浅议企业预付款风险和管理措施
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摘 要：预付款作为一种在贸易往来中常见的结算方式，与货到付款相比增加了预付款企业的坏账风险和资金占用。本文从企业整体流程的纬度，描述了如何通过企业内部跨部门的业务流程协作，来控制预付款风险。
关键词：预付款;供应商管理;风险控制;资金成本
一、预付款简介
预付款是指在买卖双方签订购销合同后，在买方未实际收到货物/服务时，按合同约定的条款和金额将相关款项先支付给卖方的一种付款结算方式。
预付款和货到付款的主要区别：
二、预付款存在的主要风险和弊端
任何方式的付款都有各自的风险，与货到付款方式相比对于采用预付款结算方式的购销合同而言，支付预付款的一方承担了更大的风险。主要体现在增加了付款企业的坏账损失风险和资金占用成本：
1.款项预付后供应商因意外情况导致无法按合同约定条款履约，如企业破产、倒闭，国家法律法规方面的变化、危化品生产企业发生火灾、爆炸，商业诈骗等情况，将可能导致预付款项无法收回或无法全额收回。
2.款项预付后，但因缺少对供应商的制造监管或缺少对供应商运营情况的及时跟进，到最终交货期才发现无法按合同的约定时间供货，会影响企业原定生产计划或项目进度，将会给企业造成严重损失。
3.对于大额的长期资金预付一方面增加了企业的资金占用成本，另一方面也增加了企业后续的管理及跟进成本。从合同生效支付预付款开始到最终结算和清账通常按照以下流程执行：
整个过程结算时间通常会较长，并且在此过程中的任何一个环节出现问题时都需要企业与供应商之间反复沟通，并将导致延长最终的结算时间，增加了企业的额外资金占用成本。同时由于资金流和实物流不同步，经常会出现企业已经收到货但由于未收到发票和相关的结算单据，造成预付款项没有被及时冲销形成长期挂账，最终影响企业会计信息质量。
4.存在营私舞弊的可能性。如果企业对合同审批或预付款的管理不严，会给企业高管或有权人带来舞弊的机会，通过签订虚假合同条款，达到转移、挪用和变相占用企业资金的目的，给企业造成重大的损失。
三、企业加强预付款管理的意义
1.加强预付款管理对企业优化资金筹划和占用，降低资金成本具有重要意义。企业管理以财务管理为中心，而在财务管理中资金管理又居于核心地位。企业所有业务活动背后都是以资金推动，预付款除了本身增加企业的资金占用成本（如增加企业贷款利息），带来坏账损失风险外，也会造成其他的投资机会损失。如果因为大额的资金预付造成企业整体的资金管理和运作出现问题，将会给企业的运营和发展带来重大的风险。
2.加强预付款管理对保证企业会计信息质量具有重要意义。从财务会计角度分析，企业支付预付款时在期末会计报表中列入公司“资产”中，物资到货后由仓库人员对货物进行验收、入库。按合同条款，如果货物的风险和控制权此时已完全转到购买方企业，则按企业会计准则的要求，在期末计入企业的“存货”和“应付账款”两个会计科目。但按前文所述，由于使用预付款方式采购货物时，售货方已经提前收到款项，所以通常票据结算会滞后，整个结算期也会拖延的较长。在正式结算之前购货方的会计报表中“资产”和“负债”会出现同时虚高的情况，如果企业采用预付款方式较多，将影响企业会计信息质量。
对于因对方企业破产、倒闭等原因无法按合同供货或无法退回预付款时，如果没有及时发现将会导致企业一定时间内虚增利润，影响企业具体的损益计算，也会造成会计信息使用者的误判。
3.加强预付款管理是企业内部控制建设的关键一环。随着企业的发展，越来越多的大型企业在内部控制管理过程中打破基于部门的横向管理模式，而采用纵向业务流程管理模式进行风险管控。通常将“采购-付款业务流程”作为企业的关键业务流程之一。因为，一方面采购付款所涉及的资金量占到企业全部对外支付资金的80%以上;另一方面“采购-付款业务流程”几乎涉及了企业所有的业务部门，通常采购申请由业务需求部门提出，招投标、合同等由商务部门主导，物资验收入库又涉及物流仓储部门，到最终款项支付由财务部门完成。由于预付款是先付钱后收货，对企业来说本身就存在较大风险。所以，对预付款方式的管控是否有效，对企业整体内控建设的效果有着举足轻重的影响。
四、加强预付款管理的措施
虽然预付款与货到付款相比存在以上风险和弊端，但在企业生产运营过程中，基于市场或技术条件，为了采购到必要的物资又不可避免地会需要采用预付款方式进行结算。因此企业应该重视并加强对预付款的管理。
1.加强制度建设，明确企业各部门在预付款结算过程中的职责
（1）企业应建立标准的《预付款管理制度》，明确在预付款过程中各部门的职责和义务。预付款管理不仅仅是财务部门的责任，业务部门应负责对预付款结算方式的业务需求进行确认，负责按合同约定条款跟进供应商供货情况，供货完成后及时完成预付款的结算和清理;财务部门负责按照合同和审批完备的预付款申请表办理款项的支付，负责维护预付款台账并及时向业务部门反馈预付款的账龄信息和清理进度。在整个预付款结算流程中，业务部门是预付款的形成和关闭的责任部门，财务部门则是预付款的提醒和监督部门。
（2）企业应建立规范的《供应商管理制度》。加强对供应商的资质、能力及准入审核，在与供应商开展业务活动前应严格按照管理制度對供应商的股东情况、注册资本、财务状况、技术能力和资质等情况进行审核，以降低风险。
供应商管理制度中应明确要求对供应商进行年度考评，在考评时应将预付款的结算情况作为一项考核指标，对于无正当理由又不及时办理结算手续，导致长期占用企业资金的供应商，在年度评审时应予以体现并记录。
2.业务层面应从业务源头加强对预付款方式的使用控制 财务部门在日常工作中应及时和业务部门进行宣贯和沟通，让业务部门及时理解预付款方式存在的风险和弊端，并推动业务部门在洽谈合同时，从源头就最大化地减少使用预付款付款方式。
对于通用材料和设备采购，原则上不使用预付款。对于独家供货、进口/代理采购等供应商一定要求采用预付款结算方式的，可与供应商在进行合同条款谈判时，适当降低预付款的比例或要求供应商提供合适的预付款保函等其他降低风险的手段，并且应最大化地缩短预付到供货之间的时间间隔，以降低资金占用时间。同时，合同条款中应全面约定供应商的违约赔偿责任，以减少意外发生时对企业造成的损失。
3.严格按程序办理预付款的支付审批手续，加强交货进度管理
业务部门在发起预付款申请前，应根据合同条款要求合同方，按合同条款提交相关的支持文件（如预付款通知书、收据、预付款保函等），并按企业权限指引的要求得到适当的审批后，才能提交财务部门进行入账核算和款项支付。财务部门应严格按照公司付款程序和具体的合同条款认真对照审核后再正式进行账务处理和对外支付。
款项支付后，预付款发起部门应根据合同条款积极跟进合同方的供货进度，及时组织交货、验收、入库。并在供货完成后及时和供应商进行费用核对，以便于能尽早开具发票进行最终结算。
4.加强预付款的账龄管理
财务部门应每月逐笔对预付款项的账龄进行跟踪、分析并建立台账，台账每月应发给业务部门的责任人分析未能及时结算的具体原因，并要求其尽快完成结算。
每年年末，财务部门应对所有未清理的预付款项进行全面清查，特别要关注超过合同约定结算时间的未清账项，将其记录在《非正常未清账项清单》中。年末关账前按负责人归类后将清单发给相关人员，责任人需要逐笔落实原因并由业务部门领导签署后提交财务部门。
5.财务部门应加强和业务部门沟通，确保财务数据真实可靠
结合挂账时间和未能清账的原因，对于确实无法收回的预付款，应按程序对责任人员问责后（如需）及时按企业制度办理核销审批和账务处理，不应长期在账面挂账。
如因对方原因造成的预付款无法收回，并已尽追索义务的，应按权限指引中相关权限得到管理层审批后以坏账处理予以核销。对于已确认为坏账并已核销的预付款，一旦有重新收回的可能，企业各部门应相互配合，最大化地进行追索。对于已确认的坏账损失部分，业务部门应积极配合财务部门提供税收法规方面所要求的支持文件，以便于向税务局办理所得税前扣减的相关手续。（根据《国家税务总局关于印发〈企业资产损失税前扣除管理办法〉的通知》企业应收、预付账款发生符合坏账损失条件的，申请坏账损失税前扣除，应提供相关依据，包括工商部门的注销、吊销证明或其他相关证明）。
五、实际采取的做法和取得成效的分析
1.基于以上分析，X公司加强对预付款的管理采取以下具体措施：
（1）完善企业内部控制制度，完善相关流程，从企业层面进行跨部门的制度修订，主要涉及公司《付款程序》、《供应商管理制度》和《合同管理制度》。
通过修订《付款程序》，细化所有预付款支付审批过程中的关键控制点，从采购申请、授权审批、账龄跟进和往来对账等方面加强对预付款的管理。
通过修订《供应商管理办法》，采用统一的、管理层接受的标准，从供应商源头加以把关，确保所有入网供应商符合企业的标准，以降低供应商资质审查和供货质量方面的风险。
通过修订《合同管理制度》，建立企业的标准采购合同条款，并对预付款使用条件进行约定，确保不会出现因高管或业务授权人的舞弊，而采用预付款方式进行结算。
（2）从业务源头严格控制预付款结算方式的使用。在与合同方谈判以及新签订合同时严格审核合同结算条款并最大化减少预付款结算方式。对于因为市场或技术等原因导致一定要提前支付预付款时，企业应根据具体情况和内部管理制度采取适当的降低风险措施，包括但不限于要求对方先提供预付款保函、在合同中约定供货方违约条款、降低预付款金额等做法。
（3）加强对预付款往来账龄的管理，企业财务部门每月对所有未清理的预付款往来账项建立跟进台账。基于台账，财务和业务相关人员每月對未清理账项的未清原因进行跨部门的分析，共同关注“非正常”的预付款往来账项。
目前该企业没有发生一起，无法收回预付款坏账和合同方未及时供货的情况。
2.资金占用情况分析
以X公司的预付款数据为例，2017之前每年的预付款余额平均在5亿元以上。从2017年开始公司加强预付款项的管理，预付款余额从2017年7月开始大幅下降，2017年7月-12月的预付款平均余额下降到1.7亿元左右。按年化5%的资金取得成本估算，每年能为企业节约1600万元左右的资金占用成本。
六、结论
综上所述，加强预付款管理无论从企业资金筹划还是内部控制和风险管理方面，都有着举足轻重的作用。并且预付款风险管理不仅仅只是企业财务部门的职责，我们应从企业整体流程上加强管控，从制度上控制预付款结算方式的使用条件，并从贸易源头开始最大化地减少采用预付款。对于确定要采用预付款结算方式的合同，应合同条款中适当增加企业的保护措施。同时企业应加强从供应商准入审查、合同供货跟进、款项支付及账龄分析等整个过程的管理，以达到降低企业风险和资金占用成本的目的。
参考文献：
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