高校网上预约报账实践的思考

来源:用户上传      作者: 许志俊

　　【摘要】 在网络技术不断发达的今天，高校如何创新财务报账手段，提高服务效率，提升财务管理水平，不断满足教职员工对财务报账的需求，是值得思考的新课题。文章就网上预约报账在高校实施的背景、主要特点、操作流程进行了剖析并总结了推进网上预约报账顺利实施的措施。
　　【关键词】 高校； 网上预约； 报账系统； 财务管理
　　
　　网上预约报账，是指远程登录学校财务预约报账系统，预先进行网上报账单申请、审核等一系列操作，根据预约核准的时间和地点到财务办公点办理报账手续，不必取号等待，享受优先、快捷的服务。网上报账系统的设计目标是要规范财务部门的报账业务流程，提高财务部门的工作效率，节省报账人员工作时间及领导审批时间，实现教职工报账网络化，进一步推进财务管理的信息化和网络化建设，创新财务管理理念，不断提高财务管理水平。目前，上海交通大学、中国农业大学、浙江大学、福建农林大学等多所高校相继开发、使用网上预约报账系统，报账效率、服务水平及管理水平等方面有很大的提高，教师对财务的满意度明显提高，但也存在着一些问题，需要加以研究改进，以保证网上预约报账系统向纵深发展。
　　
　　一、网上预约报账系统的实施背景
　　（一）报账人排队报账等待时间长
　　传统报账流程繁琐，且多为手工作业，国库集中支付在高校普遍实施后，更是加重了财务人员报账的工作量，造成了财务人员埋头苦算，而报账人却在长时间耐心等待的局面。究其原因是财务人员偏少，在学校教育事业费日益增长及多校区办学的情况下，财务人员编制数与需求数的矛盾日益突出。为了适应多校区办学的特点，方便教职员工的服务，差不多在每一校区都设置财务办公点，而每个办公点财务机构岗位设置齐全，岗岗有人，岗位分工明确，各负其责，在财务人员不增加的前提下，导致的结果只能是减少前台审核人员。
　　（二）财务凭证录入人工作量大
　　随着国家对高校教育经费的不断投入，高校取得的学科建设、重点实验室、211工程等经费大幅上升；科研人员取得的863、973、十一五、十二五等攻关项目明显增多；科研横向协作经费更是渠道多、经费节节攀升。而所有这些经费的使用，必须通过财务进行支付，繁杂的费用，如出租车费、过路费等小面额发票多，在服务窗口不变的情况下，无形中加重了前台财务审核人员的工作量。
　　（三）高校财务发展的自身需要
　　高校财务正经历从核算处理型向核算与管理并重型、从会计电算化到会计信息化的转变，这种转变对财务管理的手段和水平也提出了越来越高的要求。因此，作为高校财务管理重要支撑手段的会计信息系统必须按照财务管理的要求进行功能扩展，必须由原来的事后控制转向事前和事中控制。随着校园网的开通，无现金报账系统的实施，财务软件建设日趋完善，会计环境、会计依赖的技术手段日趋丰富，传统的财务处理流程无法满足教职员工的需要，网上预约报账系统正是在这种背景下开始建设的。
　　
　　二、网上预约报账系统的主要特点
　　（一）报账过程“物流化”
　　从报账人网上填写报账单开始，到相关部门领导审核签字，再到财务部门接受报账单、审核入账等一系列过程，报账人均可以随时查看到报账状态，追踪报账过程。
　　（二）项目经费安全化
　　报账人在网上填写报账单时，只允许且只有权报支本人有权使用的项目经费，消除项目经费被他人非法盗用的隐患。为保证系统的安全性，对于不同用户的登录，系统会提供不同的登录界面，自动隐藏那些用户没有权限使用的功能菜单，并且在用户调用各个系统模块时，系统会检查该用户的权限，没有权限的用户将无法打开对应的模块，从而大大降低了系统的运行风险。
　　（三）费用额度制度化
　　报账人在网上填写的报账金额严格控制在项目预算的范围之内，杜绝超支。报账人填写的报账金额超出项目预算时，系统将会显示预警信息，且无法执行下一步的操作，这就避免产生网上可以填写而实际不能报账的问题。
　　（四）财务数据信息化
　　项目批准人或经费负责人在规定的权限内，有权通过网上预约报账系统查询自己控制的各项经费的结余、使用情况；年末，可以查询本年内的实际支出情况，以便给来年的费用支出计划和上报预算数提供依据。
　　
　　三、网上预约报账的操作流程
　　（一）报账单申请
　　报账人登录网上预约报账系统，通过用户名、密码、验证码的方式验证用户，对有效用户记录用户身份。选择报账项目，填写报账的基本信息，如报账费用项、支付方式等，使用高拍仪将相关的附件扫描上传到系统。
　　（二）报账单审核
　　报账人员在线填单后，系统通过预设，自动提交给主管领导审批，审批领导可以不受时间、地点限制利用数字签名审批业务。同时，安全的数字签名为网上报账提供了安全保障措施。特殊业务需要相关职能部门审核、财务主管审核，审核通过后方可进行预约。
　　（三）预约安排
　　报账人员在预约报账系统上填写需要预约的报账清单，对于相同费用项的报账单，可以选择多笔进行合并预约，并执行预约操作，选择报账时间及报账地点，打印预约报账单。
　　（四）财务入账
　　报账人员凭生效的预约报账单，按预约的规定时间到预约的财务报账点报账，完成实际的报账任务。财务前台审核人员依据报账人所持报账单的流水号，从网上预约报账系统中调出他所提交的报账单，会计人员对报账票据进行认真审核，包括审核原始单据和网上单据是否一致、项目、报账类型是否正确等，审核无误后将其转化为记账凭证，如果报账数据有问题，财务人员可以在“制单”界面直接修改凭证。报账单据报账完毕后，根据预约的报账方式，选择现金方式的报账人到出纳窗口领款，选择无现金结算方式的将报账款项直接打到结算卡上，并通过短信方式通知报账人。
　　
　　四、推进网上预约报账顺利实施的措施
　　（一）加大网上预约报账的宣传力度
　　为了推动这项改革的顺利进行，高校财务部门要做好详细的计划方案，做好宣传和发动工作，争取广大师生对这项财务报账改革的理解、支持和配合。在实施网上预约报账前，利用校园网络平台，在学校或财务网站上及时发布网上预约报账系统的相关知识、预约报账的相关规定等信息，广泛宣传实施网上预约报账的意义及具体运行方案。网上预约报账系统通过校园网实现，不受时间和空间的限制，可在校园网终端进行申请、预约、打印等操作，让广大教职工体会到方便、快捷、优质的服务。在实施网上预约报账的过程中，预约报账专岗人员在受理该类业务时，要做好有关网上预约报账的释疑工作，充分听取教职员工对网上预约报账系统提出的建议，从而为进一步完善网上预约报账系统的可操作性与简易性提供参考。
　　（二）加强教职员工的业务指导培训
　　财务部门应积极主动地到各院（系）、机关等部门开展网上预约报账系统知识及财经法规的培训，讲解网上预约报账系统的使用方法，用图文并茂的方式讲解操作步骤，将每个单据的报账流程清晰地进行展示。重点指导教职员工进行网上报账单申请，对报账信息进行填写、查询、修改，规范单据填写，了解预约安排的业务处理程序，熟悉财务入账处理的方法。让教职员工学会如何进行网上预约报账、如何把相同的经济业务进行合并申请、如何整理票据等。财务人员可以提前了解、合理安排报账工作，对原始凭证审核后，自动生成记账凭证，确保财务信息的及时性和完整性，同时也大大减轻财务人员工作量。网上预约报账系统将实现单据填写的规范化，业务审批的流程化、财务审核的透明化，以全面提升财务信息质量，提高财务管理水平。

　　（三）完善网上预约报账系统建设
　　网上预约报账的顺利实施，依赖于网上预约报账系统的强大技术支撑。首先，必须完善网上预约报账系统的财务功能，开发新的服务项目，操作过程中增加对财务制度宣传的模块，在报账指南中提供对所有报账类型及各类型的使用说明的查询，以指导报销人正确填写报账单。其次，是网上预约报账系统的安全功能，实施网上预约报账后，应注意信息和数据的安全，确保不被修改或毁损，应按照使用权限划分，防止信息滥用和向外流失。高校的财务管理和业务管理一体化，会计核算和管理几乎离不开网络，因此，应采用先进的防火墙、访问控制、数据加密、身份认证等技术，注意数据传输的安全性，加强对网络的维护和管理。财务人员要养成记录和总结的良好习惯，随时记录报账过程中出现的新情况、新问题，及时反馈给系统开发商，以便进一步修改程序，丰富操作功能，不断完善系统软件。
　　（四）不断完善财务管理制度
　　网上预约报账系统不仅是对传统工作方式的重大变革，也为高校财务信息化建设的科学发展打造了一个新的平台。它同时与预算管理、财务核算、网络银行等系统互联互通，因此高校适应财务管理的需要，及时补充、修定和完善各项管理制度，如：《网上预约报账业务流程》、《网上预约报账操作规程》、《网上预约报账模式下的岗位分工和职责权限》等。通过完善内部控制制度，增强自我约束机制，杜绝财经违纪行为，防范财务风险，促进高校网上预约报账的顺利实施，保证财务工作健康有序运行。
　　网上预约报账系统的实施，实现了财务部门日常大量票据处理的简洁化、电子化、网络化，减轻了财务人员简单、低效、繁琐的工作量，并尽可能地减少票据处理过程中出现的人为错误，极大地推动了高校财务管理工作。网上预约报账系统虽然推行时间短，且仅在全国少数高校试行，但通过不断摸索和完善，该项财务服务手段的优势在不久的将来必将显现，通过高校教职员工的不断尝试，该网上预约报账系统必将深入人心、大范围地推广使用。
　　
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