财务共享模式在机关单位财务档案管理中的应用研究
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作者:王燕
[摘 要]在“互联网+”的大时代背景下，云计算、大数据等信息技术被广泛运用，财务共享模式在众多大型跨国企业中相继被采用。财务共享模式带来的财务工作便利化，使机关单位开展财务档案管理工作更加顺利。本文首先阐述了财务共享模式的概念，通过系统地介绍财务共享模式，概括地描述出机关单位在财务共享模式下的财务档案管理特征，并提出了财务档案管理工作的应对策略，希望可以为机关单位财务档案管理工作提供有用的信息。
[关键词]财务共享;财务档案;机关单位
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.024
[中图分类号]F810.6;G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）18-00-02
0 引 言
財务共享模式引进国内年限不久，国内外大型企业运用这种模式开展财务档案管理工作还属于新兴阶段，随着财务共享模式逐渐运用，财务档案管理工作发生着质的变化。机关单位财务档案管理工作运用财务共享模式，相较以前是一个比较大的挑战。与传统财务档案管理工作相比，基于财务共享模式下开展管理工作更加便利，信息也更加同步。在运用财务共享模式时，一般是集中将各个板块的财务档案归于财务共享中心中，很大程度上方便了财务档案的线上传输和应用，实现了凭证在线获取、网络报销、核算报销、传输入账、资料归档和线上保管的一体化管理。
1 财务共享模式概述
在目前已知情况下，我国各个行业领域中共已建立了450余家财务共享服务中心。财务共享模式得以完美运作，离不开强大的互联网信息系统支撑。财务共享信息系统包含五大系统，分别是网络报账系统、财务核算系统、影像管理系统、电子档案系统、资金管理系统，五大系统之间密切联系、相互融通。
1.1 网络报销系统
网络报销系统将传统纸质版的报账工作完全信息化、网络化。一方面，通过网络报销系统，工作人员在线进行填单、业务审批、账单传送以及最终审核等工作，完全实现了财务审核和报销工作的统一进程，增加了信息共享的透明度。另一方面，网络报销系统也大大提高了财务信息传递的时效性、真实性和安全性。
1.2 财务核算系统
运用财务核算系统，财务工作人员在线编辑账单，通过核算系统的运作模式，自动生成账单信息，每到月末自动记账与过账，自动生成报表。财务核算系统改变了传统模式下人工账单记录及人工生成报表的烦琐性，降低了错误率。
1.3 影像管理系统
影像管理系统可直接扫描财务账单，扫描生成的电子账单可作为信息网络传递的载体。应用影像管理系统，使信息化流程取代传统数据传输模式，生成的电子档案同时可进行账单电子信息储存、影像信息传送，进而方便账单审批工作的集中管理工作，这样一来，不但大大提高了审批工作的效率，同时降低了运输成本。
1.4 资金管理系统
运用资金管理系统，使单位资金可视化，财务人员对于资金结算、调用以及资金收支管理都在可视化模式下进行，简单明确。应用资金管理系统，在一定程度上提高了机关单位财政资金的利用效率，实现了单位财政的统收统支，大大降低了收支过程中可能出现的财务经营风险。
1.5 电子档案系统
电子档案系统将财务档案进行在线管理，电子信息替代了传统纸质账单，在阅读、调动方面更加便捷，降低了纸质版财务档案的管理成本。
2 财务共享模式下机关事业单位财务档案管理的特征
2.1 工作地点发生了变化
在满足财务档案整理的规整性和完整性的要求上，采用财务共享模式，将横向属地财务管理体系向纵向财务共享的流程标准模式转变，同时满足机关单位对财务管理工作的内控要求。将以前纸质版的财务档案从属地转移到财务共享系统上，无论信息转移发生在产生财务档案时还是在之后的某个时期，都要确保该转移过程顺利完成。
2.2 工作范围发生了变化
基于财务共享模式下，财务档案由原来所在的机关单位流向于财务共享服务中心。随着财务档案转移，其他流程的工作也紧密跟随，例如，收集整理工作，在运输过程中的管理工作，档案质量的管理工作，风险控制工作以及成档时和成档后的管理工作等。与传统财务纸质版档案管理工作相比，财务档案运输过程中的工作范围也在进一步加大和延伸。
2.3 工作内容发生了变化
财务档案传送扩大了工作范围，相对应的，工作内容日益烦琐，涉及档案收集与管理工作，以及在收集与管理工作进程中开展的标准制定、监督工作，在档案传送各个环节中可能存在风险甄别、把控工作，财务档案合理有效利用工作，档案保管工作以及档案信息延伸利用工作。
2.4 现有政策条件配合方面存在差距
运行财务共享模式，对于财务档案归档、整理以及存储方面都会对现行法律和政策带来一些挑战。我国现有的法律对于财务共享方面还没有非常完善的要求与制度，在财务共享模式运行进程中，还需要走很长一段路，要经过一段磨合时间。
3 财务共享模式在机关事业单位财务档案管理中的应用策略
3.1 提高财务工作效率，降低运行成本
若要完全实现机关单位财务档案管理工作的规模化，必须对流程以及规则制定进行标准化管理，从而形成财务管理流程的最佳配合方式。第一，对财务工作人员进行整顿，使其不再受烦琐的财务工作折磨。例如，金蝶集团在应用财务共享模式之后，财务人员锐减，由最初的300人变为现在的180人左右，整体下降了37%，工作人员的减少为金蝶集团节约了2 000多万元的人工费用。减少不必要的员工，使企业财务人员结构发生很大变化，大大降低了财务部门的管理费用。第二，对财务档案管理工作进行高标准化要求，保持口径与尺度相符。这样一来，可以消除一些不必要、重复性工作，提高工作效率。运用财务共享模式，能够有效节省异地报销时长。金蝶集团在财务共享模式下，异地员工可自行在网上填写报销单，以前从填写账单到报销完成大约需要7天，而现在只需要1～3天便可完成。 3.2 及时录入财务档案新信息
机关单位应及时录入财务档案信息，确保财务信息的时效性。财务人员及时将财务信息录入系统中，及时更新档案，进而开展财务管理工作;无论是纸质版档案还是电子版档案都要及时共享，使其他工作人员能够及时获取，进而立即执行档案管理工作。在这里需要着重说明的是，机关单位需要建立一个专门负责财务档案管理的部门或者队伍，只有这样，才能更好地开展财务档案管理工作，一旦发现问题可及时进行控制与处理。除人员管理外，机关单位应定时维护与升级应用的网络系统，重视信息改进技术，确保财务档案录入与管理工作顺利展开，及时更新网络技术，提高工作自动化程度，提升档案管理工作的效率。
3.3 扩大处理规模，增加处理事项
机关单位在应用财务共享模式之后，仍不可忽视财务档案管理的基础工业，在财务档案传送、储存、沟通方面，都要建立一个同意标准的档案处理平台，通过规模性的管理工作，平衡财务档案管理工作中的相关基础工作成本。在扩大财务管理工作的处理规模之后，还要适当增加管理工作的处理事项。在财务档案生成环节、传送环节设立一些部门，例如，风险控制部门、审计部门或者其他方面的管理部门。对档案传输过程中的一些数据和事项进行初步加工之后，将信息传送至上述部门，加工后的数据可以降低这些部门的基础工作量，降低因信息收集不完全而频繁调动档案而附加的成本。在所增加的处理事项中，可在财务档案初步整理完成后进行档案核查。增加核查工作，除了可以检查出之前整理工作过程中可能出现的错误或者质量问题，还可以记录与整理在核查过程中出现的问题，并进行归类，进而统计出在各个业务环节中会出现的问题，这样一来，便可有效规避工作风险，还可以分享给相关管理部门作为借鉴。
3.4 强化借用手续制度，加强风险控制
在財务共享模式最初应用阶段，传统财务档案管理系统中的稽查岗位被撤销，导致借阅纸质财务档案的真实性以及相关联影像档案的一致性受到了极大质疑，导致其可信度大大降低。基于此，机关单位应重视所有借阅财务档案，档案必须经过财务共享服务中心的负责人员同意才可进行借阅;增加档案提取环节的稽核工作，同时强制要求办理完整的借阅手续，减少档案丢失可能带来的损失，保证财务共享体系的工作质量。
4 结 语
基于财务共享模式下的财务档案管理工作，就是为财务档案管理工作制定一个标准化、数字化的数据收集系统以及信息综合利用系统，更方便快捷地开展财务信息的共享工作，同时降低在档案管理工作中由于操作失误可能带来的风险。在我国现有国情下推行的财务共享模式，已经逐渐与传统财务档案管理工作有机融合，无论从形式还是本质上，都很大程度地改变了原有财务档案管理工作模式。财务共享模式目前还处于成长阶段，需要共同探索新时代背景环境下财务档案管理工作的行业标准。
主要参考文献
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