基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险研究

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　　[摘    要] 智慧档案馆的建设工作中，会遇到多种不同类型的风险因素，需要从战略管理理论的角度出发，对智慧档案馆建设风险进行防控。基于此，本文先分析了基于智慧档案馆的建设风险;其次，探究了基于战略管理理论的智慧档案馆建设条件;最后，重点论述了智慧档案馆的建设风险及应对措施。
　　[关键词] 智慧档案馆;战略管理;安全保障;大数据技术
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 01. 079
　　[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）01- 0200- 02
　　0      引    言
　　在智慧城市发展背景下，智慧档案馆的建设已经成为人们关注的热点话题。特别是近几年我国科学技术水平提升，物联网技术和大数据云计算技术等，为智慧档案馆的建设创造了条件，同时也增强了风险管理控制能力。因此，本文研究基于战略管理理论条件下的智慧档案馆风险应对措施，具有现实意义。
　　1      基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险分析
　　1.1   规划阶段风险因素
　　战略规划阶段的风险因素是因为规划过程中存在的多种不确定性因素引起的风险问题，具体而言，包括了需求与规划的复杂性因素、规划控制阶段的不确定因素和设计选型的模糊性因素等[1]。
　　1.2   实施阶段风险因素
　　战略实施阶段是推动智慧档案馆实现资源集成并达到预期管理目标的过程，结合智慧档案馆总体架构特征与内在逻辑关系可以得出，战略实施的技术、资源、管理和制度等方面，都会或多或少存在影响战略实施的具体的风险因素。
　　1.3   运维阶段风险因素
　　战略运维阶段风险因素的分析可以运用物质结果分析方式实现，主要是关注风险所产生的物质结果，通过对结果分析而判断战略实施期间运维管理战略的价值。如果风险侵害范围扩大，则要加强对信息安全实体性基础设施领域的探究，确保运维战略科学有效。
　　2      基于战略管理理论的智慧档案馆建设条件分析
　　2.1   数据分析和战略部署条件
　　基于战略管理理论的智慧档案馆建设工作中，大数据信息技术起到了数据分析与战略部署的作用，为档案馆建设创造了基础条件。据调查，目前全国范围内的档案馆中已经有超过40%的档案馆运用了大数据信息技术，这一技术对事物存在和演化全生命周期进行了信息收集和记录，进而构建了一个完整的系统，揭示出了事物内部的耦合关系，为个性化服务奠定了基础[2]。
　　2.2   信息存储与共享条件
　　将网络信息资源平台和档案馆中的信息和资源相互联系起来，需要借助物联网信息技术。物联网技术的发展，为智慧档案馆建设提供了信息存储与共享的条件。这一技术的应用，可以从前端技术和后端技术两个方面，实现物体的标记、识别、传输和利用。构建智慧档案馆运用物联网搭建与用户的接口，为用户主动提供档案信息资源，进而满足个性化的发展需求。
　　2.3   安全保障与管理条件
　　云计算技术是智慧档案馆建设中的重要技术类型，这一技术為档案馆资源收集和存储创造了保障条件。用户通过智慧档案馆内部搭建的云计算平台，可以实现各项资源的检索，为用户获取信息提供了极大的便利条件。同时，对于档案管理人员而言，借助云端空间还可以对信息技术进行整合。与传统档案管理方式相比，借助云端的档案信息资源存储更具有安全性和私密性。并且，这种方式还减少了档案管理工作者的工作量，极大地降低了工作压力。
　　3      基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险应对措施
　　3.1   融入多样系统开发技术
　　智慧档案馆的建设将信息技术和大数据等作为了基础，在逐步推进的网络化和数字化管理模式中，将工业信息化深度融合之后，可以实现智能化发展。
　　3.1.1   物联网技术
　　物联网信息技术能为智慧档案馆的风险管理提供智慧型神经网络支持。物联网通过射频识别的方式，可以实现全球化的定位管理。物联网技术按照事先制定好的协议，可以将实际生活中的物品和网络直接联系起来，进而实现信息技术的通讯以及交换，达到智能化定位、监控、识别分析和风险因素管理[3]。
　　在物联网技术中，主要有三项关键技术：
　　（1）传感器技术。传感器技术是从自然信源的获取、处理以及变换等方式，并将模拟信号转换成为计算机可以处理的二进制数值信号，以便通过网络数字技术，对各项资源和信息进行处理。
　　（2）RFID标签技术。这一技术又被称为是无线射频识别技术，是一种传感器技术。RFID标签技术主要是通过无线电讯号嵌入和传输的方式，将各项信息技术整合成为一体，是物联网信息技术中，实现“物联”的关键技术。
　　（3）嵌入式技术。这一技术具体的功能是实现风险控制执行操作，根据计算机系统内部设备的处理要求，调动核心固件执行相应的任务。
　　3.1.2   大数据技术
　　大数据技术是对海量信息进行整合的一项技术，这一技术在应用中，主要分为三个层面。
　　（1）在理论层面，《大数据时代》为大数据信息技术中的“大数据”进行了定义，并且提出大数据具有容量大、多样化、价值高和速度快的特征。 　　（2）在技术层面，大数据信息技术无论是从数据信息的采集，还是在存储和处理等方面，都可以对历史数据和实时数据流中的信息进行分析，以便获取所需要的模型。
　　（3）在实践层面，大数据通过对互联网中的信息进行挖掘，能形成相应的算法，对复杂事件进行分析和决策。将这一技术应用到智慧档案馆构建中，能够妥善地处理好建设风险问题。
　　3.1.3   云计算技术
　　云计算技术是智慧档案馆建设的中枢，能为物联网集成做出积极贡献，这一技术可以为智慧城市提供服务平台，确保发挥出隐藏在云层后面的计算资源和能力被合理发挥出来。应用云计算技术时，用户只需要提出相应的服务要求，就可以借助云计算中的数据管理、分层存储、虚拟化分析等技术，达到既定的目标。
　　3.2   加强内外风险应对管理
　　智慧档案馆的规划和建设，要将其作为一个完整的信息系统，对内部复杂的结构进行梳理分析，以便提高风险应对的能力。根据前文提到的风险性因素，以及智慧档案馆的建设条件，可分别对内部风险和外部风险进行管理。
　　3.2.1   内部风险管理
　　智慧档案馆建设的内部风险是风险管理的核心内容，通过有效控制风险性因素，可使整个智慧档案馆的建设正常运行，具体的操作步骤为：
　　（1）构建基本规章制度，为风險管控工作奠定基础。制度的可靠性和可实施性，均会在不同程度上，影响智慧档案馆的建设水平。构建信息化制度，确保风险评估工作有据可依。
　　（2）强化员工的风险防控意识，将人的作用发挥到最大。在各类影响到智慧档案馆建设和风险防控管理因素中，人的因素影响最为显著。对此，要加强对工作人员的教育和管理，使用现代化的教育指导方法，代替传统的安全管理方式。这种方式可以避免造成极大的资源浪费，而且还能提高风险管理控制水平。比如，我国某地区的智慧档案馆建设工作中，管理部门工作人员重点关注到了团队建设和内部风险管理之间的关系，通过在每月定期开展档案管理安全教育的方式，使全体工作人员都树立起了安全第一的工作意识。
　　（3）完善档案备份管理，是在大数据时代下，档案管理的基本要求。智慧档案馆建设中涉及的资料和信息变得越来越多，且种类繁杂。对此，可以采取异地备份和异质备份的方式。其中，异地备份主要是将电脑系统中的信息备份到大容量存储设备中;异质备份指的是电子文件的异质备份，这种方式可以实现信息长久和真实流传，确保档案的安全和可使用性。
　　3.2.2   外部风险管理
　　智慧档案馆建设中，除了对内部风险进行管理之外，还要对外部风险因素进行控制，针对外部社会环境中存在的风险因素，在进行管理中，要学习先进的管理方法，并结合工作需求，逐步细化并完善相应的管理方针政策。
　　例如，当前我国个别省市已经开始建设智慧档案馆，但是在建设过程中也发现，由于国家并没有对智慧化的档案馆的建设标准下定论，所以，相关的风险管理方法和模式仍处于探索阶段，还存在许多不足的问题需要解决。对此，后开展智慧档案馆建设的城市和部门，可积极学习北京、上海和深圳等地的档案建设工作经验，并参与到一线城市组织的综合性智慧档案馆联动发展项目当中。目前，我国上海市已经启动了全市十八家国家级综合性档案馆的馆际建设活动，突破了不同智慧档案馆的信息查询和调用的限制。只需要办理通行证，就可以实现就近查询以及跨馆查询，此举为智慧档案馆的规模性和规范性建设做出了表率，使得整个城市形成了良好的文化氛围，并为智慧档案馆风险管理工作奠定了坚实的基础。
　　3.2.3   落实安全保障措施
　　智慧档案馆的建设工作要从组织机制、制度保证、技术以及管理等方面落实，具体而言：
　　（1）组织机制保障措施，建立完善长效的安全组织领导体制与工作机制，同时确定智慧档案服务管理的发展战略和规划部署策略，构建评估管理体系，实现考核目标的强化管理。
　　（2）制度保障机制方面，主要是根据智慧档案馆的服务系统和方针政策标准，构建的管理流程，结合国家在智慧档案馆规划建设方面颁布的法律法规和规章制度，构建标准化智慧档案服务系统安全保障条例，对后续的工作提供指导。
　　（3）技术保障措施需要结合服务系统对信息技术的驱动，从感知技术、智能分析技术、互联网技术和支撑智慧应用等方面，构建更为完善的新技术，并以分组管理的方式，构建多维度的全面性安全技术管理体系。
　　4      总    结
　　综上所述，基于战略管理理论的智慧档案馆建设工作，要根据地区的经济建设和城市规划发展要求，不断地对风险管理应对措施进行调整。对此，相关领域的工作人员要对影响智慧档案馆建设的风险因素进行系统分析，按照科学化的发展道路，对智慧档案馆的管理方案进行调整，加强对内部风险因素和外部风险因素的管理，同时落实安全保障措施，实现智慧档案馆的现代化建设和风险管控。
　　主要参考文献
　　[1]刘清.“互联网+”背景下高校智慧档案馆建设研究[J].黑龙江档案，2018（4）：36-37.
　　[2]胡晓庆.基于SWOT分析的智慧档案馆建设策略研究[J].档案时空，2017（6）：7-9.
　　[3]刘俊恒，谭爽，翟鑫鑫.智慧档案馆建设条件与原则探析——基于我国43家档案馆的调查[J].档案与建设，2017（4）：24-27.
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