高校网上“预约投递式”报账的体验与思考

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　　摘要：在我国高等教育发展水平及规模不断扩大，高校经费逐年增长的背景下，网上预约投递式报账模式应运而生。文章从该模式产生背景入手，分析了它的优势，切实提升了报账的效率。但是在实际运行中，网上预约投递式报账也产生了一些不可避免的问题。本文对这些问题进行了分析探讨，并提出了改进方案。
　　关键词：网上预约;投递;电子预审
　　一、网上预约投递式报账产生背景
　　我国经济的快速发展，推动了高等教育事业蓬勃发展，招生规模扩大，各级政府在高校教育事业的投入力度日渐加大。教育、科研、实验室建设等经费来源渠道多元化，经费额度逐年增长。与此同时，政府对高校财务的监管力度有增无减，为确保投入资金合法、合规、高效地使用，针对各项会计业务出台了一系列的报账制度。高校财务人员的工作强度与日俱增，财务部门面临的压力也越来越大。以A高校为例，近5年的凭证量如图1所示。
　　然而受事业单位编制的限制，财务部门工作人员的数量并未同比例增长。“排队等候时间长”“报账难”成为了财务部门被投诉的主要问题。因此，基于“互联网+”背景的网上预约投递式报账模式应运而生。
　　二、网上预约投递式报账的操作流程
　　网上预约投递式报账是一种非面对面的业务办理方式。报账人员按业务类型整理粘贴原始票据，登录学校OA系统中财务综合服务平台，进入预约报账系统模块，按照业务支出类型，分别选择“日常报销”“国内差旅费”“借款”三个模块进行预约。如发放薪酬劳务，则选择财务综合服务平台的酬金发放申报系统。填写报销业务信息，提交打印出带有二维码的预约单。报账人员依据财务规定由相关人员签字，再随同原始票据、投递凭条装入专用袋中，投递至财务处设立的投递箱内。财务部门每日安排专人前往各投递箱取回预约单。财务审核人员核查完原始票据，选择财务报账系统中“自助式报销制单”的功能键，扫描或手工输入二维码，生成记账凭证。经复核，由出纳通过无现金系统或国库系统完成付款，整个报账过程完成。
　　三、网上预约投递式报账的主要优势
　　网上预约投递式报账不受时间地点限制，报账人员随时登录预约报账系统，自助填写报销单并投递，也不再需要到学校的结报大厅排队等候报销。
　　对于高校的财务人员而言，工作地点后移，由前台转至后台，环境不再拥挤嘈杂，缓解了财务人员直面报账人员的心理压力。并且报账人员已将报账信息（如费用支出项目、经济业务分类、收款方信息等）一一填入预约报账系统，财务人员只需审核，无需手工录入，这就大大提高了报账工作的效率。
　　四、网上预约投递式报账存在的问题
　　（一）“预约报账系统”模块是根据经济业务类型而设计的，这就对报账人员财务方面的认知提出了较高的要求。然而，关于系统操作使用的培训又缺乏持续性和广泛性，因此他们在填写报账信息时，眼花缭乱，频频出错。
　　（二）“预约报账系统”建立在网络信息技术平台上，高校财务数据在服务器端与客户端间，进行信息的交换与传递，财务系统有较高感染计算机病毒的概率。一旦财务系统感染病毒，势必威胁至整个财务网络系统，威胁财务数据的安全。
　　（三）网上预约投递式报账存在的最主要问题是“退单率”较高。在全面试行网上预约投递式报账的第一个月，A高校一个结报科室的退单达561份。其中，原始票据缺签字85份;采购类票据缺清单或合同67份;项目额度超支51份;采购类业务缺网上竞价45份;缺失机票的电子行程单、登机牌34份，这5种情况占到退单总数的一半。财务审核人员电话通知报账人员，取回不合格的预约单据。报账人员则需要花费较多时间与精力去沟通和处理。结果报账人员怨声载道，财务人员也有苦难言。“退单率”高，精力耗费大，直接影响了报账人员的满意度，降低了财务部门服务品质，使得双方的工作效率均受到较大的影响。
　　五、网上预约投递式报账问题的思考与对策
　　（一）加强预约系统操作流程和财务报销制度的宣传与培训。可以利用网络平台（OA办公系统、微信公众号等）发布系统操作流程的视频、各类经济业务及不同专项的报销制度与注意事项等。定期进行财务知识的巡讲，与报账人员面对面地交流他们最关心的财务问题。
　　（二）在信息安全措施有效设置的保障下，建立健全财务信息内部控制管理制度。财务网络防控关键技术已有不断地提升：防火墙技术、访问控制技术、用户识别技术、网络安全漏洞扫描技术、网络反病毒技术，以及入侵检测技术等为财务安全“保驾护航”。财务内部，岗位设置分工明确，实行分级授权;财务数据和软件严禁擅自簒改，事先必须申请主管批准;做好财务信息数据备份工作，确保高校财务信息数据安全可靠，使财务工作能够顺畅运行。
　　（三）由于财务工作专业性较强，相关的政策法规制度面广量大，报账人往往對此只是一知半解，甚至是一窍不通。寄希望报账人如同财务专业人员一样，快速准确地领会各类报销制度，是几乎不可能的。假设给每个行政部门、学院配置一至二名财务秘书，在预约单投递之前，进行预审，这又需要投入大量的人力，不切实际。将报账人员从高“退单率”的困扰中解脱出来，亟须对网上预约投递式报账的流程再造。在预约报账系统中，增设“电子预审”模块，即由现在的审核原始票据，转为网上预审原始票据图片。报销人在完成预约报账后，扫描原始票据，上传图片，并提交预审，财务部门安排专人在平台进行“电子预审”。确认无误的，短信通知预约单录入人打印预约单，与整理好的原始票据一并投递至投递箱。预审未通过的，短信通知预约单录入人，在平台上查看整改意见。等待手续完备后，由预约单录入人再次提交“电子预审”。这样可以行之有效地减少报账人员过去需要往返财务部门处理退单而耗费大量的时间和精力。
　　网上预约投递式报账利用互联网技术，在“业财融合”的平台上，为广大师生提供了高效优质的财务服务。合理地优化网上预约投递式报账的流程，可以真正做到“让信息多跑路，让师生少跑腿”，真正地实现财务工作信息化，全面提升高校财务管理的工作水平。
　　参考文献：
　　[1]吴芳芳.新形势下高校财务报账创新发展研究——以W大学网上预约无等候报账为例[J].财会学习，2018（32）：18-19.
　　[2]刘翼.“网络填报+投递”式报账模式的运行及研究对策[J].经济师， 2017（3）：121-122.
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