人事档案信息化给职业院校管理带来的挑战
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【摘要】人事档案管理是职业院校管理的重点内容，信息化时代，高校的各项管理工作都加大了对信息化的利用，人事档案管理也逐步开始实行信息化的管理模式，对于人事档案的管理效率有着很大的帮助。从档案管理的发展来看，信息化管理是未来发展的大趋势，在实行信息化管理的过程时，也对职业院校的管理工作提出了新的要求。本文主要研究人事档案信息化给职业院校的管理带来的挑战以及应对这些挑战的对策。
【关键词】人事档案;信息化;挑战;对策
一、人事档案信息化概述
（一）人事档案。人事档案是国家档案的重要组成部分，人事档案主要产生于人们的社会活动，将经过组织审查，记录和反映人的精力和能力的内容，以文字、图片等方式记录下来，建立档案。人事档案有着实时性、动态性、真实性和机密性的特点，是进行人才考核的重要依据。在我国，人事档案十分重要，直接与人们的职称、政审、养老保险、医疗保险、户口等内容挂钩。
（二）人事档案信息化。信息化就是利用现代化的网络技术、通信技术、数据库技术等，将研究对象的信息进行汇总，形成数据库。人们可以利用数据库信息进行工作、学习、生活和辅助决策等。档案管理信息化就是进行档案管理时，采用信息化技术，使档案上升为一种信息资源。信息化时代下，人们利用计算机技术、多媒体技术、扫描技术、数字技术、存储技术，实现人事档案的电子化转换，人事档案通过各种载体，变为一种信息资源。人事档案数据库的建立，实现了人事档案资源的共享，提升了人事档案资源的利用率。
二、人事档案信息化给职业院校管理带来的挑战
（一）對档案管理体制和管理理念的挑战。传统的档案管理体制，管理比较分散，例如，教务处、人事处、财务处、学生处都可以进行人事档案的存放。档案资料比较分散，管理工作无法形成科学化、规范化、标准化管理。这种管理体制下，档案管理难度大，档案利率用低。人事档案信息化管理势必需要将档案集中起来，进行信息化的转化，档案分散放置的情况严重，影响档案信息化的进程。此外，对于人事档案的管理，主要将其视为一种档案的保存，未将其视为一种档案服务，因此，档案管理工作滞后，效率低下，缺乏服务意识。信息化时代，对职业院校的管理体制和管理理念都带来了挑战，只有调整管理体制和理念，才能保证档案信息化的建设。
（二）给档案管理人员带来的挑战。人事档案管理工作主要依靠人事档案管理人员进行，档案管理人员的素质直接关系着人事档案信息化的进程。由于人事档案管理工作一直不受重视，档案管理部门的资金投入和人力资源的投入都较少。职业院校人事档案管理部门成员比较固定，很少有新成员加入，而且岗位工作的员工，大多为一些老员工，不仅工作没有热情，而且工作效率低，缺乏创新能力，对于信息化的技术要求，无法适应。年龄大、学历低、工作量大是职业院校人事档案管理的写照。信息化时代，人事档案实现信息化管理，势必需要运用新的管理方法和管理技术，对于档案管理人员的素质要求比较高，既要掌握档案管理的专业知识，还有懂得计算机网络的相关技术。因此，档案管理人员的素质偏低，是人事档案信息化面临的巨大挑战。
三、职业院校应对人事档案信息化挑战的对策
（一）完善人事档案管理体制，强化管理意识。由于职业院校在人事档案管理方面存在分散管理的模式，不利于档案管理的标准化和统一化管理，也阻碍着档案信息化的建设。因此，必须建立起完善的人事档案管理制度，以此来约束档案管理行为。人事档案管理体制的完善，需要结合国家关于档案的规定、职业院校档案管理工作，完善规章制度，为档案管理提供制度保障。首先，规范档案管理的流程。明确档案管理部门的职责，档案管理工作落实到个人，结合院校人事档案管理实际，建立管理流程。其次，完善人事档案的使用、传递、保存和保密制度。尤其是人事档案的信息化建设，还需要加强网络安全，保证人事档案信息的安全。最后，强化人事档案管理意识。档案管理并非简单地进行档案的存储、取放操作，而是应该重视档案管理的重要性，提升服务意识和档案资源利用意识。
（二）加强档案管理人员的培养。提升档案管理人员的素质，是保证档案信息化实施的重要途径。针对职业院校存在档案管理人员素质水平偏低的情况，需要加强档案管理人员的培养，培养一支具有高素质和复合型的档案管理人才。首先，更新档案管理人员的观念。加强档案管理的宣传，让档案人员意识到档案管理的重要性。其次，加强业务培训。针对档案管理的基础知识、档案管理信息化的相关技术，进行培训，打造具有档案管理知识和现代化技术的高素质队伍。最后，加强思想政治的培训。人事档案是一项安全性较高的工作，尤其是档案信息化之后，档案成为一种资源，存在被人为泄漏的情况，需要加强档案管理人员的思想政治培训，提升其职业道德。
四、结束语
综上所述，人事档案信息化给职业院校的档案管理体制和管理人员提出了更高的要求。要求职业院校完善档案管理体制，提升档案管理的意识，明确档案管理流程，加强档案管理人员的培训，打造具备档案管理知识和现代技术的高素质人才队伍，逐步推进人事档案的信息化建设。
【参考文献】
[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].山东工会论坛，2011，17（2）：174-175.
[2]王冠.浅析高校人事档案信息化管理的实现及意义[J].科技信息，2010（3）：12-13.
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