的管理，促进其档案保护意识的提高
　　重视强化对档案管理工作人员的管理，使其可以从思想上意识强化电子档案管理具有的重要价值，进而从技术上保证电子档案管理工作的安全性，使电子档案信息一方面可以得到最大程度的加以利用，同时还可以让这些资源受到有效、安全和可靠的保护。所以，一定要增强企业电子文件保存与管理人员的责任意识，让他们可以在工作中做到精益求精、认真负责，确保电子文件的真实与原始性。
　　（五）对档案利用的方式进行规范，防止造成不可挽回的损失
　　保存电子档案的最终目的就是发挥其利用价值。但是在对其利用上不能没有原则，而是要结合利用者的情况加以确定，同时结合电子档案所涉及的内容加以有效的管理。通常情况下，对不同内容的电子档案要设置不同的利用权限，对涉密电子档案不能采取拷贝的方法进行使用，在浏览这类文件过程中也一定使其处在有效的监控范围当中。而通过网络方式对电子档案进行利用时，要加密处理有密级的相关信息内容，同时定期或不定期的对所使用的“密钥”加以更换，防止因为操作错误而造成不可挽回的损失。
　　参考文献：
　　1. 田超.电子档案与纸质档案并存期管理工作的有机结合[J]. 兰台内外，2019，（7）.
　　2. 康效龙.大数据时代企业档案管理探析[J].石油化工管理干部学院学报，2019，（6）.
　　作者简介：
　　晏彩霞（1968.6-），女，汉族;籍贯：陕西西安市;专科，馆员，从事工作档案管理。
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