刍议Excel在会计核算中的广泛运用
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作者: 李秋仙
摘 要:随着我国社会经济和计算机技术的不断发展,企业会计信息化已成为必然趋势,电算化财务软件已进入大多数企业中并发挥着巨大的作用。但企业的业务种类日益繁多且大多数电算化软件的设计功能有限,使会计电算化不能满足企业管理的需要。为此,文章具体探讨了Excel(中文电子表格软件)在会计工作中的应用。
关键词:Excel 会计核算 电算化
中图分类号:F234 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-155-01
目前,在我国一部分企业解决会计核算问题是利用电算化软件进行的。众所周知,实现会计电算化对减轻财务人员的工作强度,提高会计工作效率,促进会计工作规范化,以及提高会计核算的质量和财务人员的素质等方面的作用是非常大的。
虽然利用电算化软件解决会计核算问题既简单又方便,但由于财务软件的高级化,很难应付形形色色的中小企业的业务需要。另外,软件购置维护开支较高,一些企业无法承受,并且随着企业的业务种类日益繁多,而电算化软件的设计功能有限,使会计电算化不能再满足企业管理的需要。笔者认为,,应该让会计人员了解更多的处理会计数据的工具,不应该仅仅局限于电算化软件或依靠手工办法来解决会计核算问题,只有这样在财务工作中,思路才会广阔,解决的办法才会多,工作效率才会更高。而Excel是一种功能强大、使用方便,并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的电子表格软件,可广泛应用于财务、统计、审计、会计等领域,具有电子表格处理、图形处理和数据库管理三大功能的优质软件。我们应试图运用Excel来进行财务管理。
一、如何运用Excel解决财务核算问题
下面笔者以实例来说明如何用Excel解决财务核算的问题:
1.汇总财务报表。
如:总机构需对多个下属单位的报表进行汇总,在电算化软件中这种功能不大好实现,但Excel这种工作簿,在一个工作簿中可以包含了255个工作表,实际工作中可以将多工作表进行汇总以达到企业财务目的。
即:假设a为一个总机构,bcd为下属分支机构,现需要bcd报表汇总至a中,先打开一个工作簿,将第1个工作表设为a表,作为该工作簿的汇总表,依次把第234个工作表,分别设为bcd工作表,代表下属单位的报表,由于财务统计工作的需要,在234三个下属单位报表输入工作表bcd中,分别填入相关数字之后,在a工作表自动统计出相关数据,非常方便。
在第一个工作表上写计算公式,工作表单元格合并计算公式是=sum(b! f$ 2,c! f$ 2,d! f $2),工作表单元格合并计算公式中的=sum是求和公式,b是第2个工作表名!f是第2个工作表的f列,$2是第2个工作表的f列的第2行,c是第3个工作表名!f是第3个工作表的f列$2是第3个工作表的f列的第2行。d是第4个工作表名!f是第4个工作表的f列$2是第4个工作表的f列的第2行。
第1个表a工作表设为汇总表时,在第1个工作表上,写计算公式,把光标放在f列第2行合并计算公式是=sum(b! f$ 2,c! f$ 2,d! f $2),点击计算即可。
实际工作中可设若干个工作表进行汇总,运用Excel电子表格汇总报表可以减少工作失误,提高工作效率。
2.进行会计数据的计算。
如:某企业要开办分公司,估计需要人民币1000000元的投资,并预计今后8年的净收益分别为50000、100000、150000、200000、200000、200000、200000、200000元,要求计算该投资项目的内部收益率。打开Excel,在A1-A9单元格中分别输入-1000000、50000、100000、150000、200000、200000、200000、200000、200000然后把光标移到A10单元格中,点击工具栏中的“fx”函数按钮,在弹出的对话框中选择函数IRR,再点击确定,就会弹出内部收益率(IRR)计算对话框,在Values框中输入A1:A9后,我们要的计算结果―――内部收益率(IRR)即可显示出来,其最后结果为0.0534,即5.34%。在部分财务数据的计算都可运用Excel功能简捷无误的计算出来。
上述内容都是一些易学易懂简单实用的东西,稍加努力就能很容易掌握,可按照工作意图,随便设计应用。我们在工作中使用的其他大型财务软件,只能在固定的模式下使用,它不是通用软件,所以说Excel是电算化软件的补充软件。随着经济体制不断深化,企业也都进一步加强了成本核算,对财务数据更加细化管理,过去在主要靠手工劳动下,核算过细了劳动强度太大,现在通过Excel电子表格可以按自己要求设计,核算结果理想,而且又经济实惠。
二、Excel的强大功能不是每个会计人员都能够很好地应用于实践中的,在Excel的电子表格处理时有一些处理技巧需要我们加以掌握
笔者提出一些Excel的运用技巧,以提高会计电算化的工作效率:
1.如何快速地输入日期。如果想要输入当前的日期,可直接按“Ctrl+;”,比如要输入1月5日,则直接在单元格中输入“1/5”再敲回车即可。
2.如何输入分数。对于输入一个分数,可能与输入的日期相混淆,因此在输入分数前,应先输数字“0”和空格。比如:在某单元格中输“1/5”,EXCEL会认为你输入的是一个日期,在确认输入时,单元格的内容将被自动修改成“1月5日”;如果你希望输入的是分数1/5,则应该输入“01/5”,注意0后面有一个空格,并且输入时不需加引号。
3.如何快速地在连续的单元格中输入有规律的数字。如果我们想要在连续的单元格A1至A10中输入数字1~10,办法一是:在A1单元格中输入1,在A2单元格中输入2,再同时选中A1和A2,当光标移动到所选单元格的右下角时,会出现十字架光标,按住鼠标左键,然后向下拖动光标到A10,那么A1至A10单元格中顺次为1、2、3、4、5、6、7、8、9、10。
4.快速插入空白行。如果想要在某一行上面插入若干空白行,则可以将鼠标拖动从此行开始选择想要增加的行数,然后单击右键,选择插入即可;如果想在每一行的上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。
5.如何保护工作表。作为一名会计人员,手中的数据需要保证安全,如何将工作表保护起来以防他人篡改呢。选中想要保护的工作表,在上方的菜单栏顺次点击“工具”――“保护”――“保护工作表”,此时,需要输入密码,按确定键,然后再次输入密码,按确定键。至此工作表中的数据便被保护起来了。
综上所述,本文从会计工作实际需要考虑,阐述了Excel电子表格软件在会计电算化中的综合应用,并提出了一些Excel处理技巧,目的是使工作人员在实际工作中能够应用Excel解决有关会计核算和会计管理问题,及时有效地提供财务信息。相信Excel的充分利用与推广必将对中国的经济管理水平提升起到促进作用,使我国的会计电算化工作很快能达到与国际水平相当的发展阶段。
参考文献:
1.杨桂梅.Excel在会计电算化中的应用.中国城市经济,2009(10)
2.周庆平.Excel在会计工作中的应用.当代经济,2009(5)
3.杨一华,潘永平.Excel在财务核算中的应用.内蒙古煤炭经济,2010(2)
4.秋风.会计人员巧用Excel.财会信报,2008(4)
5.钟奎武.Excel电子表格在财务管理中的应用.中国管理信息化,2010(6)
(作者单位:太原市市政工程总公司 山西太原 030009)
(责编:若佳)
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