校办企业内部控制存在的问题及对策
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作者:乔燕
摘 要：近年来，高等学校校办企业在自身高速发展并给高校和企业双方带来大量经济效益的同时，也面临着诸多问题。本研究对校办企业正面临的问题进行了综合概述，并结合诸多校办企业内部控制的影响因素和实际情况，制定了相关措施，以期为日后相关研究提供借鉴和参考性价值。
关键词：校办企业;内部控制;对策
引言：随着经济体制改革的广泛影响，高等学校校办企业在为教育事业做出杰出贡献的同时，也产生了诸多问题。究其原因，主要是因为校办企业的内部监管控制体系并不完善，相关流程经常缺失甚至失效。因此，如何完善校办企业的内部控制体系，如何针对性根据校办企业内部控制监管存在的问题和实际情况提出有效的举措，越来越成为相关领域热议的话题，具有较大的现实意义。本文讨论了现阶段校企内部监管控制面临的问题，提出优化完善的措施，以期有助于校办企业的经营和良好的发展。
一、校办企业内部控制问题
1.内部控制流程缺失
首先，校办企业内部控制流程中缺乏相关政策和制度的要求。尽管部分校办企业的内部控制流程已经符合了现代企业甚至是上市公司的内控要求，但现阶段仍存在大量校办企业的运营水平不足以满足内控标准。在这些企业的内部控制中，个人权威指令仍占据主导地位，没有相关制度制衡。且不同规模、类型以及历史年限的校办企业之间，内部控制的制度和流程也各不相同，复杂多样。高校缺乏完善的制度来监督控制校办企业。当前大部分高校主要还是采取年终审计和重要事项汇报等形式监督控制其校办企业，但却往往忽略了经营层面上的监督与控制。作为校办企业的控股股东，高校应该重视参与校办企业的经营管理，重视经营方面控制监管的有关流程细节与制度安排。
此外，校办企业内部监督体系的覆盖领域不完善。高等学校应做好校办企业运营和治理层面的监督人这一角色，但往往无法发挥其在校办企业内部的控制和监督作用。主要原因是由于校办企业与高等学校的法律实体不一样，导致校办企业内部控制监管的特殊性。校办企业的监督管理流程往往随同相关业务流程终止于校企内部，接下来并不会进入高校的监管部门。其次，高校监督流程也无法全程覆盖到企业内部的监督和运营之中，两者之间存在断层。
2.内部控制流程失效
在校办企业经营管理方面，尽管部分校办企业有着相对健全的内部控制制度和流程，也能较好地对接高校体制内的相关部门，但校办企业的内部监管控制在费用审批报销等关键流程上仍存在诸多失效的风险。内部控制响应可能滞后。校办企业内业务管理控制的大部分流程通常在校办企业内部便可完成，待进入高校相关部门时相关事务早已尘埃落定，转入备案。即使是费用报销等业务，高校对于报销额度和报销范围已有完备的规定，但校办企业拥有独立的财权和整套的财务体系，往往自行处理相关手续，而不受高等学校相关部门监督控制。
内部控制响应也可能无法正常反馈，因为高等学校的监督控制无法及时且全面地覆盖校办企业的整个运营流程，难以察觉校办企业内部控制的失效。以合同审批业务为例，高校制定的内部控制监督流程需要牵涉法务、财务等多部门会审，但校办企业在具体执行过程中往往会简化繁琐的流程，由相关负责人员如总经理一人负责审批，而躲过内部控制。合同生效后，由于其具备的法律效力，再察觉失效后，也难以执行补救措施。除此之外，系统性或偶发性的内部监管控制失效也经常发生。如校方推行校企内部监管控制流程时，没有考虑到校办企业之间资源、规模以及类型的差异，可能会导致中小型校办企业无法很好地适应大型企业的内部监管控制流程。资料遗失、流程中止等人为疏忽也属于偶发性内控失效，导致无法挽回的损失。
二、内控问题的原因分析
1.企业管控权责不清晰
高校作为校办企业的大股东，确实需要对校办企业在治理层面和经营层面进行一定的管理和控制。但权责不清的现象始终存在，高效对校办企业的监督和控制到底应该具体落实到哪些层面、哪些环节，是否需要双重监督控制系统，双重控制系统二者的权责分配又该如何？这些问题十分模糊，目前还没有相关规定或文件能够解释清楚。以校办企业的财务工作为例，高等学校财务处若覆盖校办企业的经营流程，便会与公司内部的内控部门形成双重监控系统，二者权责肯定会出现大量互相重合的现象，二者之间如何区分界定便会成为很大的难题。再者高等学校财务处本是为学校内部的财务工作服务，并不熟悉校办企业内部运营层面的相关工作，过程中也存在着困难与挑战。
2.企业治理主体能力不匹配
大部分校办企业没有完善的经营治理体制。校办企业创办的首要目的并非为了盈利，往往是由于历史需要或产业化科学研究成果。因而校办企业通常涉猎很多行业背景，从事多种类型的产品输出。但高校派遣任命从事校办企业运营监管的管理人员往往并非专业人员，他们没有经过系统的企业管理专业知识学习，缺少企业的相关运营监管经验，管理意识薄弱，并不能起到良好的治理效果。而高等学校任命的管理人员又往往占据校办企业董事会的主导地位，无法得到有效制衡，造成个人权威独断的局面。
3.信息化治理环境不完善
信息化作为校办企业内部监管控制的重要手段，能明显提高监管的效率与透明度。但大部分高校本身和校办企业的信息化程度都不高，两者之间的信息传递还以纸质文档为主，无法实时监控校办企业的运营状况。高等学校和校办企业之间如今采用的企业资源计划（ERP）和办公自动化（OA）等现代工业信息系统在对接上也存在着明显的制约着高等学校的监督和內部控制水平。
三、校办企业内部控制措施
公司治理是保证公司的内部控制得以正常运行的重要保障和必要前提。它要求所有权和经营权分离，且分离的程度和交易费用要有一定的规模。所有权和经营权分离同样适用于高等学校与校办企业之间，因此，优化公司治理能够帮助高等学校更好地对校办企业进行内部监管控制，以及提升校办企业自身的内部监控能力。 1.培养管理人员专业素养
高校派遣的管理人员需要系统地学习现代企业管理专业知识和投资眼光等专业素养，尽量熟悉校办企业相关业务知识以协助校办企业改善其内部管理控制的制度和流程，保障制定的战略方案的可行性和合理性。
2.优化管理人员配置
高等学校需要重新配置校办企业管理层和高管层，尤其是部分重要企业、高风险企业等可能需要实时监控的企业。以高风险校办企业为例，需要实时监控其企业运营的相关流程运作。其中的关键岗位应尽量由储备相关专业业务知识的高校方代表人员担任，进而更好地对校办企业运营层面进行内部控制与监督。这种监控方式既可以提供智力与技术支持，也能够实时监测校办企业的财务与运营情况。
3.优化管理组织结构
面对高额的管理组织成本，如今大部分高校的中小规模校办企业缺乏健全的独立董事和审计委员会等完善的组织基础。高校可以考虑只建立几套相对完备的组织结构，每一套管理组织机构可由多家经营规模类型相似的企业共享，最大程度上保证管理组织机构的规模和减少建设成本。共享的资源优势能使每个中小型规模的校办企业都能享受到相对完整的管理组织结构。
4.优化管理信息环境
现阶段，大部分高校本身的信息化水平较低，不足以满足现代化企业信息技术的需求。目前高等学校和校办企业之间使用的会计电算化系统和纸质文件、电子邮件等交流方式也并不具备监控功能。如果能建立起现代化信息化系统，不仅监管控制的效率的效应会大大提高，监控成本也会有所下降。
四、尚学公司应用实例
尚学公司是一家致力于图书批发、商业服务业的校办企业。下面将以尚学公司举例，具体进一步说明现阶段校办企业内部控制存在的问题及对策的应用实例。
1.尚学公司内部控制问题
首先，尚学公司的领导大多来自学校任命，并不了解如何加强公司经营管理和内部控制管理。在尚学公司的实际操作中，董事会和监事会等监督制衡机构被不断弱化，形同虚设，无法发挥其本身所具有的对企业经营的监控作用和牽制作用。尚学公司的企业法人一人身兼管理高层中董事长、总经理数职，掌控尚学公司的七大主要活动范围，其他职位无法进行有效的监督和制衡。而企业法人本人精力也有限，并不能及时、高效地处理尚学公司运营的各项工作。主要问题在于法人的个人权利超过了公司的制度安排，不完善的治理体系无法带来有效的监督能力。权利过分集中的该法人对尚学公司内部管理控制的重要性的认识尚且不足，监督权、运营权和决策权三权独裁，其他管理高层不得干预，给尚学公司的企业内部带来大量弊端。
其次，尚学公司的内部管控制度和基础员工之间的执行桥梁存在断层。员工在实际工作中往往不会按照东营公司已经制定好的内部管理控制制度这些规定执行。例如企业存货的盘点这一工作，仓库管理员并不会按照尚学公司内部控制制度来每日盘点登记货物，而是将登记周期拖延至一周甚至一个月。以至于没有及时发现损毁、遗漏的货物，加剧了货物损失的风险。尚学公司同样缺乏健全的内部控制体系，公司各部门负责人实际工作中并不会有效地自我评估其管辖的业务单元，年度审计也不能有效地反映企业的内部管理控制问题。尚学公司的内部控制组织制定许多相关规定条文，但他们很少得到具体的实施。主要原因在于，公司内部处理问题时，往往希望采用灵活的方式，却忽视了怎样执行制度、不能及时地判断问题的状况和报告制度执行的情况，导致有制度却得不到执行。至于内部控制方面，尚学公司通过内部控制调查表来进行评价企业内部的管理控制，尽管该方法操作简单，覆盖面广，但缺乏系统性，仍有待健全完善。
2.尚学公司完善内控的举措
为了改进内部控制结构进而保障相关监督制度能够有效实施，尚学公司采取了三权分离制度，董事会享有决策权、监事会执行监督权，总经理则拥有管理权，负责管理公司一应事务。具体表现为尚学公司董事会与监事会平权，股东大会负责监事会的运行，发挥监督控制的作用;尚学公司的董事会成员不得兼任监事、总经理等其他公司高层职务，以防权力高于规定制度的现象再次发生;相关管理人员也不再大部分由高校方委任，公司专门聘请了一批审计监督人员处理监事会的事务，还聘请了高级经理人来出任尚学公司的总经理。董事会则将工作重心落在建立和监督内部管理控制等方面，促进企业以现代的模式良性发展;尚学公司再次强调了制度而不是个人权威才是企业认准的行为准则，即便是总经理或企业法人，也不得以个人主观意见决定所有公司事务，必须按照相关规定和制度决策。
尚学公司还从物质和精神两方面建立并完善了合理的约束激励机制，在企业的内部控制过程中实施。为了限制个人权利大于内控制度这一现象并激励企业员工工作的积极性，尚学公司采取的激励措施，既不会过分激励而导致违法牟利行为的发生，也没有激励不足使企业部分高管选择跳槽而泄露企业的数据信息进而损害企业的实际利益。同时，公司还引进了众多专业的内部监管控制人才，监督检查企业的内部控制系统，并结合整改意见，引导企业按照内部控制制度有条理、高效率地经营。尚学公司还做到了将企业文化落到实处。从企业理念出发，认真做好企业文化的培训和宣传工作，定期对各个员工和岗位日常或长期培训内部控制的理念以及自身岗位所需要的专业知识。并结合每个员工的实际情况建立了定期的考试考核制度。
尚学公司健全了内部控制监督体系。牢牢把控内部控制这一动态过程，在企业经营活动中的各方面建立了有效且完备的监督检查机制，在内部控制制度的制定与执行期间发挥着重要的作用。内部控制监管制度能否得到有效执行关系到企业的运营与发展。在企业经营活动中任一时间节点，内部控制监督体制的抽样监督及其自我评估都为尚学公司的良性发展起到了关键的作用。最后，尚学公司还积极分析企业风险事件及其关键控制点，针对所涉及的风险及其损失程度制定了相应的举措。尚学公司的内控制度从企业自身结构出发，激发企业员工之间的互相监督和激励，落实企业文化，加强内部监管控制体系的自我监督等措施对公司的运营和发展产生了极其深远的影响。
五、结束语
综上所述，加强内部控制并建立健全完备的内部控制监督体系是校办企业自身发展的迫切要求。制度的生命力在于执行，企业的科学经营与稳健发展需要合理有效的内部控制制度。本文对目前校企内部控制存在的问题进行研究并讨论其应对之策。通过优化管理人员的专业素养、配置、组织和信息环境等举措，尚学公司顺利完成转型，既提高了其在贸易市场上的竞争实力，也维护了学校的基本利益，对相关校办企业的内部控制工作起到了非常重要的影响。
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作者简介：乔燕（1983- ），女，宁夏人，硕士研究生，会计师，主要从事校办企业财务管理工作
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