SAP系统的财务内部控制管理探讨
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作者:曲敬涛
[摘 要]SAP作为一种ERP系统，在近年来对我国财务核算软件市场影响较大，大中型企业核算软件的选择逐渐向其倾斜。SAP系统不仅能够实现财务数据核算，更能够将管理思想、战略目标以数据形式传递至系统中，强大的核算和管理能力对我国当前的核算与管理机制产生了一定冲击，同时也对使用SAP系统企业的内部控制提出新的要求。基于此，本文就SAP系统内部控制环境的变化及关键点进行分析，以期为相关研究者在强化SAP环境下内部控制工作提供借鉴。
[关键词]SAP;内部控制管理;财务
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.027
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）22-00-02
1 SAP对企业财务内部控制的影响
1.1 通过系统设置不相容职务权限，便于企业操作管理
SAP系统在系统核算管理控制模块中，对不相容职务进行了精细化分类，对不同行业中的不相容岗位做出了不同操作和审核权限，可以切实增强企业在运营过程中的权限意识，也便于企业在出现风险和问题时落实岗位责任。SAP系统在使用过程中权限划分极为明确，且数据交叉流动性较好，在明确岗位职能的环境下保障了数据传输稳定，能够基于企业实际的运营管理更改权限，切实增强了岗位数据传送的时效性，从而满足岗位制约的内控需求。SAP在实践操作中，对于岗位权限限制要优于目前市场上的其他ERP系统，脱离岗位审核的业务将无法进行，保障了生产经营活动完全在权限内实施，确保每一个风险控制点均被相关风险管理人员所控制。
1.2 控制方式发生变化
企业传统内部控制措施以手工纸质化的处理控制模式为主，在当前的信息化环境下，大多企业的内部控制虽然实现了信息化处理，但较多仍以人工管理为主。在SAP的管理模式下，内部控制机制能够以数据形式设定在系统内部，将生产经营活动转化为数据在SAP系统内流转，SAP系统内部依据内部控制机制所设定的程序公式能够将不同的业务数据传递至相关处理或审核责任人处，保障数据传递的完整和时效性，达到事中控制的目的，而传统的内部控制多基于对已经发生项目的事后审计和核对。
1.3 内部控制由事后监督转向以事前预防、事中检查为主
我国传统的财务核算软件受制于传统核算观念和客观条件限制，由财务人员对业务数据进行汇总录入，在月末通过人力结合电子技术对数据进行汇总和分析，在此环境中，需要在数据审核和分析过程中投入大量的人力和物力来保障数据真实有效，一旦财务部门人员编制不足或业务数据激增，往往难以在经营过程中提供具备时效性的财务数据，仅能够在月末数据汇总时为财务数据使用者提供参考资料，使企业内部监督管理和经营决策存在一定的滞后性。在SAP核算系统中，财务数据除部分较为特殊或较为依赖财务人员专业判断的业务需要财务人员手工录入外，大部分业务数据能够通过特定的程序公式转换为财务数据，财务人员可以降低数据录入的工作压力，转而强化数据复核和审查，财务数据能够在业务发生时进行实时更新，保障数据的时效性，同时也为内部控制和运营管理的事中控制和监管奠定了数据基础，有利于企业在经营过程中实时发现问题，并通过实时数据对发展方向进行及时有效分析和调整，提升企业的经营灵活性。
1.4 关键控制点发生变化
SAP系统与传统核算软件的核心差异在于数据的转换能力，传统的内部控制工作需要保障财务数据与业务数据配比，保障财务数据能够真实有效地反映企业的经营状况，但SAP软件能够通过程序公式对业务数据进行转换，大大增强了财务数据对经济业务反映的真实性，所以企业的内部控制工作在控制点上应该转移至财务人员手工录入的凭证以及业务人员对SAP操作的准确性上，保障原始数据的真实有效以及财务人员通过专业判断手工录入数据的准确性。
2 SAP环境下财务内部控制建设关键点分析——以销售和收款循环为例
与传统的控制关键点不同，在SAP环境下，企业集团对制订的预算计划可以导入SAP系统中，将相关价格权限、客户信用额度、发票开具、销售退货等权限进行分别设置，内部控制工作无需对业务人员超权限操作进行重点控制，需要对审批权限进行精准控制，保障业务发生符合企业的战略发展。
第一，企业需要依据战略发展需求区分重点业务与一般业务，制定业务指标并录入SAP系统中，实现销售预算的滚动预测和数据实时分析，为制订下一步销售计划服务。第二，系统中商品的销售价格可以被设定，不同权限人员可以对相同商品进行不同程度地折扣处理，一旦销售人员在低于管控价的基础上进行销售，在录入销售数据时即可触发相关审批流程，只有通过最终的权限控制人员审批，经济业务才能实现，数据才能推送至财务部门，财务部门才能进行结算和发票开具，保障生产经营活动得以有序进行。第三，销售印鉴保管、销售合同审核等通过有效权限设置，可以保障销售合同必须通过有效的价格审批、准确的法务控制实现，大大增强了每一笔经济业务的可控性。第四，销售活动在通过法务、财务等部门审核时，结算收款并开具发票后，销售部门能够在系统中进行出库操作，仓储部门依据出库单对商品进行出库，不会在单据传递过程中出现人为修改现象，避免产生出库商品与实际销售商品不符的风险。第五，从销售、收款、出库的角度来看，SAP系统中对于权限设定极为重要，在内部控制工作中对权限的使用情况要進行精准控制，从而最大限度地降低生产经营风险。
3 SAP环境下财务内控建设成效几个关键因素分析
3.1 集团一体化思路，统一流程操作 企业集团应用SAP系统时，必须对所有的子公司员工进行培训。SAP的操作模式和核算观念是对传统核算理念的推翻重置，在SAP系统中，企业集团核算是一个统一的整体，要求集团内的子公司摒弃原有各自的核算习惯，对相同的经济业务做出统一的复核结果。首先，企业集团必须对每一个会计科目的释义进行汇总并下发至各子公司，保障每一经济业务核算都是依据集团核算要求进行的，简单以财务费用而言，财务费用下的二级科目往往存在手续费、贴现费用、利息收入、利息支出、审计费用等，在传统的核算中，可能存在部分子公司利息收入直接冲减利息支出的行为，供应商的票据贴现补贴冲减财务费用贴现费用的行为。此外，部分子公司完全以二级科目为准，做到收支分离，导致核算口径不一致，各子公司在数据分析时的财务费用率存在差异，不利于集团对财务费用的分析和控制。在此环境中，企业集团制定统一的核算规则，加之行之有效的绩效考核方式，能够对SAP上线后的数据真实性和可比性进行强化，保障汇总数据真实有效。
3.2 完善内部交易控制
在企业集团的经营活动中，难以避免各子公司之间或子公司与母公司之间存在资金拆借、原材料或货物调拨、固定资产等非流动资产转移等事项。SAP核算系统可以对内部公司编码进行统一设置，并在程序公式设定中制定内部交易模式，对内部交易、债权债务和现金流量进行特定数据汇总，构建出完善的内部交易机制，保障内部交易数据有效体现出来，在编制管理口径报表时准确剔除，保障管理口径数据能够真实地反映企业的经营状况。对于上市公司而言，SAP系统在多个子公司甚至经营区域共用一个账套，子公司之间或子公司与总部之间的内部交易需要有效反映出来，保障报表合并时财报的真实性，避免数据失真导致不必要的麻烦。在必要的情况下，企业可以另外开辟BPC等软件来对内部交易数据进行复核，对SAP数据中的真实性进行复核。
3.3 SAP系统流程的规范化操作
SAP系统由德国所研发，我国引进时间并不是很长，虽然在近年来通过我国很多研发团队开发和企业的实践使用，但是仍然与我国部分制度和地域性约束存在差异，使财务人员必须对业务所推送的财务数据进行专业分析和判断，对存在差异的数据进行更正。举例而言，业务部门出于运营需求，需要对库存商品进行内部结算用于促销或内部员工激励，SAP系统往往受制于程序设定，将内部结算商品予以费用化，但是相关费用化科目与实际费用承担单位不符，或是将本应纳入成本管理的内部结算业务统一纳入费用管理，用于员工激励内部结算业务，并未进行个税和增值税调整，如此不仅会导致费用失真，更会加大税务风险。在实践操作中，财务人员的专业素养和内部控制的有效性成为规避财务核算风险的重要保障，也就成为企业集团内部控制的重点。
3.4 以财务为中心的系统，缓和业财矛盾
与传统核算软件中财务数据产生方式存在差异，成为财务内部控制的重心，在传统核算过程中，财务人员在手工录入财务数据的同时对业务所提供单据进行复核，一旦单据反映经济业务失真，会以口头或书面形式通知改正后录入核算系统。但是在SAP环境下，日常经济业务数据由业务部门录入，业务部门在SAP系统的操作能力直接影响财务数据的真实性，财务数据对经济业务录入更为依赖，在数据形成上更为被动，这可能导致财务与业务存在一定矛盾，在此环境中，企业集团需要给财务充分的复核权限和督促更正权力，可以在内部控制制度中将业务数据录入的准确性纳入考核，对需要反结算等重置事项进行绩效考核，奠定业务部门录入数据真实性的基础。同时，企业集团也需要对财务人员复核进行考核，避免过度依赖业务推送数据使企业在经营过程中产生财务数据脱离企业会计制度的现象，进而产生资金、税务等经营风险。简言之，就是赋予财务人员更大的监督管理权限，但是同时要强化对财务人员权限使用考核，尽可能通过制度约束降低财务与业务之间的矛盾，保障生产经营活动有序进行，进一步降低经营风险。
主要参考文献
[1]白立敏.浅析SAP对财务行业带来的变革及其在财务实际工作中的有效应用[J].会计师，2015（21）.
[2]林柳燕.SAP信息系統环境下内部控制之思考[J].中国管理信息化，2019（1）.
[3]宋汝楠，张丽贤.如何利用SAP系统提高审计效率[J].财会学习，2018（12）.
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