关于做好档案管理信息化建设的思考
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【摘要】随着时代的不断发展和进步，计算机技术得到了迅速发展，在信息技术高速发展的时代大背景下，档案管理信息化建设日趋重要，也是适应科技迅猛发展的必然趋势。本文对档案管理信息化建设的思考进行了简单的探索与研究。
【关键詞】档案管理;信息化建设;思考
近些年来，我国经济水平不断提高，计算机应用得到了空前的发展，网络渗透到了各行各业，任何行业都脱离不开网络，这也就对档案管理信息化建设提出了要求，传统的档案管理已经不符合当代需求，因此需要建设一种符合当今社会且可行性大的档案管理方法，本文结合如今档案建设的实际，就如何开展档案信息化管理建设、提高档案管理水平展开探讨。
一、我国档案管理信息化现状及存在问题
（一）我国档案信息化建设存在地域差异。当前，我国档案管理信息化在不同的地域，发展的水平也存在着很大的差异，有的地方档案管理方面先进，有的地方则稍微落后，例如，在经济发达的东南沿海地区，无论是在教育还是在科技、人才、技术方面都远远领先于我国的西部地区。因此，在我国东南沿海地区的，我们国家档案信息化管理得到了很大的发展，目前发展已经非常成熟，基本已经采取了十分先进的档案管理模式。在西部地区档案的信息化管理问题仍然是一个亟待解决的问题，根本原因在于这些地区经济落后，投入的建设经费、管理经费不足，人才短缺，所以在档案信息化管理方面一直处于落后状态，依然沿用传统模式，效率低下，改进较慢，导致档案信息化管理一直处于落后状态。
（二）档案信息使用率处于低状态。对于大多数档案管理人员来讲，档案工作要注重从事人员的责任感，和档案人员的技术是否过硬，能否胜任工作，因为这个职位十分重要，掌管着全部的信息，然而档案的信息使用率一直处于低迷的状态，主要原因是不重视，这就造成了档案信息化管理很长一段时间得不到发展。因为早期我国在信息注册上并不关注，主要表现在我们在购买东西不用提交相关信息证明，如手机号码的购买，这就使得我们电子信息诈骗现象比较严重，因此我们在购买那些需要征信的物品时，相关的企业应当核实真实信息，这样就使得人们重视档案信息的重要性。并且如果能够提高档案的利用率，能使档案为大家带一些效率，那么档案的信息化管理进程应该也会得到提高。
（三）档案管理人员的能力有限。纵观全国各大地域，对于档案方面的管理不是非常重视，这就造成对档案馆人员的能力要求不是十分高，他们大多数思想理念仍然是传统的理念，思想落后时代，大多数不理解信息化管理，也不支持信息化管理，这也是造成档案信息化管理一直得不到发展的重要原因，要想做到信息化管理必须提高档案管理人员的素质，并且在一定程度加大档案管理人员能力和技术的培养，从而推动档案信息化的快速进步。
（四）我国档案信息技术受限。随着我国的不断向前发展，20世纪末互联网逐渐在我国兴起，信息管理被重视起来。但由于其发展比较晚，其他领域对于互联网科技的引用更是少之又少。尤其在档案管理方面，虽然我们平时对于档案的利用并没有太多次数，但其仍是我国最为保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分严重。因此，将互联网信息技术引入档案管理有着极大争议，因为我国的信息技术最初并不完善，将信息化互联网技术引入档案管理上，虽然在一定程度上能够使得档案管理更为快捷和方便，但从另一个角度来看，由于档案管理的信息技术不完善，很有可能会导致我们的档案信息泄露或者丢失。这就要求我们应当加强档案管理信息技术的研究，加强对其的投入，并且促进档案管理信息化的建设。
二、档案信息化建设措施
（一）转变认知，改变观念。实现档案管理信息化建设任务十分繁重，这就要求广大档案管理工作人员最先重视起来，为了实现档案管理的信息化，我们必须要统揽全局，认识到信息化建设任务繁重，时间急迫，不断思考，促进思想观念的转变，争取早日做到我国档案管理的信息化。
（二）不断提高服务，扩展档案的利用。在档案管理体制的完善中，要提高服务并且扩展档案的利用。在这个方面，以我国档案信息化建设为例，管理缜密、健全的单位，最能突出的就是个人的档案信息，一个单位的档案管理信息化水平，便能体现出整个单位的人事管理思想，所以档案管理工作十分艰巨，这对档案管理人员提出了要求，管理人员应该时常关注管理工作中遇到的问题，具体问题具体分析，采取合理的策略和方法，不断开阔新视野，扩宽新思路，综合运用自身总结的各种方法处理好档案工作中出现的问题。这也需要档案管理者熟悉工作流程，在工作中能够创新模式，创立档案管理反馈和产生模式，时时刻刻改正管理上出现的不足，扩大档案资源利用的范围，从而更加有利于档案信息化管理的建设。
（三）加强网络方面的建设。档案的信息化管理与互联网密不可分，这就需要档案管理人员将传统的档案信息，传输到互联网上来，为每件事建立一个电子档案，这对从事档案管理的人员也提出了要求，管理人员要擅长计算技术，提高效率，也有益于减少工作操作造成的失误。要想将信息化管理做好，就要把信息做好，需要确立一个现代的信息服务模式，更加信息化、网络化，因此要加强网络方面的建设，将档案信息和网络紧密结合起来。
（四）做好档案的附加值，合理开发档案资源。因为对档案工作有了好的开展，档案管理的信息化建设逐步确立起来。这体现在，计算机信息的应用大幅度提高，有了计算机，处理档案工作的效率得到提高。因此档案的信息化管理工作也离不开计算机网络，同时计算机能够最大速度管理档案信息，其速度远远超过了人力，所以档案的使用范围能够得到空前的提升，对档案资源的利用程度就会大大加深，这就方便了工作，能够最快、最准确地查到所需要的信息，有效提高工作效率。
（五）提高档案保存技术，最大限度保留信息。通过提高档案的保存技术，能够长时间、最大限度地保留档案的信息，同时在互联网上留下各种各样的帮助模式，通过这种保存技术，使想要利用信息的人员能够得到应有的便利。通过这种技术，我们能够最大程度减少对原始档案的翻阅，从而减少了对原始档案的破坏，保证初始数据的真实性，能保护信息的安全，通过计算机的技术加密对电子档案进行保护，这样十分有利于当下档案管理的信息化建设。
三、总结
档案管理信息化建设是一项系统工程，加强档案管理工作人员的认知，不断创新，使工作内容更加符合社会发展的潮流，适应时代发展的需要，制定出适宜的创新手段，吸纳更多专业人才，同时还要牢抓信息化建设的主要时机，构建科学的档案信息管理平台，从而提高档案管理人员的工作效率，提高专业服务质量，只有这样，使档案管理信息化水平迈入一个全新的高度，促使档案发展。
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