您好, 访客   登录/注册

浅论如何提高档案管理工作水平

来源:用户上传      作者:

  【摘要】使档案管理工作朝着系统化、科学化、现代化方向发展,是我们每一个档案管理人员的职责。档案与我们每个人息息相关,但大家对档案管理真正了解多少呢。正如黑格尔所言:“一般地来说,我们已经看到的东西并不一定因它是已知的就一定也是被认识了的。”本文围绕提高档案管理工作水平进行论述。
  【关键词】电子档案;信息检索;外借制度;专业人才
  档案具有真实性、保密性等特点,在个人的升迁、升学等方面有着重要的作用。伴随着社会经济的发展,人才的流动日益加快,这无疑给档案管理工作提出了挑战。通过查阅相关文献资料,发现众多学者都对档案管理工作进行了探讨,但主要集中在档案的由来、当下档案管理中存在的问题以及档案管理的意义等方面。本文从提高档案管理水平方面入手进行分析,从而使档案管理工作更好地服务于当代社会。
  一、电子档案管理
  纸质版的档案,容易破损,也不利于快速查找与使用。在网络信息化的今天,我们应紧跟时代潮流,抓住时代发展机遇,充分利用数字化的优势,如此才能实现事半功倍的效果。大量的纸质版档案需要较大的贮存空间,而电子档案明显的优势在于它的“有效化”存取,节省了空间,便于检索与查找,大大提高了工作效率,不像传统纸质版档案一样,需要档案人员手工操作。此外,个人的档案信息是具有保密性质的,记载了一个人的基本信息和成长历程,一般不对外人公布。然而纸质版档案容易泄露信息,一般查阅时是整卷查看,保密性较差。相反电子版档案具有较强的保密性,它可以单独查取单分档案信息,有利于保护个人隐私。“在复杂的事物的发展过程中,有许多的矛盾存在,其中必有一种是主要的矛盾,由于它的存在和发展规定或影响着其他矛盾的存在和发展。”在档案工作中,用户希望能够快速准确查找到自己所需要的信息,但在实际工作当中,档案的利用率相对较低,管理相对落后,这也正是档案管理工作中存在的矛盾。诚然,数字化电子档案的管理能够有效缓和这一矛盾,从而更好地满足广大用户的需求。
  二、建立信息检索系统
  计算机的信息存储量非常丰富,可以容纳海量的档案资料。建立信息检索系统,有利于方便准确地检索到所需信息,节省用户的时间,提高档案管理人员的工作效率。在检索页面,可以设置不同的检索途径,例如:档号、责任者、题名、关键词等,多样化的方式,从而提高检索的精确性。此外,网络使人们不再局限于一时一地,它可以打破时空界限,更加方便信息查询。档案检索工具有利于档案管理人员进行档案的收集、整理、统计等。应根据档案室实际情况,编制多种检索工具,力争做到“全、准、快、便”,这样的检索工具才会实用高效。这仿佛是一个微型的“档案室”,在其系统内部,一切皆“井井有条”,可以快速精确查询到相关档案信息,最高效地完成工作。
  三、规范外借制度
  档案的归类、整理和外借等一系列程序,只有在相关制度的规范下,才能合理有序地进行。面对需要外借档案的用户,管理人员应做好相关登记工作,规范档案外借制度。借阅人员应首先填写借阅审批单,并且要持有相關身份证件。这就要求档案管理人员要认真核对信息,并按规定办理相关手续。用户在档案借出后,也应该爱护档案、不得随意涂抹等,并按时归还。单位内部要制定完善的相关制度,加强档案管理人员的理论学习,使其明确制度规范等。档案管理人员和用户共同遵守相关制度要求,才能使档案管理工作高质量、高效率地进行。文书档案、科技档案以及其他专门档案等要做好相关归档工作,如此取借和存放才能更加有序。“对号入座”,方可取得事半功倍的效果。
  四、加大对档案管理人员的培训
  在知识型社会的今天,党政机关部门和企事业单位要大力引进专业的档案管理人才。档案管理人员要具备一定的知识,在工作当中不断提高自己的专业知识能力,树立学习意识,逐渐充实自己,如此,才能在工作当中做到“游刃有余”,不被社会所淘汰。除此之外,身处网络信息化的时代,档案管理人员也要具备一定的计算机操作能力,能够进行基本的数字化操作,熟练掌握相关电子设备的操作方法。例如:会使用扫描仪、能够制作电子表格等。网络等相关知识为档案管理工作“锦上添花”,实现管理工作的高效运行。档案管理人员要提高服务意识,设身处地为用户着想,满足用户的合理需求,真正做到“以人为本”。相关单位内部要定期对员工进行培训,加强理论与技能学习,同事之间互相交流合作,共同实现专业成长,提高自己的综合素质能力。
  五、结语
  档案管理是一项复杂而重要的工作。如何提高档案管理工作效率,更好地服务于当下社会,是值得我们思考探究的。建立电子档案、信息检索以及提高管理人员综合素质等,可以实现管理工作的有效进行。从而使档案管理工作朝着科学化、现代化方向发展。
  【参考文献】
  [1]黑格尔著,贺麟,王玖兴译.精神现象学[M].商务印书馆,1979.
  [2]毛泽东.毛泽东选集(第1卷)[M].人民出版社,1991.
  [3]黄世喆.档案管理学[M].北京高等教育出版社,2016.
  [4]肖秋会.档案信息检索[M].武汉大学出版社,2011.
  [5]李新路.档案管理相关问题探讨[J].黑龙江科技,2018 (12).
  [6]厉丹.大规模人才流动对人事档案管理的影响[J].经贸实践,2018(12).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15138538.htm