医院档案管理的特点及建设策略

来源:用户上传      作者:

　　摘要：当前，疾病已成为影响公民健康与社会稳定的重大热点与现实问题。在医院的管理中，医院往往更侧重于医疗技术水平的提升与健康医患关系的构建，而档案管理往往是被忽略的存在。事实上，档案管理作为医院管理的一部分，对于医院的发展有积极意义，给予档案管理足够的重视，并针对档案管理中的间题提出改进策略是非常必要的。基于此，本文从分析医院档案管理的特点人手，分析了医院档案管理的重要意义，进而提出加强医院档案管理及利用的有效策略，希望能为医院档案管理提供参考与借鉴。
　　关键词：医院;档案管理;建设策略;管理模式
　　中图分类号：R197.4;G271 文献标识码：A
　　随着科技的进步，经济建设的发展，医院档案的价值越来越突出，在这一背景下，医院必须加强档案管理工作，积极创新档案管理模式，并针对档案管理中出现的问题寻求解决措施，从而推动医院的可持续发展。
　　1 医院档案管理的特点
　　1.1 医院档案的类型
　　根据医院的档案职能及内容，可将医院档案分为4种：行政档案，即在医院行政事务管理中形成的档案，包括公文资料，如上级通知、指示等;经营档案，就是与医院财务收支相关的档案，包括预算管理资料、负债管理资料、事业基金管理资料及成本核算管理资料等内容;病案档案，主要是与患者治疗有关的资料;人事信息档案，包括医院员工的入职信息、工作经历及奖惩情况等内容。
　　1.2 医院档案管理的特点
　　1.2.1 复杂性
　　医院的档案来源于医院的各个医护科室、病案室及后勤部门等，各部门定期把本部门的资料移交档案室，内容涵盖医院的业务、科研成果、财务、人事、党务等方面;而从档案来源看，除上级、行政、政策及党务文件外，还包括业务部门之间的往来文件等内容。
　　1.2.2 系统性
　　医院的档案以医疗档案为主，具有较强的专业性，所以在资料管理上必须构建成套的体系，突出专题。所以在进行档案资料分类的同时也要突出系统性与成套性，使之构成有机的系统整体。
　　1.2.3 阶段性
　　档案管理的阶段性主要表現为档案的收集与整理需要分阶段来完成。医院管理内容广泛，涉及多个科室与领域，使得档案存放具有分散性，为确保业务档案的连续性，必须定期把一定期间内产生的资料及时移交档案室进行归档处理，确保档案的完整。
　　2 医院档案管理的重要意义
　　2.1 强化医院管理的需要
　　对于医院来说，加强档案管理首先有利于医疗资源的合理配置，其次有利于提高医院的工作效率。当前，随着工业污染造成的环境恶化以及人们生活压力的加大，人们的患病机率皇上升趋势，并且发病人群呈现年轻化趋势。根据相关调研，发展中国家的医疗机构的档案使用率更高，这也反映了疾病的发病率持续上升。当前，相当多的疾病的治疗周期长、成本费用高，加强档案管理有助于医院积累治疗经验，节约治疗成本，推动医院管理的顺利进行，从而促进医院提高医疗资源使用率。
　　2.2 提升服务水平的要求
　　医院的档案来源于临床实践，是医院过往历史的真实记录，可以全面客观地反映医院的人文底蕴与医疗水平，服务于医院的发展。依据医疗档案进行详细分析，可以总结经验教训，从而提高医疗水平，对于医疗实践也有积极的促进作用。另外，根据医疗档案分析医患纠纷的原因，可以找出医院业务建设与制度建设的不足，为医院管理层决策提供参考，对于提高医护人员服务水平，构建新型、和谐医患关系也能起到促进作用。
　　3 医院档案管理及利用的有效策略
　　3.1 优化档案管理制度
　　第一，医院应根据当前档案管理的特点，明确档案日常管理工作的详细标准及要求，并制定与之相符合的规范化与标准化管理制度，加大制度的执行力度，将建章立制落到实处，使医院档案的收集、整理、利用与鉴定等环节更为标准与高效，具体来说可从如下几方面入手：
　　一是医院在开展档案管理时，应明确涉及的各部门的职责与任务，并根据疾病种类制定相应的档案管理办法，并为档案人员的业绩考核制定相关标准，为档案管理夯实基础;二是医院应根据不同病种及患者的治疗情况，制定档案规划管理措施，包括编制目的及要求、患者恢复情况分析、阶段性治疗目标、医疗措施的实施时间与治疗规划、病情跟踪等;三是当前，我国的医疗机构对于档案管理的研究还不完善，且没有统一的档案管理标准，对此，医院应构建病情评估体系，实施准确诊治，在诊治过程中全面收集和积累资料，进一步完善档案管理环节，使其更加规范化与科学化。
　　3.2 革新档案管理观念
　　医院应加强档案管理宣传，提高人们对档案管理的认识，转变传统的工作观念与工作模式。在档案管理中，档案管理的工作人员要改进工作方式，积极进取，转变观念，顺应时代发展，树立全新的档案管理理念，提高档案管理素养。档案管理人员应认识到先进技术在现代档案管理中的重要作用，主动为档案管理水平的提升提供技术支撑。
　　当前，尽管医院对档案管理有了一定的重视，但相较于计算机等行业，医院在档案管理方面的重视程度还有待提高。有些医院领导片面地认为档案管理仅仅是整理资料并使之归档，为节约人力成本，有的医院不设专职档案管理人员，多由临近退休的医护人员管理，使得医院的档案管理混乱、不规范。所以，医院要重视档案管理部门的人才建设，采取常态化与专题培训措施，提高档案管理人员的专业素养，在加强既有档案人员培训的同时，还要引进优秀管理人才，为医院的档案管理注入新鲜血液，带动医院档案管理水平的提升。
　　3.3 理顺档案管理机构
　　一是医院应从档案共享的角度出发，建立医院综合档案室，加强档案库房建设及管理，在各个科室都配备档案员，在档案采集、加工、利用的各个方面都要实施开放型的服务，摆脱被动、重复、繁琐的工作模式，要通过快捷的检索途径把档案信息传达到临床一线;二是医院应建立档案网络化协调机构，从技术和行政两个方面指导档案管理与开发，推动档案管理与利用方式的变革，尽快实现档案信息资源的共享。 　　3.4 改善档案管理条件
　　3.4.1 加强档案管理的资金投入
　　医院要加大档案管理资金投入，为档案管理提供可靠的资金支持。应及时维护档案管理的基础设施，为档案管理人员的培训及奖励提供充足的资金。当前，公立医院的经费主要来源于医疗费用及财政补贴等，但这些还远远不够，对此医院要从实际出发，制定合理、科学的分配制度，改进经费管理模式，确保资金的充足。
　　3.4.2 提高档案管理人员的业务能力
　　档案管理人员的素质与档案管理的水平有直接关系，医院的档案资料的来源主体较为复杂，能否科学、合理地管理这些资料在很大程度上取决于档案管理人员的业务技能水平。档案管理人員既要掌握档案管理知识，又要了解相关疾病知识及疾病就诊流程等知识，为档案的收集及整理工作奠定基础。当前，医院有受限于经费不足等因素，往往将有限的资金用在医务人员诊疗技术的提高上，而忽略档案管理对医疗工作的巨大促进作用，对档案管理人员的培训力度不够。对此，医院领导要给予档案管理人员足够的重视，为档案管理人员学习、培训创造条件，更新其知识储备，促进档案管理人员业务水平的提高，促进档案管理水平的提高。
　　3.4.3 不断提升档案管理的规范化水平
　　一是医院应对各类型档案进行清点和检查，及时清理或封存已经过期无用的档案，以避免在档案电子化转型中出现重复管理、无效管理的现象;二是对于内容混乱、卷宗过厚的档案应进行重新组合与编排，实现档案的精简化和高效化;三是对于命题不准确的档案要进行重新命题，避免在档案信息化转型中出现无法识别的问题，最大化地提升档案检索的效率;四是要做好医院文书与档案管理的衔接，各类文书资料要及时归档立卷，并实现规范化，如纸张大小、文字格式等应高度统一，收发文件应及时登记，文件缺失要及时找回等，确保文书的准确性、完整性，为档案管理夯实基础。
　　3.5 确保档案信息安全
　　3.5.1 构建档案信息管理系统
　　随着信息技术的进步和网络的普及，医院的信息体系的覆盖范围也随之扩大，同时信息安全也成为备受关注的问题。相较于电子档案，纸质档案的安全存储无论是制度还是技术都很完善。而电子档案则面临较多的威胁，为确保其安全，医院必须制定科学的操作规章制度，并聘请专业技术人才来解决技术上的不足。同时，还要加强电子档案管理，避免不当操作造成的档案损坏，并且要对已归档的档案做好备份工作，以提高档案管理的安全性。
　　3.5.2 聘用专职档案管理人员
　　医院档案信息的整理、查阅等工作都需要专业的档案管理人员，这也是档案信息安全的重要因素，合格的档案管理人员要具备以下素质：一是保密意识。保密意识对于档案管理来说是最基本的要求，是档案安全的重要前提，直接关系到医院资料的安全;二是高度的责任心，具有优良的工作作风，勇于负责;第三，事业心，在日常档案管理中，应严格执行相关规定，对使用过的档案应及时核对，针对发现的问题要及时查明原因并予以改正。
　　4 结束语
　　提高医院的档案管理水平，是促进医院发展的措施之一，当前医院的档案管理有了一定的提高，但还不够，档案管理人员应不断提高业务水平，提高档案管理的规范化水平，从而促进医院管理水平的提高。
　　参考文献：
　　[1]关菊秋.加强医院电子档案管理的对策分析[J].理论观察，2018（4）：153-155.
　　[2]李妙蓉.浅谈提高医院病例档案管理的措施[J].办公室业务，2018（16）：167，173.
　　[3]王海艳.当前医院人事档案管理中存在的不足与优化策略研究[J].信息记录材料，2018（2）：235-236.
　　[4]陈亭君.新时期中医院人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2018（5）：138-139.
　　[5]李新跃.医院病历档案管理中存在的问题和解决措施——以华容县中医院为例[J].档案时空，2018（4）：42-43.
　　[6]朱颖.谈医院病历档案管理存在问题及对策[J].信息记录材料，2018（1）：44-45.
　　[7]汪利华.浅析医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用[J].中国继续医学教育，2019（3）.
　　[8]徐国栋.新医改背景下医院档案管理的改进策略研究[J].科技与创新，2019（2）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15059334.htm