大数据背景下事业单位电子档案信息化管理解析

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　　【摘要】为了提高事业单位档案管理的有效性，一定要将目前的管理方式进行创新，通过智能化和信息化的管理手段、措施来提升当前档案管理的效率和质量，同时也要使用一些创新技术来将管理体系健全，吸引更多优秀的人才，提升我国事业单位电子档案的应用效率。本文将对大数据背景下事业单位电子档案信息化管理应用进行探讨。
　　【关键词】大数据;事业单位电子档案;信息化管理
　　对于当前的事业单位发展过程来说，电子档案信息化管理已经成为内部管理的主流，通过信息化管理能够使档案管理更加精准，效率也得到一定提升。但当前档案管理过程中还存在着一定的问题，影响着事业单位的发展。为了进一步提升事业单位工作效率，实现由管理型政府向服务型政府的转型，必须提供更高效的电子档案信息化管理系统。通过更加有效的运营和发展才能够帮助事业单位满足大数据时代的发展潮流，推动电子档案信息化管理更加科学。
　　一、事业单位电子档案信息化管理的意义
　　事业单位信息化管理在当前的发展中起到了非同寻常的作用。通过信息化和技术化的手段，对事业单位中使用的技术和使用的方式方法进行分析，对内部工作流程进行合理控制，能够让事业单位的信息数据得到掌控。在这个过程中，事业单位能够有效进行管理，通过综合性强的控制方式提升事业单位内部管理的有效性，使信息化管理的范围得以保证。国家对事业单位要求的不断提升使内部档案管理的复杂性逐渐增加，所以通过事业单位信息化管理能够更加迅速有效地实现事业单位的管理全面性。通过对事业单位各种环节进行合理的档案存储，能够将所有事业单位的工作内容和相关信息进行存档，读取更加方便。通过细致的分析和管理能够实现各个环节的信息有效结合，对数据进行加工处理在管理端能够做出科学稳定的控制情况报告，并且能够进行相应的审核，对事业单位可能发生的风险进行评估，提前做好应急预案。
　　二、事业单位电子档案信息化管理存在的问题
　　（一）认识上的误区。目前我国事业单位管理中还存在着使用传统管理方式的情况，信息化管理模式在我国事业单位的应用时间比较短，应用范围比较狭窄。很多事业单位对其认识存在明显的不足，认为信息化只是利用计算机、互联网对相关资料的收集和存储，对整个单位内部的工作质量和效率的有效性比较弱。其实，信息化能够对当前事业单位进行整体分析和监控，了解目前单位中存在的问题，推动整个单位的管理效率提升。同时很多领导没有认识到信息化的重要性与有效性，使当前事业单位电子档案管理中出现不小心被删除或被他人盗窃等问题。
　　（二）软件不够成熟。在信息化背景下，多种信息软件被开发出来，但很多软件没有切合当前事业单位的实际管理要求，制定还不够成熟，在应用过程中还存在着很多问题。我国所应用的软件主要包括自主研发和国外引进。目前自主研发的档案管理软件还不够成熟，整体来说不够先进，而国外引进的电子档案软件虽然成熟度够，但不能完全贴合我国不同单位性质的需求，灵活度较差，在应用过程中也十分有限，如电子档案与原始档案的衔接，机构改革财务档案合并使用等问题，并且引进资金高，很多事业单位不愿意投入巨大的成本。目前想要解决这一问题，必须要对我国当前的软件缺口进行研发和补充。加强相关事业单位软件的开发，解决目前人才匮乏的情况，同时也要重视当前缺乏有效管理软件的问题，应用更加有效的方式来提高我国信息化管理的水平。
　　（三）电子档案信息化管理机制不健全。我国经济的不断发展，导致各行各业的竞争增加，事业单位也更重视为人民提供更加高质量的服务，所以要想提升整个事业单位管理的有效性，必须要重视电子档案信息化管理机制的制定。但目前很多事业单位在发展过程中没有重视管理机制的开发，也忽略了电子档案信息化管理机制的建设，这样使得窗口服务型事业单位的服务效能下降。同时，很多单位内部的档案制度非常完善，但缺乏对信息化电子档案管理制度的制定，很多工作指令不能有效传达，处理问题和进行监管也没有一定的体系，使得当前事业单位的电子档案建设受到了很大的影响。
　　三、事业单位电子档案信息化管理的策略
　　（一）根据情况制定管理机制。要想提升事业单位电子档案信息化管理水平，首先要制定相应的管理机制，对于不同的事业单位需要根据实际情况来制定相应的电子档案信息化管理模式，开发有针对性的电子档案存储软件，使得档案信息和数据更加精准与全面。在制定管理机制时，需要将档案管理的目的和管理的要求进行明确，通过技术人员和领导层的共同商议来为电子档案信息化管理范围制定相应的计划，制定相应的制度来确定信息化管理等有效性。通过这样灵活的设计，能够提升电子档案信息化管理水平，也能保证当前事业单位档案管理的全面性。
　　（二）事业单位电子档案信息化管理系统的应用。事业单位电子档案信息化管理需要制定相应的信息化管理系统，通过这样的系统能够实现对档案数据和信息的收集，通过数据作为决策依据，来对单位的发展进行规划。领导要想对事业单位进行管理，需要科学的数据，通过电子档案信息化管理的应用，能够更好地计划、组织、协调日常的运行，通过当前的各种信息化、智能化的管理系统，能够提高电子档案系统运行的效率和质量，通过这样的方式能够让整个事业单位有效性得到提升，也防止一些档案泄露和信息数据出错的情况。电子档案系统在安装时也比较简单，不用花费过多的成本，既节约了人力，也提升了信息的科学性和全面性，十分适合当前的事业单位使用。通过这样的方式，使目前信息的输入工作量得以减轻，也能够让相关人员及时了解目前事业单位的运行情况，在选择需要使用的档案过程中更加便捷，进而更好地进行电子档案的控制和管理。
　　（三）进一步有效确保档案信息管理的安全性。当前互联网已经渗透到各行各业的每一个角落，对于事业单位来说，电子档案的安全性十分重要，为了进一步避免电子档案管理工作中出现的安全问题，一定要确保档案信息管理的安全性，需要加强管理工作和安全监督工作。在大数据背景下，海量的数据可以通过一些便捷的手段进行传输和保存，在这种方便快捷的保存模式下，也会带来巨大的安全隐患。所以，在事业单位进行档案保存的过程中，一定要重视数据的安全性，可以通过防火墙和杀毒软件等定期进行杀毒，同时管理人员要保持高度的警惕，及时对整个电脑进行监控，避免出现数据丢失和数据盗窃等情况。最后需要加强人员配置，每一个环节都需要有专人进行管控，全面保护，只有这样才能加强信息化建设的力度，推动我国事业单位全面发展。
　　四、结语
　　综上所述，在大数据背景下，对于当前事业单位的发展来说，事业单位电子档案信息化管理是十分有必要的，是提升事业单位质量和效率的重要方式。电子档案信息化管理能够保证更加稳定和安全，是整个事业单位发展过程中的重点。因此，加强事业单位电子档案信息化管理，灵活应用信息化管理模式，解决当前存在的问题，才能真正提高事业单位的工作质量，推动我国事业单位的发展。
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