网上不等候报账模式在高校财务中的应用
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摘要：传统的报账模式已经不能满足高校日常核算工作的需要，网上不等候报账模式应用而生。通过探讨高校不等候报账模式在实际应用中遇到的主要问题，并针对这些问题提出进一步梳理各类业务挂单、退单的原因;建立有效畅通的信息宣传、沟通渠道等建议，以期优化高校财务信息化建设，提高高校财务的管理水平，更好地服务广大师生。
关键词：高校;不等候报账;挂单率
中图分类号：F239 文献标识码：A
文章编号：1005-913X（2019）09-0089-02
随着国家对高等教育投入的不断增加，高校各项经费呈多元化增长趋势，随着高校教学和科研水平的迅速发展，高校财务核算工作中出现的问题日益突出：报销业务量较大，而高校财务人员的编制有限，报账人员排队等待时间过长，财务人员工作环境嘈杂，审核工作繁重，身心压力过大等。这一系列问题既影响了教学和科研的开展，又制约了高校财务工作的发展。随着网络信息技术的迅猛发展传统报销模式向网上不等候报账模式的转变迫在眉睫。
教育部、财政部发布《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中42条要求：“高校应逐步转变传统的资金收付方式，借助银行卡、网上银行等先进手段，大力推行资金收支业务的电子划转，最大限度地减少现金流动;高等学校应全面推进财务管理的信息化和网络化，充分利用现代信息技术，实现统一核算和实时监控，提高财务管理水平和会计信息质量。”，高校推行无现金报账模式也是积极顺应国家政策的要求。
一、实施网上不等候报账模式存在的主要问题
K大学自从2014年实施网上不等候报账模式以来，减少了广大师生排队等待时间，缓解了财务人员现场的工作压力，但是在不断推进的过程中，发现这一报账模式也不尽完美，还存在一些问题，主要表现在以下几个方面。
（一）“挂单率”严重影响工作效率
实施不等候报账模式以来，报销人员只需将报销单及相关票据投递后即离开，一般情况下不再直接面对财务审核人员。但是由于财务科研助理的人数有限，教师平时忙于教学与科研，对财务报销的政策不够了解，导致报销单填写不规范、报销材料准备不齐、签字审批手续不全等问题时有发生。据不完全统计，K大学每日收到的报销单约有30%的挂单率。所谓“挂单”是指财务核算人员在审核的过程中发现部分业务单可能由于附件不完整、发票不规范，超范围开支等无法正常处理，这些问题单就会被挂起，需要会计审核人员通过系统短信或电话联系经办人，经办人补充、完善相关手续才能进行处理。联系过程既耗费时间也可能因为系统短信通信不畅等原因而达不到效果，导致师生多次往返于财务部门，严重影响了双方的效率。同时，问题单如果不能及时处理，堆积在财务审核人员手中，也容易造成单据混乱或丢失。
（二）缺乏畅通的沟通渠道
现场传统的报账模式下，报账人员只需要手工填写报销单，并且报销时，相关问题可以与财务人员进行面对面及时沟通。而在不等候报账模式下，由于报账人员需要在网上分模块填写报销单，初次填写的过程中会遇到很多问题，并且投递完之后即离开，加上科研财务助理人数有限，报账人员财务知识缺乏，报账人员流动性较大，财务人员与报账人员对政策理解的信息不对称等导致电话、现场等咨询业务剧增。
（三）签字审批手续没有真正实现网上预约
大部分高校推行网上不等候报账模式后，报账人员需打印报销单，签字审批仍然需要走纸质流程。如果业务较复杂或是大额资金，一笔业务可能需要项目负责人、单位负责人、财务领导，分管校领导等多人签字，需要报账人员往返多个部门很多次，只要其中哪一个部门的领导因出差开会等原因不在，就可能延误报账时间，报账人员办理签字审批过程中耗费了大量的时间和精力，容易引起师生的抱怨，既不利于不等候报账模式的推广，又影响了工作效率。
（四）不等候报账系统有待进一步提高
虽然经过一段时间的运行，K大学网上不等候报账系统的使用日趋成熟，但是还存在一定的问题，一是系统的个性化设计难以满足，个性化程度不高，系统的便捷性存在不足之处。二是稳定性，由于校园网络以及系统维护等问题，随着网上不等候报账业务量的不断增多，导致同一时间集中访问财务报账系统，使得系统经常瘫痪。三是多系统的衔接性，实行网上不等候报账后，应做好网上不等候报账系统与账务处理系统、无现金支付系统以及劳务填报系统等的衔接问题，促进高校财务的信息化、智能化。四是由于财务数据的敏感性，系统的安全性也是一个值得关注的重点问题。
二、优化不等候报账模式的建议
（一）梳理各类业务挂单、退单的原因
较高的挂单率是影响不等候报账模式效率的最主要问题，要降低挂单、退单率，就要分析它们发生的主要原因。实践中发现，K大学主要是以下原因导致问题单：一是缺乏签字审批手续。如项目负责人没有签字，大额资金需要院负责人签字的没有签批等。二是附件材料不完整。如物资采购达到一定金额没有合同、采购申报表、物资验收单、材料出入库单等。三是报销单填写不规范。如报销单上面填写金额与所附发票的金额不一致，教师出差结算方式应该勾选公务卡还款而没有勾选等。四是超标准开支。如差旅费中住宿费超标，主办会议人均会议费超标等。五是开支内容不合理、不合规、无相关预算等。六是票据不规范，如发票没有盖发票专用章、票据抬头错误等。
针对上述原因引起的挂单、退单问题，我们可以通过以下方式进行改进、优化。一是以上问题的大部分原因还是报账人员对财务政策不够了解，信息不对称造成的，我们可以借助不等候报账系统，分业务模块整理出报销注意事项，在报账人填制报销单时将报销注意事项嵌入相应模块，在报销单填制过程中进行提示。如在填写材料费报销时，填写到附件张数时，系统会自动提示需附材料列表、填写到金额时会自动链接到出入库单表格，填制差旅费报销业务时，如果住宿费超标系统会进行提示自动扣减等。二是利用现代网络技术，通过多种渠道多种方式，加强报销注意事项和财务政策法规的宣传。财务部门可通过微信公众平台、短信平台、校园网络平台、群发邮件等现代科技手段，将财务政策法规、报销注意事项分类发布供教職工查阅参考。三是总结梳理某一类型经济业务报销“挂单率”较高的业务。例如，出国费用的报销，通过多种方式、多种渠道有针对性地做好宣传，使广大师生都能知晓制度，从而才能更好地执行制度，减少问题单的发生。四是积极发挥科研财务助理的作用，使科研财务助理不仅仅是报账员，还是教师与财务、学院的联络员及财务政策的宣传员，培养学生报账员，壮大科研财务助理的队伍。 （二）建立有效畅通的信息宣传、沟通渠道
咨询业务较多的根本原因是财务报销流程、财务政策法规制度宣传不到位，广大师生不能从自己方便的渠道获得相关信息。报账人员和财务人员建立有效的沟通，不仅可以增加相互理解，相互尊重和支持，得到广大师生的认可，还能体现出财务人员的服务意识，使管理于无形中。一是财务部门应该利用好校园网络平台、微信平台、短信平台、群发邮件、举办业务培训会等多种方式及时宣传学校财务的规章制度和政策法规，总有一种方式会得到某些教师的关注。二是财务部门可以将报销流程、网上填报操作方法、报销注意事项及附件材料等相关信息，制作成手册分发给广大师生或是制作成视频供师生下载学习。三是建立多种咨询渠道，满足广大师生的需求。高校财务部门可以通过在主页上设置问答模块、微信平台留言、微信群交流平台、电话及现场等多种渠道提供业务咨询服务，满足广大师生的需求，分解咨询压力。财务部门还可以将咨询常见问题及解答整理归类推送到公众号、问答模块或是嵌入到报销业务的相应模块供教师查询了解，这在一定程度上可以缓解咨询压力，提高服务水平。
（三）实现经费审批的网络化
高校财务部门可以参照OA网上办公系统的签字审批流程，梳理出不同业务的签字审批手续，将设计思路反馈给系统维护人员，按照系统设定的审批流程及报销时间先后自动将报销单及票据影像发送至相应的审批人并同时发送电子邮件提示审批，审批不过自动退回并通过系统短信或是电子邮件提示报账人原因，进行修改，若审批通过自动进入下一审批环节。
通过增加网上审批模块，不仅能够实现审批人无论在什么地方，只要登录系统就能在网上进行审批，还极大地方便了报账人员，提高了工作效率。但是在审批模块时应按照高校自身制定的审批流程进行流转。
（四）实现财务信息化向智能化的转变
财务人员多是会计专业出身，专业系统维护人员缺乏。高校可以通过公开招标方式，公开招标一家经验丰富、实力雄厚的网上预约报账软件公司，并且可以满足其个性化要求对该系统进行升级维护。财务相关人员应及时记录该系统在使用过程中存在的问题，及时反馈给系统开发商，以便进一步修改程序，丰富操作功能，不断完善系统。或是该系统可以設置一个专门问题反馈模块，广大师生在使用过程中遇到的问题可以进行反映，对于较好的建议可以采纳优化，加强网报系统的用户体验及操作功能。同时，软件开发人员应通过专业措施加强数据保密工作，在确保信息安全，系统稳定的情况下，实现与单位账务处理系统、无现金支付系统、预算系统等其他相关系统的有效无缝对接。但是高校也不能过分依赖软件系统开发人员，财务部门应该培养自己的系统管理员，在系统出现故障时，可以及时处理问题，能够解决一些常规的技术问题，精通财务系统的操作方法，对财务信息化系统进行日常维护，确保网上报账系统的正常高效运转。
高校推行网上不等候报账模式以来，财务人员的工作效率和报账人员的满意度都得到了较大的提升，但是在运行过程中，仍存在一些问题，不能满足各方面需要，因此，在实践中高校财务以及相关部门要善于发现问题、提出问题，利用现代化技术手段，找出对应的处理方式，逐步优化网上报账系统，完善信息支撑系统，逐步实现财务智能化，以提高高校的财务管理水平，更好地服务于广大师生。
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[责任编辑：王 旸]
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