浅谈如何做好干部人事档案管理工作
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作者: 赵冰洁
摘 要:人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为单位的组织工作、人力资源管理工作的决策提供了可靠的依据。文章结合作者几年来人事干部档案管理的实践,就如何做好干部人事档案管理工作谈了几点体会。
关键词:人事档案管理 重要意义 基础性工作 前提 人才
中图分类号:C931.4 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-198-01
人事档案记载了每个干部的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容,是按有关规定进行整理后组成的文字材料,它记录着个人成长的“轨迹”,是历史地、全面地了解识别人才和正确选用人才的基础。人事档案管理工作是人力资源管理工作中的一个重要组成部分,也是人力资源管理工作中必不可少的一项基础性工作,是做好人力资源管理工作的基础和前提。搞好人事档案管理,对于全面了解人才,正确选拔和使用人才具有重要意义。
本文着重从以下几个方面探讨如何做好干部档案管理工作。
一、提高领导的重视程度
档案工作是一项默默无闻的工作,领导的足够重视,是做好干部档案管理工作的关键。因此,要着重提高领导对干部档案管理工作的认知程度,使其把档案管理工作列入领导的议事日程,并有领导专人分管档案管理。
各级领导和干部人事部门要以高度责任心抓好人事档案的管理工作,坚决克服对这项工作“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象。定期了解干部档案工作情况,研究解决遇到的问题,加强督促、检查与指导。要形成“主要领导重视抓、分管领导负责抓、档案人员具体抓”的良好格局,确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。要挑选党性强、作风正、有强烈的责任心,勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员从事档案工作,注意保护和调动档案人员的积极性,帮助解决工作中的困难,促进档案管理水平的不断提高。
二、建章立制,着眼档案管理制度化
要不断完善、修订和健全档案查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度等八项制度,做到制度上墙、账簿成册,并且认真按照规定的制度、规定的程序办事,坚决做到“五不查”,即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯亲属不查、未经批准不查;“四不借”,即未经领导批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借;“三不转”,即个人带档不转、没有调令不转、材料不全不转,有效地提高档案工作的准确性和工作效率。
三、拓宽渠道,收集材料
干部人事档案材料的收集渠道很多,涉及面又广,收集的难度很大。随着人事干部制度的不断改革,要想系统、完整地收集一个人的全部材料,单靠坐等材料是不行的。要变坐等材料为主动索要,千方百计找材料,想方设法要材料,不厌其烦催材料,变坐等材料为主动索要。同时通过收集材料、索要材料,提高档案工作人员及时做好人事档案的意识,切实做好档案的归档和整理工作。
四、精心分类、整理材料,着眼档案管理规范化
对收集来的材料要严格按照《干部人事档案整理规范》规定,逐份鉴别,认真筛选,并进行分类、排序、编目和精心加工,直至装订成卷,做到归档准确、手续完备。在整理档案材料过程中要做到:(1)对照标准,仔细研究,依据人事档案材料的内容特征分为十大类,做到准确、清晰、有序且便于利用。(2)对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工。大于规定尺寸的材料或折叠或剪裁,在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下,进行剪裁或折叠;对破损、卷角、折皱的材料进行裱糊或压平;对过窄的材料,进行加边;对档案材料上的金属物进行拆除等,保证加工质量。(3)按照类别排列顺序,逐份逐页输入目录,做到材料与目录相符,材料形成时间填写无误,材料份数和页码计算准确。(4)装订做到四边齐,保证不压字、不损伤材料内容。经过整理后的干部人事档案,应达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
五、提高档案工作人员的综合素质
一要增强档案管理工作者的管理意识。这就要求档案管理工作者既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进管理方法管理档案的基本技能。二要提高档案管理工作者的业务素质,加强继续教育,使其掌握现代管理技能,提高综合素质。因此,要加大对人事档案工作人员的培训力度,在业务指导上,一方面要组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律法规;另一方面要有针对性和计划性地举办培训班,采取“走出去、请进来”的办法,邀请长期从事档案管理工作经验丰富的同志,就如何开展新时期的档案工作、如何当好一名档案工作人员等工作进行培训指导,通过现场“手把手”传授档案整理技能,发挥档案人员的“传、帮、带”作用,指导档案工作人员切实提高实际档案操作工作水平,培养出一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、业务精通的复合型档案管理人员。
六、完善基础设施
加强档案基础设施建设是实现档案管理标准化、规范化、信息化的技术保障。干部人事档案不可再生,万一损毁就无法补救,维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要严格按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》,落实好档案库房、阅档室和办公室,并符合“六防”(防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光)设施要求。档案室要配备空调、去湿机使库房内保持规定的温度、湿度,并按规定配置铁质档案柜和新型档案夹等保管、整理干部档案的有关器械和物品。
七、实行现代化管理,实现档案管理信息化
充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,动态化管理干部人事档案信息,使档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在较短时间内为领导和相关部门提供快速全方位准确干部人事信息,获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及“德、能、勤、绩”等方面的综合信息,根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式,同时提高人事档案管理的劳动效率与工作质量。
总之,要使干部档案更好地为干部工作,为经济建设服务就要改变传统的管理方式,实行干部档案管理的现代化、动态化,提高干部档案的使用效率。同时还要加强干部档案规范化管理,充分发挥其在实际工作中的作用,从整体上提高干部档案管理工作水平,促进管理工作规范化、制度化,以保证人力资源管理工作井然有序地开展。
参考文献:
1.王云庆,苗壮.现代档案管理学.青岛出版社,2002(2)
2.傅华.聚焦人事档案.中国档案,2003(4)
(作者单位:广州市中心区交通项目领导小组办公室 广东广州 510000)
(责编:若佳)
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