人事档案信息化管理中安全问题的思考
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摘要：近年来，随着我国信息技术的不断发展，人事档案工作正在以持续上升的形式发展着，并且信息化的管理水平与质量都在不断提升，管理效率也越来越高，为人事档案管理工作带来方便与快捷。但是，在信息化的管理过程中，也带来了安全隐患的问题，因此，如何对存在的安全问题进行严格的把控，如何制定明确的管理方案与措施，才能更好的为人事档案信息化管理提供安全保障。
关键词：人事档案；信息化管理；安全问题
随着计算机技术的快速发展，各行各业都开始引用现代化的信息管理技术。干部人事档案引入数字化管理，可以解决传统档案管理中的很多问题，能够更加方便地管理干部人事信息，提高单位人事档案的管理水平，而且还可以为管理层提供更加清晰、直观的人事变动情况。但是，数字化管理也会带来新的问题，即档案的数字化安全问题。干部人事档案信息既是党和国家的机密，又是干部的个人隐私，因此做好干部人事档案信息安全管理工作，有助于维护党和国家的利益，保护干部的个人隐私[1]。在信息化快速发展的大背景下，如何加强干部人事档案信息的安全管理，是当前急需解决的问题。
一、目前人事档案信息化管理存在的问题
1.设备设施的安全性能不够完善
目前，针对电子档案的储存方式都是存在一些云盘及网络空间内，有利于使用与读取。随着我国信息技术的不断发展，相关的配套设施也为信息档案带来了一定的影响，例如一些打印机、扫描仪、复印机等设备，都为信息化管理带来了不同层次的影响。与此同时，针对于设备设施的使用与操作，相关人员未能充分的了解与掌握，在使用的过程中操作技术不够熟练，一旦出现了操作不当的现象发生，就会给人事档案信息化管理工作带来一些困难与阻碍，给管理工作带来麻烦[2]。在人事档案信息化管理过程中，由于管理的过程中未能对其具有高度的重视，在设备设施的使用过程中就存在着一些安全问题，在数字的储存中，由于设备设施比较落后，存在的问题不能及时地进行处理，就会使一些病毒对设备设施带来了病毒性的入侵，使人事档案资源遭到了破坏。如果未能对资源管理的水平进行提升，就会阻碍人事档案信息化的发展。
2.人事档案信息化管理模式不够完善
人事档案信息化管理，提高了档案管理工作的效率，在对大数据的资源进行管理与共享的同时，也存在着安全隐患问题。人事档案信息化管理，在网络中可以进行自主地搜索与查询，可以针对一些信息数据进行预览，这就使相关部门的信息完全的暴露在外，未能对一些档案资源进行严格的管理，虽然可以进行自主地查阅，并且确实提高了工作效率，但是存在的安全隐患问题却未能得到改善，对于人事档案信息化管理的储存也提出了更高的要求。
3.管理人员的综合素质有待于提升
在人事档案信息化的管理中，管理人員具有重要的责任与义务，由于人事档案的管理人员的自身专业能力比较差，综合素质比较低，直接影响着人事档案信息化管理的效果。因此，要对管理人员进行统一化管理，能够让管理人员充分的利用信息化管理技术对人事档案工作进行严格的管理，让技术与管理人员相互结合，充分发挥出信息化管理的重要性，从而才能不断提升人事档案信息化档案管理的水平与效率[3]。管理人员的专业能力与综合素质不够，针对一些病毒、黑客的入侵等不能在第一时间内进行有效的控制，就会严重的影响人事档案的管理工作，使档案的信息资源受到泄露的同时还受到了破坏，因此，对管理人员要定期的进行培训，提高人员的管理意识与综合素质。
4.对档案管理工作不够重视
目前，仍然有很多人对其档案管理工作未能具有高度的重视，甚至自认为，档案管理工作的信息资源在工作发展中只是一个辅助的作用。正是由于大多数人员的意识错误，对人事档案管理工作的忽视，阻碍了人事档案信息化管理的发展。那么，首先，要从根本意识上对相关人员进行管理与培训，加强人事档案信息化管理的意识；其次，在人事档案管理的过程中，相关人员对于信息资源的记录与管理未能进行严格的把控，只是为了完成工作而进行记录；第三，在储存工作中也存在着一定的误区，由于相关管理人员对人事档案的重视度比较低，在管理工作中未能抓住工作的重点，对于档案的信息资源的管理毫无用处，最终导致了人事档案息化的管理工作效率不高。
二、强化认识档案信息化安全的路径探析
人事档案信息化的安全涉及到诸多方面，例如法律、规章制度、管理人员、计算机的运用、网络等等，为了保证人事档案信息化的安全，要从每一个可能存在的不安全因素着手，做到未雨绸缪，防范于未然。
1.加大资金投入，完善软硬件设施建设
人事档案信息化的安全应引起领导的高度重视，把信息化安全建设所需资金纳入财政预算，实现相关经费的专项化、常态化和制度化。人事档案信息安全工程，需要大量的资金投入来购置相应的软硬件和网络设备。这就决定了人事档案管理的信息化建设必然是一个高投入的过程，在建设初期这种现象尤为明显。如果资金不到位，必然会导致软硬件基础设施建设的滞后，影响人事档案信息化的安全管理。因财力的限制，一时不能完全解决的问题可分阶段分批次地实施兑现，逐步完善软硬件等基础配套设施。目前我国人事档案信息化安全建设中，软硬件和网络设施已经有了一定的基础，但整体来说，大多处于起步阶段，投入还非常不够。由于受资金的限制，信息化基础设施明显落后，有的仅配置了微机，且硬件老化严重，影响着人事档案信息化的安全。有鉴于此，人事档案管理信息化建设还应不断加大资金投入，从而进一步加快人事档案信息化安全工程的有序推进。
2.应建立完备的人事档案信息化管理系统，规范人事档案信息安全管理
建立程序化、制度化管理体系是保障人事档案信息化网络安全、系统安全和档案信息安全的必要措施。在网络方面，制定防火防盗管理制度，从而支持档案管理机构内部网络基础设施中档案信息系统健康运行，使该机构局域网内部访问互联网的操作规范和用户访问内部档案信息资源得到保障。在系统方面，可以制定档案个人PC和客户端的安全操作，以此来规范客户端的安全。具体从以下几方面着手：客户端的上网规范、客户端的安全配置制度、客户端操作系统的安装、运行以及维护方法、单位及个人用户在使用人事档案管理信息系统时的操作规范等等。在数据方面，可以根据档案信息的安全级别和保密程度，订立相应的数字档案信息安全存储管理规范，分门别类地制定不同的管理规范，以此确定不同的存储方案。 在建立完整的人事档案信息化管理体系的基础上，还应建立人事档案数据库，从而更加方便、快捷地利用人事档案信息。为进一步实现信息资源共享，提高档案管理工作的效率与质量提供技术依据。局域网内建立人事档案网络化管理体系，处理和解决好使用权和管理权问题。可以通過两个方面来实现：一是对档案的数据库采取切实有效的安全防护措施，防止人为的档案信息的篡改、损毁以及遗失；二是做好保密工作，在人事部门内部实行工作人员的信息网络化管理，通过对限定的用户管理分配不同的用户以及设置用户的系统权限，确保信息资料安全防护。
3.加强学习和培训，提升人事档案管理人员的技能和素质
建立健全适合人事档案信息化管理制度，要以国家信息安全管理法律法规为基础，并要求所有人员严格遵守这一制度。
网络环境下的人事档案工作对从业人员提出了更高的要求，工作人员应树立终身学习的新概念，不断更新自己的知识结构，拓展自己的知识面，提高个人素质。要做好人事档案管理工作，必须要定期对档案管理人员的政治素质和业务素质进行培训。首先，一方面提高人事档案管理人员的政治素质，用先进的理念和创新的思维武装头脑。另一方面，培养其良好的职业道德，严格遵守保密制度，具有事业心和责任感。其次，创新培训方式，建立良好的学习机制。定期对档案工作人员通过讲座、知识小竞赛等各种形式进行培训，加强人事档案的制度学习。与此同时，在拓宽知识面的基础上，提高综合分析能力，增加业务知识的培训，加强计算机基础知识的掌握，熟悉人事档案管理安全系统的运用[3]。通过这一系列培训让人事档案管理人员不仅能熟练掌握档案业务知识，又能对计算机安全技术自如操作的复合型人才。
4.加强领导的安全意识，提高档案管理员的综合能力
加强各级领导的安全意识，尤其是分管人事档案管理领导的安全意识，并加大力度在人事档案信息化工作人员中进行宣传，这样不仅可以得到更多的支持，而且可以促进人事档案管理制度化、现代化和信息化的实现。要明确做好人事档案工作的首要基础是硬件建设，前提条件是领导的重视程度。人事档案的安全管理工作应纳入整体工作计划之中，在机构设置、人员配备、经费使用等各个方面予以保证。
在科学技术突飞猛进的信息化时代，强化档案管理工作的信息化意识、科技化意识，实现档案管理由传统的手工管理向现代计算机及数字化管理的转变意义重大。传统的手工管理重视管理、轻视利用已经不符合现实的需要，而现代化的档案管理必须要应用计算机技术，变传统的“封闭型”为现代的“开放型”，积极应对知识经济带来的挑战和机遇。
绝对的安全并不存在，安全只是相对的。社会在不断进步，随着技术的逐渐完善、产品的逐步换代和系统的不断升级，一定时期的安全措施将难以满足安全性的要求。再加上内部人员流动、制度方面的漏洞、黑客攻击和病毒攻击等因素，安全保障可能会由原来的安全变得不够安全[4]。所以，一方面，在安全技术方面需要不断跟进，第一时间检测安全措施是否完善，掌握单位安全管理效果，从而及时调整安全管理办法。另一方面，管理制度要与时俱进，人事档案管理人员在技术和素质方面要不断提升，并充分发挥领导在人事档案安全工作中的重视作用，以确保人事档案信息化建设的发展。
参考文献
[1]李旭红.干部人事档案数字化外包风险及对策探析[J].中国档案.2018（1）：42-43
[2]红梅.新时期人事档案管理信息化建设探讨[J].内蒙古科技与经济.2018（15）：40
[3]杨凤仙.浅谈人事档案电子信息化管理[J].图书与档案.2009（19）：364
[4]武庆文.新形势下人事档案管理的信息化建设分析与研究[J].档案管理，20148（9）：234.
作者简介：马秋妍（1987.10-），女，河南省辉县市人，教育学硕士，主要研究方向：教育学和教育学管理，学生管理，档案建设，档案理论，档案实务。
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