学校人事档案管理模式优化思考
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摘要：人事檔案中包含了一个人的政治面貌、工作经历、是否有犯罪记录等等具体情况，是了解一个人最直接最快捷的方式。学校管理者应该着重考虑如何优化人事档案的管理，使之能更好的顺应时代的发展，更加地方便安全。
关键词 学校 人事档案 管理模式 优化思考
一份比较完整的人事档案，基本上就是一个人的人生缩影。学校里的学生众多，每一份档案都可能关乎着学生的前途与命运。因此，学校所肩负的责任是很重大的，如何使琐碎复杂的学生档案变得井井有条，是学校的管理人员最需要去考虑的问题。由于学生档案的重要性不言而喻，怎么去优化学生档案的管理方式也是教育工作者值得去深思的问题。另外，学校里又存着关于教师和职工的档案，对教师档案进行严格把关也是至关重要的。
1人事档案的特点
1.1机密性
学校教职工档案以及学生档案包含众多牵扯到个人行为作风的正确和过失的保密内容，并且有的档案还涉及一些重要的真实事件和举报他人的相关内容，这些内容可能会与国家的安危和社会的和谐有关，因此，人事档案具有机密性的特点，所有人都不能随意查看和泄露其中材料里的任何内容，档案是需要正规机构保存的，即便是自己想看自己的档案也是违法的行为。
1.2流动性
人事档案是跟随着本人一起流动的。当这个人在上学读书时，档案就被保存在学校里，有学校专门人员进行保管和填写。当这个人大学毕业了，步入工作岗位，就由所在单位进行保管和填充。无论人去了哪里，档案就应该随着该人去到哪里，这就是人事档案所具备的流动性特点。
2当前学校的人事档案出现的漏洞
2.1教职工的档案信息不够全面
档案的建立不是一蹴而就的，它需要各个阶段不断的填充。但是在上学读书的阶段，学生的档案总是不太详细，甚至是应付了事。某些学校认为，学生的档案不是特别重要，教师和学生都不够重视，甚至还会让学生自己填写其中的内容。最终导致小学和中学阶段的个人信息不够全面，出现了许多漏洞。随着学生大学毕业，步入社会，开始找工作时，常常会因为上学时的档案信息不全，带来许许多多不可避免的麻烦，为今后的职业生涯带来一定的阻碍。对于事业单位或者学习调取教职工的信息带来诸多的不便，影响个人的职业发展和前途命运。
2.2人事档案的填写和保存方式过于传统
另外一个很重要的问题是人事档案的填写和保存方式跟不上时代，过于传统和老套。进入二十一世纪以来，我国的社会经济得到迅速的发展，高科技产品层出不穷，网络的应用也日益丰富。但是，反观如今的公立和民办学校，仍然沿用古老的填写和保存方法。并且，随着经济越来越好，学校招聘更多的教师和职工，招收更多的学生，导致人事文档也会在无形之间增多，给整理和保存的工作人员带来更大的工作压力，仅仅只依靠人工整理和保存就会浪费很多时间，也会出现许多差错，导致人事文档出现一些想象不到的问题。
2.3人事档案保存比较困难
首先要明确的一点是：现在人们使用的人事文档基本上都是纸质的，稍微保存不当就可能会出现损失，甚至出现难以挽救的局面。例如：连降暴雨使得办公室进水导致文件被水淹没。或者没有采取措施导致文件被虫子老鼠之类的动物啃掉一部分。亦或者办公室突然失火，造成文档被大火烧毁。并且人事文档的补救方式非常麻烦，需要去小学、初中、高中、大学以及工作过的所有用人单位一一地进行补办，劳神费力，还不一定能够使文档完整且准确。
3人事档案的管理如何进行优化
3.1对人事文档的填写与归档工作提高重视
正如上文中一直强调的那样，人事文档对每个人来说都是非常重要的，其代表着到现在为止全部的人生履历。因此，学校领导就要以身作则，在思想上加强重视，定期印发一些宣传文件或者召开会议，以具体的事例来说明文档的重要性。对于填写教职工文档的领导和填写学生档案的教师一定要写的详细具体，实事求是并且要有全面性。归档的工作人员要及时收集好填充完的文档，并且认真存档。要严格保障人事文档的安全性，不随意借阅，即使是学校上层领导要看也要做好记录，按时归还档案。归还时要仔细检查，为每个学生和教职工负责任。
3.2制定完善的人事文档管理体系
古人云：“没有规矩不成方圆。”在这个文明的社会，人们一直遵守着社会制定的规则。国有国法，家有家规，那么学校也应该对人事文档制定一套完善详细的管理规则体系。首先，要制定具体的分类方法。专业人员要列好规矩：及学生按班级和年级分类，档案具体应该放在哪里;教职工的档案又该存放在何处。并且要求保管档案的人员在具体的时间内收集好文档并且准确的归档。最重要的是，考虑到文档的材料大多都是纸质的，需要将这些人事档案存放在安全的地方——没有明火，没有老鼠和虫，不会进水等等符合存放条件的地方。
3.3人事档案在创立和存档上进行改革
人事文档基本上是存放在一个密闭的纸袋中，其自身材料又是纸质的，因此不好保存。又因为档案具有流动性的特点，很容易在交接时丢失，而去补档案又是一件繁琐并且麻烦的事情，因此，应该对文档的填写和保存进行创新和改革。例如：当前互联网非常发达，可以在网上创建档案进行每个阶段的填写，并且采取先进化的设备进行存档。运用网络的方式不仅仅会使人事文档更具安全性不会受到外界因素的影响，最大程度的保护文档，免受天灾人祸的摧残，而且方便学校和其他用人单位的调走和保存，最大程度的避免了补档案的麻烦，使之流动性更强，更加安全方便，也更加符合社会的趋势。
参考文献
[1] 陶宗国.信息化时代学校人事档案管理创新方向探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2018（06）：108-109.
[2] 裘广宇，张日益，黄建钢.双创人才培养模式下的职业技术学校学生档案管理创新[J].山西档案，2018，242（06）：34-36.
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