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关于档案信息化建设与档案管理的思考

作者:未知

  【摘要】随着我国经济和信息技术的迅速崛起和发展,档案信息化建设成为现代化建设的重要目标,同时也影响着我国档案管理的发展趋势。档案管理部门通过应用先进的管理技术,提高了档案管理工作的效率和水平,是促进档案工作持续发展的必经之路。本文针对档案信息化建设与档案管理展开一系列的分析,仅供参考。
  【关键词】档案;信息化建设;档案管理
  档案信息化是现代档案管理的主要形式之一,代表了未来档案管理的发展趋势,也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。为了实现这一目标,我国不断推进档案管理信息化建设的步伐,使档案管理体现出它的价值。自改革开放以来,我国引入先进的档案管理技术,不断更新档案管理理念,因此我国档案管理人员的档案管理能力、技术以及工作效率都在不断进步,使我国档案管理适应了社会的发展。
  一、档案信息化建设的概念和特征
  (一)概念。档案信息化可以从广义或狭义上来讲。档案信息化从广义上讲是对经济、政治、社会等方面的信息进行各领域信息的融合,实现信息共享和融合。从狭义上来讲,档案信息化是对档案内部资料的信息化,伴随着信息技术的不断发展,档案资料的全面性和丰富性更为突出。档案信息化建设其实就是将档案的保存方式进行改变,由电子数字化载体替代传统的纸质实体进行保存,从而实现档案的长期保存,通过信息化平台实现档案资源的共享,并且使档案信息查找更加方便。档案信息化建设能够有效提高档案建设的效率,还能够提高服务群众的质量。
  (二)特征。档案信息化建设在不同阶段具有不同的特征:在实验阶段,档案信息化建设是对以往档案管理手段的一种突破和改良,体现了多元化的特点;在普及阶段,通过检索手段的开发和应用,使得档案管理信息技术在计算机相关领域的应用开始被承认,其中包括一些编目的普及和计算机辅助立卷;在网络阶段,通过多媒体技术的应用和光盘储存能力的使用,让计算机的主体地位逐渐被承认,在档案管理中的位置也逐渐靠前;在数字档案时代,随着数据库的建立和使用电子文件管理网站的建立,意味着数字档案的发展成为了档案管理的主要代表。使得数据库向数字档案管理的发展趋势也逐渐显露。
  二、档案信息化建设的基本内容
  (一)应用系统建设。要确保软件系统能够适应互联网和政务网的档案网站建设需求,应加大档案信息管理软件系统的开发力度,推广应用具备通用性、兼容性的软件系统,满足政府、企业、组织以及社会个人群体对档案的使用需求。
  (二)基础设施建设。在基础设施建设中,最为关键的基本条件是软硬件基础设施,这两者是档案信息资源开发利用的技术支撑。档案信息网络是基础设施建设的关键,主要功能是实现档案的信息传输、交换和资源共享。因此基础设施建设的主要任务是提高计算机的使用率和加快档案管理网络建设。
  (三)档案信息资源建设。建立综合的档案目录数据库,该数据库应包含馆藏案卷级目录和重要全宗文件及目录。同时也相应地建立两种类型的数据库:档案全文数据库和多媒体数据库。要规范电子文件归档管理,对传统的纸质档案进行数字化的处理,进一步丰富档案信息的类型,提高档案信息资源的利用效率,同时满足各类用户的使用要求。
  (四)安全保障体系建设。因为一些档案信息涉及重要内容,一旦遭泄露就会造成难以想象的严重后果,所以在档案信息化建设中不可或缺的一部分就是安全保障体系的建设。安全保障体系主要包括:安全管理机制的完善;档案信息安全保障体系框架的构建以及档案信息安全意识的提高等。
  (五)人才队伍建设。人员是档案管理工作的具体实施者,对档案管理信息化的实施水平有着重要的影响。因此,目前档案信息化建设工作中的重要内容就是要重视和正视档案管理工作人员的作用,推进人才队伍的建设,打造专业的档案信息化人才队伍,更要注重对档案业务人员新技术、新设备、新方法的培训;信息技术知识的普及;领导干部进修等,为信息化档案管理工作奠定良好基础。
  (六)标准化、规范化建设。建设档案信息化法治体系和标准规范体系能对档案信息资源描述、存储、查询、使用、管理等工作进行明确规定和约束,对电子文件归档和电子档案进一步得到规范管理,实现档案信息化建设的标准化、规范化。
  三、档案管理中存在的问题
  (一)缺乏信息化建设意识。档案信息化建设改变了传统的档案管理方式,是对档案管理服务理念的变革。信息技术对档案管理的影响主要体现在三个方面:一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率。二是档案信息化建设的实现能够方便民众对档案的查阅,有效提高管理人员对档案的管理效率。三是实现档案资源的共享,提高组织效率。但部分管理人员对此缺乏正确的认识,未认识到档案信息化建设的优势,从而阻碍了档案管理的变革,降低了档案管理的能力,进而影响档案管理的效率。
  (二)档案管理方法落后。当前状况下,我国的档案管理体系不完善,所应用的管理方法也相对落后,同时档案管理人员的素质存在参差不齐的状况,专业水平过低,无法科学合理地对档案进行管理,甚至有可能会耽误整个档案管理的工作进度。如:传统的纸质档案管理方法是利用手工式档案管理模式进行档案的收集与整理,没有与现代化的信息技术相结合,使档案管理方法落后,档案的安全性得不到保障,不利于档案管理工作的顺利进行。
  (三)对运用信息资源存在错误观念。影响档案信息化建设与档案管理效率的因素是对信息资源的利用存在错误的观念,极大地阻碍了档案管理水平的提高。传统的档案管理理念认为档案管理就是將档案放在档案管理处进行保存,方便以后的查阅。信息化档案管理的核心就是实现资源的共享,将传统的存放档案转变为档案资源的利用与分享,以更好地利用档案资源、服务大众。但部分管理人员的观念依旧传统,只注重档案的存放,不能够合理地使用档案资源,导致档案管理的效率低下,档案管理水平较低。
  (四)各档案部门信息化水平存在差异。各地的经济水平不同,发展速度也不同,使得档案部门的信息化实施以及档案管理人员的专业能力存在一定的差距,从而致使档案部门新信息化水平也存在较大的差距,严重影响档案管理的效率。有些档案部门已经使用计算机对档案进行管理,提高了档案管理工作的效率,但有些部门依旧使用单机进行档案管理,档案管理的信息化水平较低下,无法实现资源共享,不利于提高档案信息化建设与档案管理的效率,致使档案管理的能力较低,无法合理有效地利用档案资源。   四、档案信息化建设和档案管理的措施
  (一)建立档案管理网络。档案管理网络的建立使档案管理的效率得到了提升,建立网络档案要做到两点要求:一是要发挥档案网站的优势,建立一个内部的网站和面向公众的网站,提高档案管理的服务功能,使网络档案成为档案信息服务的平台,对网络档案管理方式进行大力宣传,实现档案信息的合理利用。二是采购必要的硬件设备,信息化的档案管理离不开计算机设备的支持,高质量的硬件设备使档案管理能力得到提升,有利于档案信息的交换与共享。
  (二)完善档案管理制度。根据《档案法》及档案局新颁布档案的行业标准和法规,结合实际情况制定科学、合理的档案管理制度,并进行严格监督,确保档案工作有章可循。只有完善档案管理制度,才能对负责档案管理工作的人员实施统一调度,才能使档案管理人员的操作更加规范。
  (三)提高档案工作人员的综合素质。档案管理工作涉及的事项众多,工作任务重、专业性强,档案工作人员的工作态度、素质等在很大程度上决定了档案管理水平的高低。提高档案工作人员的素质需要做到以下两点:一是要选择具备专业能力的档案管理人员,需要管理人员具备计算机知识与能力。二是需要对档案管理人员进行定期的培训,提高管理人员的能力。
  五、总结
  在信息化的时代背景下,档案信息化建设是档案工作改革与发展的必然选择,有助于转变传统的档案管理方式,有利于提高档案资源的合理运用,提高档案的管理能力。在未来的发展中,档案管理部门应用先进的管理技术引入创新性的思路,促进档案信息化建设的全面发展,从而全面提升档案管理水平。
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