大数据背景下公共图书馆财务管理探讨
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作者:王蓉蓉
摘要：大数据引领了数据革命，改变了各行各业的管理理念和模式。本文介绍了大数据背景下公共图书馆财务管理面临的机遇与挑战，提出财务管理信息化，充分利用和分析公共图书馆大数据，加强公共图书馆网络环境风险管控等方式，希望提升公共图书馆财务管理水平。
关键词：大数据背景 公共图书馆 财务管理
在大数据背景下，一切事物都不再是秘密，通过数据分析，得出最精密的结论，帮助人们制定更加合理的方案正在成为常用工作方式。公共图书馆对提高我国国民知识储备，形成良好阅读习惯有着不可替代的作用，当前环境下，在公共图书馆财务管理中引入大数据分析方式尤为必要。
一、大数据背景下公共图书馆财务管理面临的机遇与挑战
（一）公共图书馆财务管理在大数据背景下面临的机遇
目前我国拥有超过3000家公共图书馆，在2012年之前实现了全国公共图书馆无障碍、零门槛进入。曾几何时，互联网技术使“秀才不出门，尽知天下事”成为现实，在很大程度上冲击了公共图书馆的发展，读者数量减少，使图书馆经营举步维艰。随着知识产权保护理念逐渐深入人心，通过网络搜索免费获取众多资料的时代一去不复返，收费模式的普及使公众目光重新汇聚在公共图书馆。只要读者缴纳入馆费，海量资源任选。现代图书馆构成不再是以纸质书籍为主，古籍文献等均由专业人员录入计算机形成电子文档，而需要产权付费的专业文献、期刊资料早在图书馆收录时便已经付清版权费，因此读者在查阅资料时不必担心任何产权纠纷。相较于个人单独支出资料费用，公共图书馆能够实现资源利用最大化，读者只需要付出极小的代价就能获取所需文件，通过大数据分析，切实了解读者目标，能够使公共图书馆管理人员即时调整发展战略，不仅提高财务管理效率，还能促进全民文化素养的提升。
（二）公共图书馆财务管理在大数据背景下面临的挑战
我国公共图书馆由中央或地方政府出资管理，负责人基本为政府单位行政人员，由于缺乏服务意识，公共图书馆的经营情况不甚良好，财务预算存在较大局限性，不能及时获得读者需求信息，馆内资料收集稍显滞后。在大数据背景下，公共图书馆需要改变传统的经营模式和财务管理模式，通过“一体化”“算大账”的方式，使以图书馆为核心的区块实现营收。固有经营模式转型过程势必面临众多挑战：第一，对财务人员的要求不再局限于月度、季度等周期结束后进行财务核算工作，而是通过计算机以及互联网相关应用软件，实现馆内藏书、文献转化;对读者需求进行全面数据统计分析;在资金投入有限的情况下做出合理的财务预算。第二，公共图书馆财务管理人员对预算的认知程度不够，在传统工作模式中，没有精确的数据分析，随意性非常普遍，简单上报少量数据就算完成任务，甚至存在多报、乱报、谎报、漏报等情况。在大数据环境下，一切数据务求真实有效，财务人员必须结合自身业务发展需要，整理出有参考价值的财务报表，对读者需求、书籍借阅品类、特定人群阅读喜好等均需要精确掌控，制定出符合社会要求的财务制度。因此，公共图书馆财务管理工作面临的挑战是艰巨的，财务人员要敢于接受挑战，尽快调整工作方式、提升自身业务水平，使公共图书馆时刻经受社会监督[1]。
二、大数据背景下公共图书馆财务管理方式
（一）财务管理信息化
公共图书馆旧有财务管理工作主要是统计读者缴纳入馆费、借阅证办理费等资金收入以及书籍、资料购置费用，整理成财务报表之后按时上报即可，工作内容略显单调且强度较低。在大数据背景下，公共图书馆经营模式已经发生革命性改变，因此财务管理信息化势在必行：
第一，引入基于计算机的财务管理软件，传统的人工记录方式虽然早已被社会淘汰，但是财务人员工作思想还没有彻底转变，因此需要对财务人员明确，一切收支记录必须通过财务管理软件，清晰记录一切痕迹。
第二，各类信息呈分散状，不利于管理，因此财务管理系统需要收集一切数据，统一管理，根据层级数据分析出读者的不同需求，提供给管理者，制定出切实有效的经营管理和财务管理方案。
第三，实现信息共享。我国现有藏书数量相对较少，随着读者数量增加，资源短缺的情况必然发生，因此图书借阅管理部门、维护部门等需要与财务部门共享数据信息，当某种文献材料存量较少无法满足广大读者需求时，财务部门能够第一时间获悉，立刻制定采购计划，最短时间内提供给读者。图书维护人员针对书籍损坏程度做出评价，及时联系财务部门，就图书维护费用、重度损坏需要赔偿等事宜与读者协商，尽快达成一致，提升服务效率。
第四，在月度、季度、年度等周期结束后，形成总体财务报表，内容除了收入支出、政府划拨款项等常规数据之外，还应该包含读者年龄分布趋势、书籍借阅品目、古籍借阅数量等能够切实反映当地社会整体阅读水平的数据信息，不仅能够为公共图书馆制定下一周期工作计划制定、资料更新等工作提供强有力的数据支撑，还能够使地方政府详细掌握人民综合文化需求，从政策上多加引导，进而提升全民文化水平。
（二）充分利用和分析公共图书馆大数据
利用和分析大数据是公共图书馆财务管理创新的必备方式。在信息时代，数据分类没有明确界限，换句话说，数据是共通的，通过其他部门的数据分析财务管理工作具有内在的科学含义。财务跨界，即财务管理不局限于财务数据，“跳出财务看财务”使财务数据深入其他工作，在日常管理中逐渐积累，形成一定规模后，不但提高财务管理工作准确性，还能缩减工作时间，可谓一举两得。在大数据时代，财务数据分析方式多种多样，可以从不同角度出发，只要最终结果符合市场运行规律，能够清晰呈现运转情况，帮助管理者制定合理方案即可。比如借阅文献资料的读者多为高校学生以及在职读研的社会精英，此类人群理论基础强，对文献资料查阅方向掌握能力较高，他们不需要相对复杂的服务，只需要提供相对安静的环境，通过数据追踪后，总结其来馆时间，预留出合适的座位，帮助他们更好完成论文撰写工作，从而在无形中增加他们来馆借阅次数。对公共图书馆来说，将此项工作长期进行，通过客户行为习惯分析出潜在消费能力，从而使场馆运行工作和财务管理工作良好结合，完成一项工作时，另一项工作随之完成，极大地提高工作效率。通过数据分析，还能为城市建设工作提供重要参考，图书馆内部原则上不允许携带饮料、食品，可以以图书馆为中心，在周边建立咖啡厅、饭店、冷饮店等配套设施，从而使图书馆财务管理跳出自身，延伸到更加广阔的范围，全面实现营收[2]。
（三）加强公共图书馆网络环境风险管控
大数据分析离不开计算机设备及网络通信技术，因此加强网络环境下风险控制，是公共图书馆财务管理工作重点。一旦遭受电脑病毒入侵、黑客攻击或者人为盗取数据，处理不善会损失大量信息，不仅给财务管理工作带来困难，严重者还会影响图书馆的正常经营。目前社会存在“拔草”现象，通过网络漏洞等方式，在经营者不注意的情况下，抓住工作失误不放，造成毁灭性打击。如果公共图书馆财务数据分析信息被盗，网络黑客会通过采购信息了解地区整体文献需求情况，通过恶意抬价等方式，阻断图书馆文献采购渠道，不仅有损图书馆声誉，还会使读者产生消极情绪，进而全面影响社会整体阅读水平，此种损人利己的恶性行为根源在于数据失窃，因此公共图书馆必须增加数据保护强度。具体方式为使用正版计算机系统软件与杀毒软件，定期对系统进行更新升级，一旦计算机或网络系统出现疑似故障，立刻请专业人士检查维修。在日常财务管理工作中，注意定期进行数据备份，俗话说“狡兔三窟”，将防护工作做在前面，有备无患[3]。
信息時代，一切事物均能数据化，通过详细的数据论证，挖掘出隐藏在数据背后的客观规律，制定合理的财务管理方案是公共图书馆在新时代的改革思路。现代社会强调“一体化”，财务管理工作不再独立，通过数据信息将所有工作通盘考虑，使公共图书馆发挥出应有的作用。
参考文献：
[1]王雅坤，方自金.我国公共图书馆财务管理的问题与对策[J].产业与科技论坛，2019，18（17）：267-268.
[2]顾维萍.大数据背景下公共图书馆财务管理探析[J].西部财会，2019（06）：35-37.
[3]陈燕.公共图书馆财务管理工作难点与对策研究[J].会计师，2018（23）：36-37.
作者单位：南通市图书馆
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