基于风险导向的出版行业库存图书审计
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作者: 黄少云
摘 要:文章从出版行业的特点和风险管理的角度,依据《内部审计具体准则第16号――风险管理审计》及《出版单位会计核算办法》的有关规定,结合实际工作经验,具体介绍了如何基于风险导向对出版行业的图书库存进行审计,以及如何让对审计结果进行处理,具有一定的实践指导意义。
关键词:出版行业 库存图书 审计
中图分类号:F239.45 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-173-02
随着我国市场经济的快速发展以及网络、通讯技术的日新月异、社会节奏的不断加快,出版物的生命周期越来越短,出版市场的热点转换也越来越快,出版业的竞争也越来越激烈,图书备货也由以往的以书店为主,转变为以出版社为主。图书备货方式的转变,使得大量的库存积压①成为目前出版业面临的普遍问题,也是出版业的最大风险所在。作为兼具监督、管理与服务功能的出版单位内审部门,在对其进行审计时,应该高度关注这种风险。如何从风险管理的角度对出版行业的库存图书进行审计,是内审人员面临的一个难题。
作为对内审风险管理审计的指导性文件,《内部审计具体准则第16号――风险管理审计》已于2005年5月1日正式实施。内审人员可以以此为依据对出版行业的库存图书开展风险管理审计。结合内审的功能和出版行业文化性、经济性、时效性的特点,笔者认为,对出版行业的库存图书的风险管理审计,应该立足于从账项基础审计和制度基础审计中发现的问题,以风险导向的审计理念去识别风险,评估风险,并将其控制在组织可接受的范围之内。下文将根据上述准则、理念结合实际工作经验,谈谈如何对库存图书进行风险管理审计。
一、对图书库存管理的制度制定及执行情况进行审计
首先,我们要审阅被审单位关于仓库图书库存进出管理、交接、盘点以及在途库存管理等方面的规定。其次,我们要实地观察图书的进出管理情况、存放环境等,对库存图书的安全进行综合评价。例如,要通过上述工作来评价仓库库存图书进出是否设置严格的程序,是否存在可越过程序进出图书的可能,以及图书存放的物理环境的防火、防水、防蛀情况等。最后还要查阅对仓库图书的盘点资料,以及在途图书的跟进管理记录等。在此基础上对被审单位图书库存管理制度的制定及执行情况进行评价,并根据评价结果决定本次审计对库存图书的盘点方式:即如果评价结果表明其内控可信度高,则对库存图书只需适当抽查即可;如果结果表明被审单位的图书管理内控不可信或可信度低,则要选择恰当的时间②对库存图书进行全面盘点。
例如,2009年底,审计人员在对某出版社2005―2009年的财务收支情况进行审计③的过程中,发现该单位并没有明确的图书管理制度,在实际管理中图书的进出管理较松,前后任管理员的交接没有签字手续,也没有盘点图书,在5年的审计期间内,只盘点过一次仓库库存,且在盘点结果与仓库库存记录差异较大的情况下,未及时对差异进行处理。对于在途时间在一年以上的图书也未提供相关责任人的跟进记录。
二、库存图书的盘点与核对
接上例,鉴于被审单位的图书库存管理内控制度几乎不存在,实际运作也基本失控,因此审计人员要求被审单位对库存图书进行全面盘点,审计人员全程监盘和抽盘。在监盘过程中,审计人员要求盘点人员整齐有序地堆放图书,将每一种书的盘点结果及数量写在便签纸上,并粘贴对应的位置,以便于审计人员抽盘。对于在途图书,因其已经不在被审单位的仓库了,无法对实物进行盘点,审计人员审查了在途图书的发货清单,并将发货清单与财数据进行了逐一核对,以代替对在途的盘点。经过被审单位的初盘,审计人员的监盘、抽盘和被审单位部分复盘后,盘点工作终于完成。最后的盘点结果是:截至2009年12月31日,被审单位实有按成本计算的图书库存(包括在途)人民币2978.69万元,详见表1。
为了审阅实际图书库存与账上库存的差异,审计人员将盘点结果与财务记录进行了逐一核对,结果差异较大。其中按成本计盘亏168.25万元;按书名计盘盈163种,盘亏521种;按数量计盘亏27.67万本,详见表2。
三、库存图书的计价审计
由于图书的时效性很强,因此对图书按出版时间提取跌价准备,是降低库存风险的有效手段之一。《出版单位会计核算办法》(2004,以下简称《办法》)关于存货跌价准备的有关规定如下:“出版单位应于每年年度终了,对库存出版物存货进行全面清查并实行分年核价,按规定的比例提取提成差价。”“纸质图书,分三年提取,当年出版的不提;前一年出版的,按年末库存图书总定价提取10%～20%;前二年出版的,按年末库存图书总定价提取20%～30%;前三年及三年以上的,按年末库存图书总定价提取30%～40%。”在本例中,被审单位未提取任何存货跌价准备。审计人员随即按出版年份对库存图书进行了统计,结果发现出版时间在2006年及以前的占了50%以上(详见表1)。假设按上述提取比例的中间数来提取被审单位的图书跌价准备,则2009年底,被审单位应提存货减值准备额为725.69万元,详见表1。
结合上述库存图书盘亏额及应提存货减值准备额,审计人员又进一步审阅了审计期间被审单位各年的净利润及其增长额。结果审计期间的净利润存在很大“水分”。如表3,审计期间被审单位净利润总额为903.02万元,若减去应提取的725.69万元存货减值准备以及盘亏的168.25万元,则其净利润总额只有9.08万元。
四、基于风险导向的审计结果处理
《内部审计具体准则第16号――风险管理审计》实施后,我国的内审开始由制度基础审计向风险管理审计过渡。笔者认为虽然内审从账项基础到制度基础再到风险导向,其发展阶段基本紧跟社会审计的步伐,但是内审工作与社会审计、政府审计存在显著差异,监督、管理与服务仍然是内审的主要功能。因此,内审引进风险导向之后,审计的范围更广,审计人员的任务更重。风险导向审计不能简单代替账项基础审计或制度基础审计,而应该是扩展内审的范围、责任和深度。在实际工作中,我们要将风险审计的意识贯穿于整个审计工作中,及时识别和评价单位风险。根据需要选择账项基础审计、制度基础审计以及风向导向审计相结合的审计模式,其中前两者是基础,后者则更多是在基础之上的判断与识别。在上述混合的审计模式下,不同的问题,其处理结果应该是不同的。首先,内审作为审计“免疫系统”的基础防线,监督应该是其首要职能。因此在审计发现的问题中,凡是涉及到违法违规或财务错弊的问题,应该要求被审单位修改、调整财务账及报表等,并提出相关处理意见建议。其次,对于涉及到单位风险、管理等方面的问题,因其没有确定的参考依据,难以区分是非对错,为了规避内审风险,审计人员应该以管理建议书的形式向被审单位提出建议,接受与否由被审单位自行决定。
在本例中,根据对被审单位库存图书的制度基础、账项基础的审计结果,审计人员在审计报告中对被审单位提出如下要求:(1)建立相应的库存图书管理及盘点、交接制度,并切实贯彻执行,以确保库存图书安全。(2)根据实际盘点结果调整财务账,使账实相符。(3)对于库存图书的短缺,要查明原因,相应责任人要承担相应赔偿责任。(4)根据库存图书的实际出版年限和国家有关图书跌价准备的提取规定,提取库存图书跌价准备。
在上述审计结果及审计意见的基础之上,审计人员基于风险导向管理的立场,就被审单位目前的图书库存及其管理情况以管理建议书的形式向被审单位提出了如下管理建议:(1)科学合理控制库存图书总量,减少图书积压风险。审计期间库存图书越来越膨胀,已经不适应出版行业快速发展的形势,大量库存图书所导致的资金积压轻则会影响企业的资金周转,重则可能会成为企业将来发展的主要障碍。因此建议被审单位采取适当措施,合理控制库存图书总量。(2)加强对在途图书的跟进管理。审计期间,在途图书占了图书库存的40%左右,其中60%的在途时间在3年以上,但是被审单位未能提供相关在途的后续跟进记录及跟进人员名单,缺乏对在途的有效后续管理。(3)把握时机,及时清理掉无价值图书,使企业轻装上阵。根据税法的有关规定,各项减值准备不得在税前扣除。但是为了支持文化企业发展,2009年3月27日,财政部、海关总署、国家税务总局联合发布了《关于支持文化企业发展若干税收政策问题的通知》(财税[2009]31号),规定在2009年1月1日至2013年12月31日期间,凡符合税前扣除要求的出版物可以作为财产损失在税前据实扣除。这是企业面临的一个处理长期、大额积压库存的机会,企业应积极把握。因为虽然我们已经要求被审单位按《办法》的有关规定提取存货跌价准备,但是从风险角度考虑,按规定提取的这些跌价准备还远远不够。例如,根据《办法》的规定,存货跌价准备最多可提取至40%,只有在特殊情况下才可全额提取。但实际的市场环境中,我们判断出版时间在三年以上的图书,除了个别时间性不强的经典图书外,其他基本都没有市场了。如2006年前的会计实务丛书,由于新会计准则的颁布,已基本没有价值;一些税务方面的书,也因税法的变化而变得基本失去价值;各种各样的考试复习资料以及本年度和以前年度的高考金钥匙丛书等。因此基于稳健性和风险导向考虑,我们建议企业抓住可税前扣除的时机,将该部分基本无价值的图书按全部成本计提减值准备,从而为企业卸下包袱,轻装上阵。
注释:
①为避免重复论述,本文所指的库存包括仓库库存和在途图书,且仅为纸质图书。
②因对库存图书的全面盘点需要大量的人力和时间,一般需要仓库停止运作,因此对库存图书的审计盘点,一般最好选择与被审单位的年度或计划盘点时间同时进行。
③考虑到库存图书盘点的复杂性,审计人员将拟于2010年开展的审计项目提前至2009年底进场,以将对库存图书的监盘与被审单位的年底盘点放在一起。
(作者单位:暨南大学审计处 广东广州 510630)(责编:若佳)
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