科学事业单位内部控制信息化问题及对策探讨
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摘 要 随着大数据时代的到来，互联网信息技术进一步普及，内部控制的信息化建设在科学事业单位体系内迅速发展。内部控制制度逐步完善，内部控制体系日见雏形，与之相辅相成的各种信息化系统也从单一、独立的账务和报表系统，演变成了从预算控制系统、财务账务系统到各种财务报告系统的一系列信息化系统的集合。从某种意义上讲，这对科学事业单位内部控制的发展起到了相当重要的推进作用。但是，就算在信息化高速发展的今天，科学事业单位的内部控制信息化还是不可避免地存在一些问题，特别是越來越多的各类信息化系统之间虽有着千丝万缕的联系，却大多各自为战，互不相通，缺少融合，这已经成为制约科学事业单位内部控制信息化发展的关键因素。本文首先阐述什么是内部控制信息化以及内部控制信息化在科学事业单位内部控制体系中的重要地位;之后分析现阶段我国科学事业单位内部控制信息化存在的一些问题，并从内部和外部两方面进行分析和总结;最后，为改善我国科学事业单位内部控制信息化的现状，提高内部控制信息化的有效性，针对科学事业单位在内部控制信息化建设中存在的问题，提出相应的对策。
关键词 科学事业单位 内部控制 信息化
随着《行政事业单位内部控制规范（试行）》的全面施行，科学事业单位的内部控制体系已日趋完善，为了更好地发挥内控体系的控制作用，作为辅助工具的信息化系统是必不可少的。机器是不讲人情的，怎么运用好这一特点，充分发挥把关效果，同时又不使内控体系变成制度的森林、阻碍科研的发展，这对是否能够建立起一套科学、合理、高效的内控体系至关重要。
一、科学事业单位内部控制信息化相关问题概述
20世纪90年代以来，信息技术不断创新，信息产业持续发展，信息网络广泛普及，信息化成为了全球经济社会发展的显著特征。进入21世纪，信息化对经济社会发展的影响更加深刻。广泛应用、高度渗透的信息技术正在迅速进驻内部控制领域，并逐渐成为内部控制体系必不可少的手段。
（一）内部控制信息化的概念
内部控制信息化强调财务信息资源的系统开发，在信息技术的推动下，将财务信息资源充分应用到内部控制的各个领域，不但能够降低劳动强度、提高工作效率，更是非常好的一种控制和监督手段。简言之，内控信息化就是利用互联网和移动互联网技术实现财务内部控制的一种智能应用的集合。
（二）内部控制信息化的重要性
科学事业单位建立健全内部控制体系、保证财务信息质量、规范财务工作程序、提高财务工作效率，不仅是财政和上级的要求，同时也是为了更好地保障科研工作，为政府和社会各界提供更优质的科研服务。为了实现这一目标，促进科学事业单位发展战略的进一步落实，提高科学事业单位的市场竞争力，大力推进内部控制信息化建设就成为了当前科学事业单位的一项紧迫任务。
1.内控信息化能使科学事业单位内控体系建设事半功倍。把业务流程的重点环节分别建立成系统，将对应的制度、规则嵌入系统操作，再将整个业务流程中所有的系统串联起来，就相当于将建好的内部控制体系，用信息化系统集合的方式展现出来，使制度统一、公开、直观，这种做法初期烦琐，细节众多，但建成后就等于将平面的、复杂的、专业的制度立体化、简单化、通俗化，这对已经很熟悉现代化办公手段的科技工作者来说，相当于降低了学习内控知识的门槛，节省了学习内控知识的时间，不但能大大增加从领导到全体职工对内控体系的认识，更能有效强化大家对内控制度的理解，使复杂的事情简单化、枯燥的事情形象化，对于加强整个内控体系建设，会起到事半功倍的效果。
2.内控信息化能使科学事业单位减少人为差错，防范舞弊风险。信息化系统是便捷的，更是严谨的，对此财务工作者都有体会。现在广泛普及的会计电算化与之前的手工记账相比，无论是准确性还是工作效率都有了质的飞跃。内控信息化系统更是如此，从简单的手写错误、誊抄错误到权责不明确、监管有漏洞，不管大错小错，都能够通过信息化手段得到很好的解决。在面对各种人情、面子之类的问题时，信息化手段也是将人为因素影响降到最低的最优选择。对于不按流程办事、滥用职权、投机取巧等跨过系统的舞弊行为，信息化手段也可以通过对比体系内各系统间数据差异等方式来筛查疑点，为审计、纪检等部门的检查找到切入口。综上所述，内控信息化在减少人为差错、防范舞弊风险方面发挥着不可替代的作用。
3.内控信息化能使科学事业单位运作效率大幅提高。对科学事业单位来说，专家数据、立项数据等专业数据在很多归口部门都会用到，在没有内控信息化系统之前，各归口部门间的数据互不相通，就算是部门间合作比较好的单位，由于数据的格式和精确度的不同，也很难互通使用。往往很多数据A部门要，B部门也要，不仅提供数据的部门要提供很多遍，收集数据的部门也在重复工作。内控信息化系统能够从业务的起点开始规范并整合这些数据，供整套系统共享使用，这样一来，数据单一归口审核，既明确了责任，又能使数据的准确性大大提高，避免了不同归口重复录入数据常常对不上的混乱。业务流程的下游也可以通过引用上一环节的数据大大降低人工成本，使整个科学事业单位的运作效率大幅提高。
二、科学事业单位内部控制信息化存在的问题
随着科学事业单位不断强化自身管理、完善控制体系、创新控制手段，现今，信息化已经成为科学事业单位内部控制体系的重要手段。尽管如此，从当前的实际情况来看，科学事业单位的内部控制信息化建设仍处在起步阶段，还存在诸多不足。随着内部控制体系的进一步完善，各类控制系统层出不穷，如何建立起一套能够很好地利用和整合数据资源的内部控制信息化系统是当前科学事业单位面临的一大难题。接下来，本文将从内部和外部两方面，对我国科学事业单位内部控制信息化存在的问题进行阐述。
（一）科学事业单位内部存在的问题
内部因素是实现内部控制信息化的基础，内部因素的质量会直接影响内部控制信息化的成败。 1.多系统并行，相互之间不联通。如今，不同功能、不同用途的信息化系统在科学事业单位层出不穷，各种信息化系统在方便大家工作的同时，也给未来的工作埋下了许多隐患。系统之间连而不锁，带来的方便仅仅是眼前的，长远来看，不同的浏览器、不同的数据接口只会给以后越来越完善的控制体系带来瓶颈，现在看来是简单、便捷了，但信息化的目的不仅仅是实现眼前的便捷，更是要实现数据资源的利用和共享，这样的便捷应该是“一键式”的，所有的事情做了就有痕迹，不需要重复。比如做好预算，也就做好了内控指标;报销单据生成，也就有了支出;记账完成，决算数据也就生成了。因此建立一套好的信息化系统，完成好系统间的融合十分重要。
2.历史数据利用环节缺失。随着内控信息化的发展，各种各样的信息系统应运而生，这些系统并不是正统的财务系统，产生的数据也不是规范的财务数据，最多只能算是财务痕迹，看似并没有很大的用处，仅仅是信息化带来的副产品。但就是这些痕迹，能证明内控信息化在数据分析和控制监督等方面比以前的手工、人工方式更好的优势所在。如内控报销系统的数据，一般只在当年有用，打印出纸质结算单，到第二年数据都更新了，上年数据也就没什么用处了。很多单位由于系统更新换代或后期维护不到位等，这些数据就变成了不能被相关人员利用的“死数据”。但这些数据往往展现的是事情的发展过程，不像账务系统，展现的是事情的结果。以报销系统为例，它能展现出嵌入时间点的从预算到决算的调整全过程，这些不仅仅是痕迹，更是非常好的统计分析素材。因此，妥善地保管这些痕迹，为相关人员所用，内控信息化体系就会成为不仅能很好地实现控制与监督、提高工作效率，更能为科学事业单位信息统计分析提供基础数据的高效工具和手段，这对建立科学事业单位的大数据体系是非常重要的。
3.系统维护和系统安全存在风险。现今，科学事业单位大多采用系统外包的方式构建自己的信息化系统，而大多数外包企业对科学事业单位的具体情况并不是很了解，而对情况相对了解的一线财务工作者对信息化构建又没有概念，这导致新建成的系统多不成熟，需要经过1年甚至更久的时间让双方磨合，对软件做进一步的修改，这就大大增加了系统后期的维护费用。同时，新的信息化系统和老一代的财务软件不同，多通过云存储等基于互联网的通信技术来实现，运行费用相比老的财务系统比较多。
在云存储等新的信息平台下，信息安全越来越重要。以前的财务系统是多终端操作，都是在内网环境下进行的，相对安全。现在的信息化系统为了实现某些整体规划或远程办公，难免涉及外网操作，尽管现在的互联网安全技术已经很完善，但技术归技术，要实现真正的信息安全，人才是最重要的环节，特别是绝大多数科学事业单位都是涉密的财政拨款单位，财务安全不容半点闪失，因此信息安全是一等重要的，是财务工作者与信息技术人员共同面临的挑战。
（二）科学事业单位外部存在的问题
从外部因素来看，重点在于缺少专门针对内控信息化系统的控制和监管制度。现在各科学事业单位自身的制度体系已经相对完善，如业务流程体系、预决算管理制度、报销管理制度、项目管理制度等。但随着内控体系的深化改革，信息化已经成为建设内部控制体系的重要手段，很多单位内部成型已久的信息化旧规已经不能适应现在的发展。一方面，大家都在享受信息化带来的便利，另一方面，大家也忽略了对它的规范。
基于信息化手段的科学事业单位内部控制体系才刚起步，很多问题都需要时间来磨合和考虑。尽管针对信息化手段的控制和监管制度在企业中已经相对成熟，但科学事业单位不同于一般企业，具有很多特殊性，不能生搬硬套现成的制度。因此，科学事业单位应尽快制定相应标准来规范信息化行为。
三、科学事业单位内部控制信息化的改进策略
根据科学事业单位内部控制体系发展的现状，顺应科学事业单位内部控制信息化的发展趋势，建立健全以信息化为手段的科学事业单位内部控制体系已经迫在眉睫。在战略上，要高度重视，大力推进科学事业单位的信息化体系建设，使信息化更好地服务内控体系的深化。在战术上，不能照搬企业或者其他类型事业单位的内控信息化，而是应该参照行政事业单位的内控规范，建立符合科学事业单位自身的内控信息化体系，全面提升内控信息化的有效性。
（一）科学事业单位内部问题的改进策略
首先，科学事业单位的内部控制信息化体系建设要自上而下进行，以财政一级拨款单位为起点，成立服务整个系统的内控信息化建设小组，统筹资源、能力，在充分调研下属单位实际需求的基础上，组织建立内控信息化体系。在体系的建设过程中，要先对系统内的单位按业务类型和单位性质进行分类，按不同的分类对汇总上来的需求数据进行优化整理，吸收行业领军企业和下属单位的成功经验，对有共性的业务，统一流程、统一操作，实施规范化管理。对个性化业务要有针对性、突出个性。整个体系应该是所有需求的有机融合体，每一个需求对应一个模块或者子系统，各模块间既要相对独立，又要相互联系，以统一的浏览器、数据格式、基础数据库，最大限度地提升各模块间的融合度，实现真正的数据资源共享和利用。同时还要考虑财政、税务等外部数据需求单位的数据接口情况，为最终实现“一键式”的信息化体系打下良好的基础。
其次，在设计系统时要为利用历史痕迹数据留好接口，并定期对跨年数据进行维护，以便在后续有需求时能够顺利地调取相关数据，满足审计、纪检以及单位内部的数据需求。
最后，在选择系统开发商时，要充分考虑其信用和在整个行业中的业务水平，优先选择具备财务系统开发能力且有行政事业单位系统开发经验的开发商，在服务方面，尤其要重视开发商系统后期的运行和维护水平;组建信息化安全小组，在技术上做好信息安全防范工作;对职工开展岗前培训，增强职工的安全防范意识。
（二）科学事业单位外部问题的改善策略
要重视对信息化手段的控制和监管，一级预算单位制定适合本系统的内部控制信息化管理行业标准，下属单位在不超越该标准上限的前提下，结合自身实际情况制定管理制度，共同规范信息化行为。在制定标准和制度的同时，还要配套监督机制，使标准和制度落到实处。
四、结语
建立和完善科学事业单位内部控制信息化体系，要注重体系内各系统之间的融合，充分发挥信息联通带来的事半功倍的效果;利用好各种历史痕跡数据，适应财务管理的大数据时代;严把系统安全责任，为科学事业单位创建便捷、高效、安全的内控环境;进一步完善控制和监督制度，加大信息化系统的执行力度，为科学事业单位内控体系的健康发展保驾护航。总之，科学事业单位内部控制信息化体系的建设是一项巨大的工程，需要动用各方面的力量。同时信息化体系的完善是一个累进的过程，需要科学事业单位在实践中不断地发现和总结、修订和评价，以最终形成适合自身发展需要的内控信息化体系。只有这样，科学事业单位的管理水平才能得到提高，才能为政府和社会各界提供更好的科研服务。
（作者单位为北京市科学技术情报研究所）
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