信息化时代人事档案管理模式创新路径
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作者:陈旭平
[摘 要]通常意义上，一个人要想在社会中生存立足，他的个人经历以及家庭情况都要有一些相关记载。只有建立一个完整的信息存储库，才可以为事业单位进行人员录用、聘用以及职位晋升工作提供一个相对科学的参考依据。人事档案是这些私人信息的一个载体，但随着社会发展，一些传统的纸质人事档案管理并不能很好地满足当前情况下对于人事管理的各种要求。可见，事业单位对于人事档案进行科学化管理，使其与档案管理模式不断创新，并充分运用信息化的优势特征至关重要。
[关键词]人事档案;信息化管理;创新
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.082
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）18-0-02
0 引 言
随着时代发展，为了满足信息化的要求，事业单位应该在进行人事档案管理时采取一些信息技术进行科学管理，人事档案处理方式应该符合时代要求，必须具备一定的安全性和科學性。事业单位应该结合传统的人事档案管理体系，对自身发展提出创新性改革，从而解决多项不合理问题，综合讨论出一项适合自身发展的新型人事档案管理体系，进而更好地实现信息化时代对于人事档案管理模式创新的目标及要求。
1 人事档案管理的定义及特点
在当今时代，各种信息传播速度较快，事业单位在进行人员招聘时，如果不能对一些具体资料进行详细采集记录，就会导致招聘信息延误，而人事档案信息化管理可以很好地解决这一项问题。人事档案管理是一项具有服务特性的工作，涉及一些人事档案收集、存放以及工作调配等多个方面内容，在人力资源管理工作中具有重要地位。
个人发展和单位发展都会受到人事档案管理的影响，受管理对象、内容和工作特点的影响，人事档案管理具有以下几个特点。①精准性和真实性。人事档案扮演着信息承载体的角色，为事业单位的人员录用提供了一个参考依据。因此，信息档案所记载的内容一定要确保真实合理、内容全面，要求事业单位根据实际工作的要求，对员工的全部信息进行一个初步了解，了解他们的学习经历、成长经历和思想方面。②全面性和流动性。管理档案的工作人员在很多时候，能够根据事业单位发展的要求，产生一些职位变动，所以相关人事档案要随着管理人员进行流动，必须要与档案所有者保持同步。③具备隐私机密性。人事档案记录较为全面，人员的个人信息都记录在册，其中，很大一部分内容均属于个人隐私机密，事业单位不应该对外公开，所以，单位一定要防止信息泄露。从事人事档案管理的工作人员要有高度责任感，尽最大努力确保档案信息的安全性，不可泄露人事档案的重要信息。
2 信息化时代人事档案信息管理的发展现状
当前情况下，我国一些事业单位的相关部门没有对人事档案信息管理工作有着足够的重视，没有提供一个合理的监督环境，人事档案信息管理工作效率低下，且档案管理的工作人员和档案所有者之间并没有建立明确的关系，在工作中进行沟通时会出现一定阻碍，致使人事档案信息管理工作缺乏一定的合理化和规范性，忽视了档案管理工作的重要性。事业单位的很多部门并没有建立一个完善的人事档案信息管理体系，且部门与部门之间也没有做好相关沟通，给档案管理工作带来了很多难题;相关管理人员缺乏专业的知识，不能很好地促进人事档案信息管理良好发展。
3 加强人事档案管理的必要性
在信息化时代，事业单位人事档案管理的发展要与时俱进，应该跟随时代潮流，结合信息化时代的发展趋势，进一步凸显自身特点，构建一个完善的管理模式。当今时代对于人事档案管理的工作效率提出了很高要求，传统的人事档案管理已经不能满足时代需求，事业单位应该寻求高效率的信息化管理发展道路。在信息化时代，数据海量性是一大发展特色，在人事档案管理工作中，要想准确记录海量数据，就需要采取一些信息化的方法进行管理，从而大量节约事业单位的人力物力资源，降低成本，从而有效提高人事档案管理工作的效率。
4 加强人事档案信息化管理的具体措施
4.1 建立相对完善的数字管理体系
事业单位可以建立一个相对完善的数字管理体系，进而促进本单位的人事档案管理更好地进行信息化建设。首先，根据实际情况建立一项比较完善的数据管理系统，借助各项高科技技术，对数字中的一些信息进行定期更新修改。其次，把并不包含个人隐私的信息准确地传送给相关部门，合理科学地提高人事档案信息管理工作的效率和质量。再次，在进行数据库建设时，还可以依据员工信息种类进行区别，方便后期工作查阅。最后，事业单位的一些管理人员可以依据数据库传达的信息，全方位地了解工作人员的工作态度和情况，从而很好地确保人事档案信息管理的协调一致性。
4.2 对人事档案管理工作人员进行相关职业素养训练
在进行人事档案信息管理工作时，相关人员的职业素养是工作的基本保障。员工应该不断提升自身的职业素养以及专业技术能力，保障工作质量。事业单位应该聘请一些比较专业的档案管理人员，对档案管理工作进行严格审查。此外，事业单位还要对相关管理工作人员进行考核，依据员工的具体情况为他们制作对应训练，针对性地进行一些职业素养培训。
4.3 创新档案管理的思路
管理具备服务属性，传统的档案管理模式只是把一些简单的工作进行整合。随着时代发展，这些较为机械的模式并不能很好地适用事业单位的发展要求，尤其是一些信息共享和运输工作，对于管理工作提出了更高要求。因此，档案管理部门一定要结合自身的实际情况，革故鼎新，把工作性质逐渐转向服务层面。在实际情况中，事业单位可以借助于信息化的诸多优点给需求者提供一些较为准确和科学的档案资料。这些经过专门区别的档案，很大程度上方便了需求者的信息查询，是一项高强度、高质量、高要求的服务工作。档案管理部门应该努力提升自己的工作质量和效率，不断扩大自己的服务范围，深入到各个行业和领域中。 4.4 加强工作主動性
众所周知，传统的档案管理材料大部分是一些纸质材料，但信息化管理中则是形形色色的电子材料。如果事业单位想大幅度提高工作效率和质量，充分满足需求者的各种诉求，就要把提高档案管理工作的主动性。在实际工作中，专业人员对于员工信息进行了更新处理之后，应该负责主动上传，当后期有需求时，管理系统可以主动把信息传递出去，提高工作效率，缩短信息传播的时间。此外，档案管理部门还可以进一步拓宽自己的服务渠道，优化各种性能，确保事业单位管理人员或者员工时时刻刻都可以对信息进行一个全方面查询，进而大幅度地提升档案管理工作的快捷性。
国家应该完善相关制度，根据我国当前人事档案信息管理工作的发展现状可以看出，各种问题不断凸显，尤其在技术方面，此外，事业单位对于员工管理的规范性也达不到要求。现阶段，事业单位人事档案管理变成信息化改革，事业单位应该建立一套比较完善的管理制度规范人事档案信息管理，只有依据相对科学的管理制度，才能对全部的管理工作进行监督和引导，从而实现自身高效的管理目标。
4.5 构建一个高效的人事档案信息化管理平台
为了提高人事档案信息化的管理速度，事业单位可以利用一些网站和新媒体来构建一个比较全面的人事档案管理平台，更好地实现人事档案管理工作的自动化和信息化发展。借助于互联网技术可以很好地把多项管理功能相结合，可以对一些信息进行实时更新和评价，大幅度降低人力物力资源浪费，合理提升工作效率。此外，最为主要的一点是加强信息化人事档案管理，进一步提高管理工作的精确度和高效性，全面提高人事档案管理工作的服务水平，实现人事档案管理工作的效益最大化。
5 结 语
随着时代发展，人事档案信息管理工作要加强信息化建设。事业单位不仅要在硬件设施上进行高度创新，还要加强档案管理工作人员的相关培训，主要目的是提供适合时代发展与要求的人事档案信息化管理服务。目前，若想完善人事档案管理系统，加快档案管理现代化发展，事业单位相关管理人员应该高度重视该项工作，切实把人事档案信息化技术应用到实际管理工作中，为自身发展提供一个良好的氛围。事业单位的档案信息化可以改善事业单位的管理环境，对人事档案处理具有极为重要的作用。因此，事业单位应该抓住发展机遇，结合各种丰富的高科技技术充实和扩展自身管理内容，改变自己的服务体系，切实促进信息现代化发展进程，在时代发展潮流中提升自己的竞争能力，进而更好地服务社会。
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