人事档案信息化管理模式对科研评审工作的意义
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【摘要】人事档案信息化管理模式的有效利用，可以最大程度发挥人力资源管理优势，为科研机构人才团队建设提供保障。因此，本文以人事档案信息化管理为研究对象，分析了人事档案信息化管理模式对科研评审工作的意义，阐述了科研机构人事档案信息化管理模式的应用现状。并提出了科研机构人事档案信息化管理模式优化措施。
【关键词】人事档案;信息化管理;科研评审
人事档案主要是在常规管理活动中形成真实材料，如教学、科研、行政管理等。人事档案是科研机构人员选拔、培养及人事调配的主要依据，具有突出的全面性、系统性、权威性、真实性特征。在科学技术不断发展的过程中，人事档案信息化管理模式在科研评审工作中应用范围不断拓展。因此，为保证人事档案信息化管理效益，对科研评审工作中人事档案信息化管理模式进行适当分析具有非常重要的意义。
一、人事档案信息化管理模式对科研评审工作的意义
（一）简化科研评审流程。在科研评审过程中，参与评审人员需要多次提交论文、培训证书、获奖证书、科研项目参与证明等文件，整体科研评审流程较复杂。而利用人事档案信息化管理模式，可以设置电子档案管理模块，对科研机构人员流动情况及工作情况进行综合分析，提高科研评审效率。
（二）保证科研评审公信力。2012年，我国政府开展了以科学学风建设为主题的百位院士演讲活动。百位院士巡回演讲活动的开展，推动了高等院校学术诚信机制的建设步伐。而通过开展人事档案信息化服务，可提高科研机构人员信息公开透明程度，为公众参与评审提供有效的渠道，避免科研投机造假现象发生。
（三）降低科研评审资源损耗。节能环保是我国政府对科研评审工作提出的最新要求。而千人计划、百人计划、杰出青年科技等一系列计划的提出，促使科研评审人员需要审阅大批材料。此时利用人事档案信息化管理模式，可以降低参与评审科研人员提交资料的概率。在提高科研评审效率的同时，也可以降低科研评审资源损耗。
二、科研机构人事档案信息化管理模式构建原则
在人事档案信息化管理模式构建过程中，科研机构需要遵循服务性原则及与时俱进的原则，保证人事档案信息化管理模式与科研评审事务相适应。一方面，作为整体档案的一个分支，服务性原则是人事档案的基本原则。人事档案管理人员需要严格遵循以人为本的原则，面对整体科研团队，制定合理的信息化服务规则，保证人事档案信息化管理的公平性。
另一方面，在信息化技术不断发展的进程中，人事档案管理人员需要遵循与时俱进原则，不断转变人事管理思路，为人事档案信息化管理效果不断提升提供依据。
三、基于科研评审的档案信息化管理模式构建
（一）挖掘信息化管理资源。首先，为推进科研评审人事档案工作个性化建设，科研评审机构主要管理人员、档案管理人员应加强对档案管理工作的重视。以人事档案信息化建设为核心，将人事档案信息化建设与管理纳入人事制度改革体系中，逐步构建完善的人事档案信息化管理系统。其次，为保证科研评审工作顺利开展，科研机构管理人员可依托现有人事档案管理信息系统数据库，以省委组织部研发的干部档案目录管理系统数据为基础，将科研单位工作卡涉及的个人照片、工作证号、任免情况、目录信息等基础信息进行有机整合。同时利用现有人事档案与职称、工作时间、薪资待遇相关的信息进行有机整合。并依据最新人事变化信息，调整人事档案信息化管理模式，保证科研评审内部人员信息可控，避免人事档案、人员分离情况的发生。最后，为保证人事档案信息化管理数据的有效挖掘，人事档案管理人员可选择合理的档案管理软件，如GD2010档案管理系统。GD2010档案管理系统可综合开展收发文、日常文书管理、事业管理、归纳管理等工作，具有检索速率高、操作便捷、可编辑、检索页面丰富、数据安全稳定性高等优良特点。通过档案管理软件在科研机构人事档案信息化管理中的应用，可以进一步完善材料收集体系，为打印、登记、检索、汇集、修改、收集、整理等工作同步开展提供依据。此外，为保证最终人事档案信息数据的真实有效性，在电子类人事档案建设期间，科研机构人事档案管理人员可将其与纸质类文件进行对比分析。
（二）丰富信息化管理内容。人事档案是科研机构科研人员成就的主要评测依据。因此，针对现阶段人事档案信息收集难度大、个性化信息缺失的情况，科研评审人员可利用信息化技术，构建完善的科研机构人员奖励登记系统。鼓励内部人员在计算机网络终端自行填写自身奖励及荣誉信息，丰富人事档案奖励管理条目。其次，从科研评审档案管理层面进行分析，信息化人事档案管理平台的运行，为内部个性化科研人事信息的录入提供了依据。因此，在人事档案信息化管理模式运行期间，相关人员可将以人为本作为信息数据收集原则。从信息数据、实体数据两个方面，逐步提升丰富信息化管理内容。同时以科研人员工作机构为收集重点，综合分析科研人员科研、工作情况，拓展人事档案信息化数据展示空间。结合安全权限的设置，可避免恶意攻击对人事档案信息化数据公正合法性的不利影响。再次，人事档案信息数据库具有涉及环节多、耗时长等特点。因此，为保证人事档案信息化管理工作顺利开展，科研机构可依据现有在职职工及退休职工人数，设定合理的数据库管理规模。同时组建专门的科研机构人事档案信息化建设小组，由科研机构主要管理人员担任小组领导。在小组领导的指导下，对各模块人力资源、进度及建设质量进行协调分析。需要注意的是，在科研机构人事档案数据库建设期间，相关人员应对录入基础、关键信息进行重复多次核对。整体核对次数应在四次以上，避免数据录入错误对整体科研团队数据统计的不利影响。最后，在科研机构人事档案信息化系统数据库运行期间，若内部科研人员出现变化，如职称评定、学历提升等。科研管理人员可及时进行相关信息更新。并依据纸质文档归档模式，在GD2010档案管理系统中，设置计算机辅助档案管理模块。同时针对科研评审需求差异变化，合理设置电子类人事档案信息，为纸质文件、电子类文件管理工作顺利开展提供依据。
（三）弥补信息化管理漏洞。一方面，基于人事档案信息重复度高、耗费时间长、基数大的特点，在计算机环境中，科研机构人事档案管理人员可依据基础人事档案信息分类规律，深入分析人事档案基本信息变化趋势。并制定基于查漏补缺的目录表格。同时定期对现有人事档案管理目录与前期人事档案信息进行对比分析，及时发现现有人事档案信息缺失条目。并利用人事档案管理信息系统模块功能，对相关数据项进行模糊对比。同时完善对应数据项管控模块，保证后期信息化管理工作顺利开展。另一方面，电子文件运行设备、环境记录对后续电子文件应用具有一定的影响。因此，在电子类人事档案文件保管过程中，相关人员应综合考虑电子文件存储载体、信息软件技术、硬件技术动态发展因素，定期進行机读测试，保证信息可阅读性能。同时为避免软件技术或硬件技术变化对电子文件格式的影响，基于电子文件制作便捷、信息可修改性，相关人员可从保管方式、检索流程、保管要求、利用渠道等方面，明确电子类人事档案文件保管期限。并合理设定电子类人事档案保管方式。此外，针对以化学磁性材料为主要载体的电子类人事档案文件，人事档案管理人员可定期对内部人事档案信息数据库进行复制，避免化学磁性减弱对后期人事信息利用的不利影响。
四、总结
综上所述，在社会主义市场经济环境中，人事档案为科研人员、社会管理提供了有效的联系渠道。因此，依据我党对科研人事档案信息化建设的要求，相关部门应以国家信息化建设目标为依据，沿区域经济发展线路，深入挖掘档案信息化管理信息。同时以档案管理建设为基础，丰富人事档案信息化管理内容，弥补档案信息化管理漏洞，进一步简化科研评审流程，为科研评审工作效率的提升提供依据。
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