用友ERP―U8V10.1供应链业务处理常见问题解析

来源:用户上传      作者:李霞林 王国清

　　[摘    要] 会计电算化是高校会计专业的一门专业核心课程，为培养既精通理论知识也熟练掌握财务会计应用的高素质复合型人才助力。为更好地满足ERP财务业务一体化软件实训教学需要，本文对供应链业务处理教学中出现的问题进行了总结与归纳，并提出问题解决方案，期望能对ERP-U8V10.1软件实训教学和相关使用者提高教学和工作效率有所裨益。
　　[关键词] 用友ERPU8V10.1;供应链;采购;销售
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 029
　　[中图分类号] F232    [文獻标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）21- 0075- 04
　　0      引    言
　　供应链业务的处理是会计电算化或财务软件应用教学中的重要内容，主要包括采购和销售业务，涉及的功能模块有采购与应付款管理模块、销售与应收款管理模块、库存管理模块和存货核算模块。由于该类业务涉及多个部门，加上业务处理过程中单据传递的连贯性，使得处理流程较复杂，学生不易掌握其设计原理和操作方法。尤其是操作过程中出现问题后，如果不解决则无法进行后续操作，对学生学习积极性影响较大，也给实训教学带来不小的困难。
　　为了培养全面素质的职业人才，我们不但要教会学生正确的工作方法、工作过程，还要教会他们如何快速解决实际应用中出现的各类问题。本文针对学生在供应链业务处理操作过程中出现的各种问题进行了归纳、总结，并提出相应的解决方案，以帮助学生更好的理解供应链业务设计原理和操作流程，从而更全面、更熟练地掌握ERP软件的操作与应用。
　　1      供应链管理模块简介
　　供应链管理是用友ERP-U8管理系统的重要组成部分，它是以企业购销存业务环节中的各项活动为对象，不仅记录各项业务的发生、还有效跟踪其发展过程，为财务核算、业务分析、管理决策提供依据，并实现了财务业务一体化全面管理，实现物流、资金流管理的统一。
　　用友ERP-U8供应链管理系统主要包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等几个模块，主要完成对采购、销售、库存业务环节的控制和对存货出入库成本的核算。
　　2      供应链模块日常业务典型问题诊断与处理
　　2.1   采购与应付业务典型问题诊断与处理
　　（1）进行受托代销业务处理填制采购订单时找不到相应存货，该存货已经在存货档案中设置。
　　原因分析：出现该问题的原因可能是在进行存货档案设置时，存货属性项目未勾选“受托代销”选项。
　　处理办法：在“基础设置—基础档案—存货—存货档案”功能下修改存货档案，勾选“受托代销”属性。修改完成后重新登录系统即可。
　　（2）录入采购订单时参照不到“受托代销”业务类型或采购类型。
　　原因分析：如果是参照不到业务类型，是因为在进行采购管理模块参数设置时未在“业务及权限控制”选项卡中勾选“启用受托代销”业务选项;如果是参照不到采购类型，是因为在进行采购类型基础档案设置时未设置该类型。
　　处理办法：参照不到业务类型时，在“采购管理—设置—采购选项”功能下的“业务及权限控制”选项卡勾选“启用受托代销”业务选项，确认后重新登录系统再进行操作。参照不到采购类型，则只需在“基础设置—基础档案—业务—采购类型”功能下增加“受托代销”采购类型。
　　（3）参照到货单生成采购入库单的业务类型不能修改。
　　原因分析：由于采购入库单是参照生单，其业务类型继承了到货单的业务类型，本入库单不能修改。
　　处理办法：先由到货单填制人在“采购管理—采购到货—到货单”功能下修改其业务类型，再生成入库单时直接继承其业务类型。
　　（4）无法手工录入采购入库单。
　　原因分析：如果在采购选项中设置了“普通业务必有订单”，则采购入库单不能手工录入，只能通过“生单”功能，参照生成采购入库单。
　　处理办法：若要手工录入采购入库单，需要在“采购管理—设置—采购选项”功能下的“业务及权限控制”选项卡将参数“普通业务必有订单”选项取消。
　　（5）填制采购入库单时，查询不到已设置的仓库信息。
　　原因分析：该操作员没有仓库查询权限。
　　处理办法：在系统服务菜单的“权限—数据权限分配”功能下，设置该操作员仓库业务对象的查询与删改等操作权限。
　　（6）无法录入采购专用发票，只能填制采购普通发票。
　　原因分析：未在基础档案设置有关开户银行信息。只有设置了开户银行相关信息后，才能填写采购专用发票，否则只能填写采购普通发票。
　　处理办法：在“基础设置—基础档案—银行档案”和“基础设置—基础档案—本单位开户银行”功能下完善开启银行信息后，再来填制采购专用发票。
　　（7）不能对采购发票进行修改。
　　原因分析：采购发票不能修改，往往是因为已经进行了后续的业务处理，如已对该发票进行了审核、结算，或已根据该发票完成了存货记账并制单，已经对该发票相关的应付款项进行了确认和制单，即完成了后续业务操作。
　　处理办法：在已经对相关发票进行了后续操作的情况下，如果发现错误需要修改，必须进行所有后续操作的逆操作。如采购发票已经审核与制单，则需要首先执行“应付款管理—单据查询—凭证查询”功能，在该功能下删除相关凭证，然后执行“应付款管理—应付单据处理—应付单据审核”功能，在该功能下取消单据审核。完成该两项操作后，即可进行发票修改。 　　（8）不能录入期初采购入库单，只能录入采购入库单。
　　原因分析：采购入库单在采购期初“记账前”和“记账后”两种状态下录入的单据是不同的。采购期初记账前，执行“采购入库—采购入库单”功能，系统显示“期采购入库单”，该状态下可新增录入上月已入库的相应存货。而采购期初记账后，再次执行“采购入库—采购入库单”，则系统只能录入该月新增入库的存货。
　　处理办法：先在“采购管理—设置—采购期初记账”功能下取消采购期初记账，然后执行“采购入库一采购入库单”功能，录人期初入库单。
　　（9）无法取消采购期初记账。
　　原因分析：该种情况可能有几种原因。第一，存货核算模块已期初记账导致采购管理模块无法取消期初记账。第二，执行期初记账后又处理了当月新业务，如某笔采购业务已完成采购结算，导致取消采购期初记账功能不可用。
　　处理办法：如果是第一种原因，则只需要在“存货核算—初始设置—期初数据—期初余额”功能下，对各仓库数据执行“恢复”操作，取消存货期初记账。然后，返回采购管理模块，在“采购管理—设置—采购期初记账”功能下执行取消采购期初记账操作。如果是第二种原因，则可通过“采购结算”菜单下的“结算单列表”子菜单删除对应的采购结算单，再返回期初状态即可取消期初记账。
　　提示：如果本月采购业务已经作了后续处理如付款核销、成本结转等操作，则需要对该业务进行逆向操作，直到取消所有操作为止，才能返回期初状态。
　　（10）不能参照采购订单生成采购到货单或入库单。
　　原因分析：采购到货单既可以手工录入，也可以根据已审核的采购订单参照生单。无法参照订单生成到货单可能是因为已生成的采购订单尚未审核或已经关闭。尚未审核的单据不能传递到下一环节，同样已经审核但已关闭的单据也不能进入下一环节。即不能由未审核或已关闭的采购订单参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。
　　处理办法：查看采购订单列表中的对应订单，如果未审核则进行审核处理，如果已关闭则重新打开已关闭的采购订单。
　　（11）采购入库单和采购发票不能自动结算。
　　原因分析：采购结算是指采购核算人员根据采购发票和采购入库单核算采购入库成本，执行采购结算功能系统自动生成采购结算单。自动结算时系统根据符合结算条件的采购入库单和采购发票进行结算，也就是说二者必须同时存在才可自动结算，缺一不可。
　　处理办法：不能完成自动结算，首先应考虑上述两种单据是否都存在，可查看采购入库单列表和采购发票列表。其次，可查看该单据是否已在采购发票录入环节执行过结算。已在发票录入窗口完成结算的单据不能再次结算。第三，应对上下游单据之间的关联性进行检验，即该发票是根据采购入库单生成的，还是手工录入的。如果是参照生成的且没有结算，可通过“自动结算”菜单完成结算，反之则需再增加结算条件才能完成结算。
　　（12）进行手工结算时查询不到相应的采购运费发票。
　　原因分析：采购运费是要进行分摊处理并计入采购成本的，自动结算功能默认处理采购入库单和采购发票，对采购运费发票不能结算，此时应选择手工结算模式。如果进行手工结算时查询不到相应的采购运费发票，可能是操作员已经先将采购发票和采购入库单进行了结算，而剩下了采购运费发票未进行处理。所以应删除已结算的该笔业务生成的结算单。选择对采购发票、采购入库单和采购运费发票先分摊后进行手工结算。
　　处理办法：首先，查看采购结算单列表中是否存在对该笔业务的采购发票和采购入库单进行了自动结算的单据。如果有，则应删除该结算单。其次，执行“采购管理—采购结算—手工结算”功能，在该窗口执行“选单”操作，查询需要进行结算的发票（含采购发票和采购运费发票）和入库单，然后对发票和入库单选择分摊方式（按数量或金额）进行费用分摊，最后再进行结算。
　　提示：“营改增”后用友ERP—U8软件虽然考虑了“营改增”的相关政策，但是填制采购运费发票只能通过采购专用发票的方式录入。该项操作的前提是先在存货档案里添加“运输费”这种存货，并设置其属性为“应税劳务”。也就是说，用友ERP—U8软件是将运费作为应税劳务存货来处理的。
　　（13）在采购业务处理时，已经参照采购订单生成了采购到货单、采购入库单、采购发票，并进行了采购结算，却发现采购订单有错。
　　原因分析：采购到货单根据采购订单生单，采购入库单根据蓝字采购到货单生单，采购发票一般根据采购入库单生单，当采购订单输入错误之后，采购业务流程下的一系列单据都是错误的，没有生成下游单据的采购结算单可以直接修改或删除，已生成下游单据的采购发票、采购入库单、采购到货单、采购订单则不能直接修改或删除，需要先删除下游的单据才可进行修改或删除。
　　处理办法：①在“供应链—采购管理—采购结算—结算单列表”功能下，选中错误结算单，删除。
　　②在“供应链—采购管理—采购发票—采购发票”列表，选中错误的发票，删除。
　　③在“供应链—库存管理—入库业务—采购入库单”功能下，选中错误的采购入库单，先弃审后删除。
　　④在“供应链—采购管理—采购到库—到库单”列表，选中错误的采购到货单，先弃审后删除。
　　⑤在“供应链—采购管理—采购订单—采购订单”列表，选中错误的采购订单，先弃审后修改。
　　所有逆操作完成后，再按正常采购业务流程执行顺向操作即可。
　　（14）无法完成采购月末结账。
　　原因分析：月末结账环节不能结账，往往是因为该月采购业务未进行完相应的业务处理， 比如暂估业务是否已完成暂估成本的處理，到货入库的存货是否已在存货核算模块完成采购成本确认，所有的采购业务是否已完成采购结算，所有到货入库的存货是否已在存货账簿中进行单据记账，所有仓库是否都已完成采购成本的期末计价等。 　　处理办法：先检查有哪些未完成的业务，先完成业务处理，再进行结算处理。
　　2.2   销售与应收业务典型问题诊断与处理
　　（1）销售人员在开具销售专用发票时，不能保存和审核，系统弹出“库存现存量控制检查─以下存货可用量不足”提示。可检查发现库存期初数据已录入，现库存数满足当前业务量需求。
　　原因分析：当库存期初数据录入后如果没有进行批审，库存数据无法传递到其他系统，库存数满足当前的业务量需求，但在销售管理模块保存销售专用发票时仍会提示库存可用量不足。
　　处理办法：在“库存管理—初始设置—期初结存”功能下对各个仓库分别进行批审。在对库存期初数据进行批审时还要注意变换仓库，对每个仓库都进行批审。
　　（2）录入销售专用发票时，发票号不能修改。
　　原因分析：未在单据编码设置中设置可修改销售专用发票号。
　　处理办法：在“基础设置—单据设置—单据编号设置”功能下修改销售发票单据编码设置。
　　（3）具有应收单据审核权限的操作员在审核应收单据时查询不到应收单。
　　原因分析：该操作员无权限查看其他操作员填制的单据。
　　供应链系统有三个权限设置，即模块权限、功能权限和数据权限。通过三个权限交叉设置来进行相关的权限控制。操作员能进入企业应用平台中的应付单据审核界面，说明模块权限和功能权限已设置正确。在数据权限控制设置中查看是否对用户进行了控制，在对用户进行控制的前提下，操作员不能对单据或凭证进行查询、删除、审核、弃审，说明没有赋予该操作员对该账套相关单据处理的权限。
　　处理办法：赋予该操作员对该账套应收单据处理的权限。由账套主管执行“企业应用平台—系统服务—权限—数据权限控制”取消用户控制。此外，再由主管对该操作员进行“数据权限分配”，允许该操作员查看和审核由其他操作員填制的单据。
　　（4）发现收款核销错误如何取消。
　　原因分析：应收核销是收到货款，对收款单和销售发票进行核销处理，应付核销是支付货款，对付款单和采购发票进行核销处理。应收核销在应收款管理模块操作，应付核销在应付款管理模块操作。已进行收/付款核销后发现发票或收/付款单错误，可以先取消核销操作再对相关单据进行修改。
　　处理办法：如果是应收核销错误，则执行“应收款管理—其他处理—取消操作”功能，选择要取消的操作类型为“核销”，确认后即可在“取消操作”窗口进行取消收款核销操作。如果是应付核销错误，其取消操作在“应付款管理—其他处理—取消操作”功能下进行。类似的取消坏账处理、汇兑损益、选择收款、应收冲应付等操作都可在此处处理。
　　（5）直运销售记账时找不到直运采购和直运销售发票
　　原因分析：直运销售记账时只能针对直运采购和直运销售两种业务类型的票据进行操作，如果采购发票和销售发票的业务类型未选择“直运采购”和“直运销售”，则执行直运销售记账是参照不到的。
　　处理办法：如果发票已审核，先弃审，再修改发票的业务类型。如果发票是根据订单或发货单生成的，不能直接修改其业务类型。这种情况下必须先删除发票，然后修改订单或发货单的业务类型，再根据订单或发货单生成发票后进行直运销售记账。
　　2.3   库存业务常见问题诊断与处理
　　（1）无法在库存管理模块修改或删除销售出库单。
　　原因分析：库存管理系统中无销售出库单修改或删除的操作权限，因为销售出库单是根据销售管理系统中审核后的销售发货单自动生成的。
　　处理办法：在销售管理模块执行“销售发货—发货单”功能，找到相应的销售发货单并执行弃审操作，弃审后系统中对应生成的销售出库单也就删除了。然后再在该功能下修改销售发货单信息并进行审核处理，审核后系统会重新自动生成相应的销售出库单。
　　（2）在存货核算中正常单据记账后，执行“财务核算—生成凭证”功能时，找不到相应的出库单。
　　原因分析：如果存货的计价方式是全月平均法，即平时无法结转出销售成本，只有在期末处理后，系统才能自动计算并结转销售成本。因此，该项制单操作只能在存货核算模块进行期末处理后才能进行。
　　处理办法：查看基础设置里的仓库档案，如果存货所在的仓库是全月平均法，那就不用进行销售成本制单，等到核算系统期末处理后，再生成结转销售成本凭证。也就是说，无法生成凭证是正常的，不需要进行处理。
　　3      结    语
　　无论是在工作、学习，还是日常生活中，出现问题与差错都是一种常态，如何正确而有效应对就显得极为重要。由于各类教材往往注重介绍各类业务的操作步骤，却对业务处理过程中常见问题和故障处理方法较少涉及，以至学生在实际操作过程中出现的简单软、硬件故障都不能自行解决。其实，对财务软件的熟练应用除了掌握各模块功能和操作方法，更重要的是操作者在运用ERP-U8软件进行业务处理时对操作流程的整体把握，和业务处理过程中单据之间关联关系的正确理解。为更好地满足ERP财务业务一体化软件实训教学需要和帮助初学者更快地掌握问题业务的处理方法，本文针对供应链业务处理中出现的典型问题进行了总结与归纳，并提出相应解决方案，期望能对ERP-u8v10.1软件实训教学和实务工作者提高教学和工作效率有所裨益。
　　主要参考文献
　　[1]张倩. 用友U8V10.1供应链业务在实践教学中常见问题解析[J].当代会计，2018（3）.
　　[2]杨延风，葛新旗.用友ERP-U8V10.1环境下采购管理模块常见问题解析[J].商业会计，2017（10）.
　　[3]袁礼，周闪闪，陈菁. 用友ERP-U8V10.1供应链系统典型问题及解决办法[J].现代商业，2018（1）.
　　[4]赵长明.互联网金融中第三方支付的法律监管[J].商场现代化，2019（2）.
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