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财务共享服务报账均衡性指标评价研究

作者:未知

  【摘要】  业务部门报账均衡性是大型企业财务部门特别是财务共享服务体系不可回避的一个棘手问题。文章以财务共享服务下的甲公司及所属单位(以下简称“甲公司”)2017年全年每天的报账数量为研究对象,采用现有指标测算分析,在此基础上修订了更为适用的指标。在实践应用和引导下,报账均衡性问题得到了显著改善,取得了明显的成效。
  【关键词】  共享服务;报账均衡性;指标研究
  【中图分类】  F275  【文献标识码】  A  【文章编】  1002-5812(2019)09-0100-02
  一、报账均衡性现状
  业务部门报账均衡性问题是财务共享服务模式下财务部门经常面临的一个问题。业务部门报账通常具有集中度高、数量多的特点,一旦报账数量过于集中,必然会极大地影响到财务共享服务中的工作效率,对财务部门来说,集中性大量报账造成财务人员的工作节奏混乱,工作质量下降,工作量安排不均衡,工作时效性等受到很大的影响。对业务部门而言,集中性大量报账容易造成报账单据质量的下降,报账单据退回率较高,业务部门需要多次修改,长此以往会导致财务部门服务满意度下降,容易引发部门之间的矛盾。
  甲公司开展财务共享服务后,所属各单位报账全部集中到财务共享服务中心进行财务审核、会计核算与资金支付。各单位将报账全部集中在月末,业务部门集中报账影响更加突出,财务共享服务中心人员工作量分配严重失衡。以甲公司2017年10月份报账总数量为例:甲公司各单位10月份报账8 497笔,其中24—31日报账4 908笔,占全月总报账数量的58%。甲公司本部10月份报账1 169笔,其中24—31日报账903笔,占全月报账数量的77%。其他单位、其他月份也大体如此。见图1。
  二、报账均衡指标评价分析
  甲公司2017年采用了成本报账进度指标评价业务量均衡性,在实际使用中取得了一些成效,但是在应用过程中弊端也较多。2018年初甲公司对报账均衡性问题进行了深入研究,确定了新的“修正单位标准差”指标,报账均衡性得到了有效评价。
  (一)成本报账进度指标评价均衡性执行情况
  甲公司在2017年使用了成本报账进度指标,该指标的设计思想是通过控制上半月的报账数量占全月比重,来评价全月的报账均衡性。具体计算为:成本报账进度=(上半月成本费用报账完成笔数/全月成本费用总报账完成笔数)×100%
  具体评价方法见表1。
  2017年使用了成本报账进度指标后,业务部门逐渐将报账集中到月度中上旬。尽管未能从根本上解决报账均衡性的问题,但是这一指标的应用给财务部门留下了处理业务的时间,一定程度上缓解了财务工作的压力,有利于提高财务核算的正确率。采用成本报账进度指标后,业务部门报账基本都在每月中上旬。以甲公司2017年10月份成本报账和工程报账的报账总数量为例,2017年10月份报账6 174笔,其中1—15日报账4 463笔,占全月报账总数量的72%。但该指标在应用过程中存在三方面问题,一是该指标并不能从根本上解决业务部门均衡报账的问题,只是将原月底集中报账转变为月中上旬集中報账。二是该指标考核时存在缺陷和漏洞,如果在一个月的前13天都没有报账,在14—15日完成全月大部分报账,该单位考核排名也是靠前的,人为操控空间较大。三是财务人员工作量分配仍然是个问题,月度中上旬的工作量特别多,但是月度下旬的工作量较少,工作量仍然不均衡。
  (二)改进后的修正单位标准差指标评价均衡性
  基于以上存在的问题,甲公司采用了修正单位标准差指标,有效地评价业务均衡性。
  评价各单位报账进度均衡性的指标名称为“报账均衡性评价指标”,其计算公式为:[σ=i=1N(xi-μ)2]/M。其中:Xi为每日的报账数量;μ为当月报账的平均数量,即每月总报账数量与日历天数的商;N为当月总天数;M为当月报账总数量。报账均衡性指标值σ值越高,代表报账进度分布越不均匀。
  1.“修正单位标准差”指标的具体推导过程如下:
  (1)方差指标。方差是衡量一组数据波动性的重要指标,如果采用方差来评价报账的均衡性,会受到报账数量基数的影响,报账数量多的单位方差比较大,报账数量少的单位方差比较小。例如,甲公司本部2017年10月份报账452笔,方差为567,甲公司所属的科学院2017年10月报账227笔,方差为196。甲公司本部和甲公司科学院报账的情况基本一致,大部分报账都是在月度中上旬完成。由于两个单位报账总数量相差较大,导致方差值差异随之变大,不具可比性。因此,方差不适用。
  (2)标准差指标。继续使用前述案例,采用标准差指标进行分析。甲公司本部2017年10月份标准差为24,甲公司科学院2017年10月份标准差为14。标准差存在的问题与方差的问题是相同的。因此,标准差也不适用。见图2、图3。
  (3)单位标准差指标。由于衡量的是报账数量的均衡性,考虑将标准差平均分摊到每一个单据上,得出单位标准差,即保障均衡性=均方差/报账单据总量。甲公司本部、科学院2017年10月份单位标准差分别为0.05、0.06,单位标准差基本可以有效地衡量报账均衡性。但是,通过进一步验证极值时发现,单位标准差也存在缺陷。假设,甲公司本部10月和11月只在1日报账了1笔,计算得出10月、11月单位标准差分别为0.179、0.183,单位标准差并不一致,主要原因是每月的天数不一致。
  (4)修正单位标准差指标。为解决每月天数的影响,将单位标准差进行修订,即修正单位标准差=[i=1N(xi-μ)2]/M。按照10月份业务量计算得出甲公司本部修正单位标准差为0.29,甲公司科学院修正单位标准差为0.34。按照前述假设,甲公司本部在10月、11月同在1日报账1笔,即将全月的报账在一天全部报账完毕,计算得出修正单位标准差同为1。再假设,倘若每天的报账数量均一致,无论每天报账数量是何值,修正单位标准差的值为0。因此,修正单位标准差不仅排除了天数的干扰,同时也排除了每天报账数量同倍变动时的影响。
  2.指标评分规则。修正标准差值的范围始终在0—1之间。修正标准差越接近1,说明报账越不均衡,修正标准差越接近0,说明报账是均衡的。考虑实际工作中,如果一个单位一个月报账量在10笔及以下时,对于财务人员工作量影响并不大,故实际评价时月度报账10笔及以下的单位不予考虑。月度报账数量在10笔以上时,该指标采用五分位法进行打分,具体打分规则如表2所示。
  3.修正单位标准差指标的实际验证。甲公司在2018年尝试性使用了修正单位标准差进行评价,取得了较为满意的结果。甲公司本部3月份每天(除周六、周日)都在发生报账,并且整月来看,每天的报账数量能够保持均衡,且月底最后两天基本没有报账,其他单位基本与本部情况相一致。此外,甲公司本部3月份按照成本报账进度指标值为0.50,使用成本进度指标考核时属于D级;采取修正标准差指标值为0.15,属于A级,评价更为合理、科学,并且更加符合工作要求。
  三、结论
  甲公司修正单位标准差指标自2018年1月份开始评价后,有效解决了财务共享服务体系下业务报销均衡的问题。一是对业务部门而言,该指标能够有效地引导业务报账人员养成日常及时报账的良好习惯。二是对财务部门而言,从根本上改变了财务人员被动处理业务的局面,工作质量有了很大提升,时效性逐渐提高,有效促进了业财融合。
  【主要参考文献】
  [ 1 ] 李少武.搭建财务共享服务中心  实现财务集中核算管理[J].财政监督,2011,(10).
  [ 2 ] 王南.国有企业财务共享服务中心建设思路探讨[J].会计师,2015,(06).
  [ 3 ] 史杨武.高校财务信息公开的现状探讨——基于高校预决算报表信息公开数据视角[J].商业会计,2018,(06).
论文来源:《商业会计》 2019年9期
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