创新医院人事档案管理模式的思考

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　　摘要：医院人事档案管理模式的优劣直接影响着医院员工的工作满意度与人才发展，进而对于医院整体健康成长也具有十分显著的作用，因而必须根据环境需要来不断进行创新。在这种背景下，本文基于人才发展与信息技术应用理念，重点从建立医院员工才能档案、创新信息化档案管理的风险防控机制、提升医院人事档案管理员工能力三个方面着手，探讨医院如何创新自身的人事档案管理模式，又如何保障这种创新顺利执行，以求为医院更好地开展人事档案管理工作提供必要的借鉴与参考。
　　关键词：医院;人事档案;管理模式;创新
　　中图分类号：R197.32 文献标识码：A
　　1 建立医院员工才能档案
　　1.1 建立“医院充实模式”的员工才能档案
　　医院充实模式对于员工潜能的假设是Renzulli提出的“资优三环”概念。三环概念中，能力是相对比较稳定的特质，且较能精确地预测;创造力和任务承诺则会变动，且可以通过培训来改变，所以也可以视为是发展的目标之一。医院充实模式的员工才能档案即包含资优三环的概念，称之为整体才能档案，要求定期系统性地搜集员工在能力、兴趣与工作风格三个维度的优势能力。
　　每种资料来源的数据类型均有两种：状态信息和行动信息。状态信息是能在固定时间搜集和分析的信息，如以测验表现的资料来搜集能力的信息;行动信息是指医院员工反应的信息，例如通过观察员工参与工作的情形、提供的服务来搜集员工在创造力和任务承诺上的信息。医院充实模式以员工才能为核心，所建立的才能档案搜集员工能力、兴趣与工作风格的信息，尤其聚焦在医院员工的优势能力和兴趣上。通过医院结构化的设计、整合相关资源，然后发展出不同的服务运作方式，对应员工才能档案侧面图，开展最适性的服务提供与需求响应。
　　1.2 建立“多层次服务方案”的员工才能档案
　　在多层次服务方案中，医院员工潜能与才能的概念是未来导向的，是指长时间的探究某领域后，可能会有的重大贡献或产出的地方。才能由四个成分交互作用产生，四个成分为个人特质、专业领域、环境脉络、运作技巧。每个员工都有兴趣和才能，通过适切且具挑战性的工作引导，能帮助医院员工发展才能。
　　“多层次”是整个方案的核心，方案提供四个层次的内容：一是“发现与建构”，提供给所有员工点状或较短暂的工作，目的是让员工发现自己的兴趣和优势，在这个层次中若员工表现出某些兴趣或潜力，医院可鼓励员工做更深度的参与;二是“好奇与探索”，提供给多数员工扩大搡索和体验活动，员工可依兴趣选择参加;三是“热忱与表现”，响应员工更成熟的兴趣和优势，参与此层次的员工需通过长期工作观察和表现记录审核;四是“热情和高飞”，提供给少数员工，满足才能员工特殊需求。
　　多层次服务方案主张新的工作刺激会影响才能和兴趣的发展，可能使之改变、继续发展或随着时间推进而浮现，所以以方案取代审核，通过参与方案发现潜能、激发才能，且引导才能持续发展。由此观之，多层次服务方案的才能档案搜集的资料，像是医院充实模式的行动信息。
　　2 创新信息化档案管理的风险防控机制
　　信息技术融入医院人事档案之中已并不是新闻，未来医院人事档案管理模式的重点创新方向之一是信息化档案管理的防控机制，以确保医院人事电子档案的真实性、完整性、可及性。
　　2.1 医院整体保障举措
　　第一，倡导档案管理相关机制，以利于医院电子人事档案长期保存的后续管理。倡导医院制定《电子人事档案管理计算机化作业规范》的作业规范，将电子人事档案多媒体附件予以归档，并且抽出另存于防潮箱，以利后续的保管与清理。在相关督导或评奖作业时，应将电子人事档案长期保存的清查作业及后续处理，列入绩效评比指标。
　　第二，规范统一使用的公开文件软件与格式。为便利医院之间的文件交换，可尝试推行医院之间实行公开文件格式的制作与交换。考虑电子人事档案的长期保存与交流需求，主管机关应尝试制定统一的档案制作与阅读软件，以利后续数据的交换与长期保存。
　　第三，规范重要电子人事档案或长期保存电子人事档案。为应对长期保存年限档案的重要性，医院除了制定相关电子人事档案的长期保存格式之外，还应尝试在电子人事档案归档时，针对保存年限在10年以上者，办理格式转置，例如将doc格式改为odt或pdf格式等，降低专属格式的风险，以确保其电子人事档案的长期保存。
　　第四，宜明确规范在线签核电子人事档案的清查机制。大多数医院尚未进行在线签核电子人事档案的清查，原因是不知道需要进行清查或是不清楚该如何进行清查。医院宜明确规范在线签核电子人事档案的清查机制，以确保在线签核电子人事档案的保存。
　　第五，宜建置并推广标准的封装检测应用程序接口API（applicationprogramming interface）。医院在清查电子人事档案时，必须检测电子人事档案的封装签章是否无误。这些过程需要增强在线签核信息系统的封装与验签相关功能。为提升该工作效果，医院可尝试提供标准的封装检测应用程序接口API给在线签核信息系统软件厂商，使其建构标准的浏览功能，有助于确认电子人事档案的真实性，并使在线签核信息系统的清查得以自动化进行，从而建立起标准的作业环境。
　　第六，宜明确规范电子人事档案毁损后的后续管理与处理机制。部分医院已经发生过找不到电子人事档案、无法开启电子人事档案或无法验证电子人事档案的情形。这种情形在电子人事档案长期保存上，会随着时间的推移而致使发生的机率逐渐增加。其发生原因林林总总，但若是真的毁损，已无法救回，医院应有一套应对的方式与对策，明确规范电子人事档案毁损后的后续处理机制。
　　2.2 医院档案管理部门的具体举措
　　第一，檔案管理部门在线签核系统应取得电子人事档案信息系统验证通过。现在医院档案管理部门的电子人事档案系统大多向上集中于医院整体。这些档案管理信息系统的使用部门极多，影响层面极广，若能鼓励取得验证，将使医院内部的其他使用部门的电子人事档案符合规范，可避免后续长期保存上缺乏真实性与可及性的风险。 　　第二，档案管理部门在线签核系统应采取电子凭证方式签入与点收。在线签核过程采取电子凭证方式签入，方可确保其真实性以及人员的不可否认性，成为未来事证的凭据。因此在进行在线签核电子人事档案归档时，应以档案部门凭证进行点收与加签，以维持其作业的合法性。
　　第三，宜定期清查电子储存媒体与在线签核电子人事档案。清查电子储存媒体与在线签核电子人事档案乃为电子档案长期保存管理的重要工作之一，医院档案管理部门应每年清查所有的电子储存媒体与在线签核电子人事档案，并运用信息工具检验其数字签章的正确性。
　　3 提升医院人事档案管理员工能力
　　员工是医院档案管理部门最重要的无形资产，在知识经济的时代，档案管理人员的素质更关系到档案管理工作的开展与发展。通过培训提升档案管理员工的专业知识，不仅能够提升档案管理绩效，更能激发其潜能，成就其个人，与档案管理部门发展形成共生共荣的正向循环。为提升医院人事档案管理员工能力，可综合采用如下举措。
　　3.1 提供完整培训课程
　　一是在线学习：为扩大培训成效，医院可针对档案管理人员规划在线学习课程培训，完成学习者，由学习平台自动给予学习时数。医院如因特殊需求无法连结外部网络者，得由外部培训机构提供培训电子文件供其内部使用;二是实体教学：这应包括人事档案管理的基础实务级及专业进阶级的实体教学课程，需由医院本着统筹开设原则，提升培训能量。具体而言，医院开设的各项实体培训课程中，基础实务级部分，可由医院于每年采自办、委办或与其它医院合办方式开设。专业进阶级部分，由档案管理部门根据相关业务，每年定期开设。必要时，还得视情况整合并相关培训共同开设。
　　3.2 设立培训资格认定机制
　　医院档案管理员工完成各级培训课程者，可提供学习时数作为认定证明。如想要参加基础实务级与专业进阶级培训时，应先确认已完成通识入门级课程或相关先修课程，并于实体课程报到时，附学习时数证明文件以供查验，以提高培训资源效益。
　　3.3 办理培训成效评核
　　医院可在统筹办理的培训课程中，进行训中满意度调查，并于训后2个月就参训者及档案部门进行研习成效调查，了解培训所得于实务应用的情形，作为培训内容调整修正的参考。医院的档案管理部门自行办理培训时，也应进行培训满意度及成效调查。为提升培训成效，医院档案管理部门应配合医院办理每年档案管理调查作业，填报相关人员参与培训情形。医院在进行档案管理相关业务定期考评时，应对培训成效优良的员工给予适当奖励，而对于未符合培训目标者，也应落实督导。
　　3.4 强化培训授课人力
　　为应对医院档案管理业务办理基础实务级实体教学的讲员人力需求，医院应同步制定并于网站公告档案管理专业种子教师培训计划。对于规划办理种子教师培训作业，应就档案管理培训所列基础实务级课程，并权衡档案管理部门支持各类档案管理业务授课情形，择定适合培训人事档案种子教师的课程，分年规划开设培训班。
　　总体而言，一所医院正常的运营，离不开人事档案管理工作的支持，通过不断研究人事档案管理工作，可以发现医院运营中存在的问题，为了保证医院能够长期可持续发展，应做好医院人事档案管理工作。本文重点从建立医院员工才能档案、创新信息化档案管理的风险防控机制、提升医院人事档案管理员工能力三个方面着手，对相关问题进行了探讨，给出了创新发展建议。
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