收费票据管理软件在工商系统财务管理工作中的应用

来源:用户上传      作者: 孙群玫

　　【摘要】笔者就“收费票据管理软件系统”在全国工商系统中的应用效果作一探讨。该软件经过2003年以来的运行，实现了收费票据管理工作整体水平的提高，基本上达到了预期目的。
　　
　　加强和规范收费票据管理，从根本上是解决运用现代信息技术，堵塞收费管理过程中出现的问题和漏洞，实现票据管理的科学化、规范化和现代化，是工商系统财务管理的有效措施。
　　
　　一、该收费票据管理软件的基本情况
　　该收费票据软件是大连科艺电子公司根据国家工商行政管理总局的要求，本着“立足工商行政管理系统，充分体现工商行政管理特色”的原则，针对工商行政管理系统内收费票据管理业务，即对收费票据使用计划、发放、领用、核算、结报、缴销、统计分析等全过程实施系统性管理研究开发的。它具有以下功能和特点：
　　（一）可以完成票据的计划、发放、领用、缴销、结报、销毁、年度结转等全过程的管理
　　可以根据该软件提供的计划表样制定票据使用计划；可以“本”（份）为单位，按票据号码登记从有关部门领取的收费票据数量；可以“本”（份）为单位对下属单位进行发放，能够按照每次的发放信息自动生成收费票据领用单，并可打印输出；对已发放的收费票据（由于工作失误）可以进行全部、部分取消，还可以对已发出的票据（多领）进行返还、作废处理；提供批次、逐本、逐页等多种缴销方式，其中逐页缴销自动生成收费票据号码，并按每次的收费票据缴销信息自动生成收费票据缴销单，打印输出；可以处理同一张收费票据收取多项收费项目的缴销；可按照自动归集下属收费票据使用单位的缴销信息，形成结报信息，然后以软盘、电子邮件等形式上报主管单位，还可以打印输出；能够建立销毁收费票据档案，记载核准销毁收费票据的销毁信息；还可以将年末未使用的收费票据自动结转至下年，形成下年度的年初结转数。
　　（二）提供收费票据总账、明细账、收费票据多栏账、收费票据缴销明细账、收费票据存根缴销明细账等多种账簿形式
　　收费票据总账按月份记录和反映本单位领取、发出、返还、缴销、作废、结存的本（份）数、金额以及作废的总体情况；收费票据明细账则记录和反映本单位每次领用、发出、返还、缴销数量和金额、作废以及结存的明细发生情况；领用单位票据明细账是记录和反映该各收费票据领用单位每次领取、返还、缴销数量和金额、作废以及结存的明细发生情况；票据多栏明细账是以票据领用单、票据缴销单、票据返还单、票据结报单等原始单据为依据，记录和反映各单位每次领取、返还、缴销、作废、结存情况。收费票据缴销明细账是记录和反映所属各单位缴销票据的起止号码、缴销金额、作废、代缴情况；收费票据存根缴销明细账是记录和反映所属各单位每次缴销票据存根的起止号码和本数情况 。以上各种账簿可以打印输出。
　　（三）提供收费票据统计报表、统计分析功能
　　可以根据该软件提供的表样制定年度票据使用计划表；该软件提供收费票据总的库存量统计表；提供所属各领用单位收费票据库存量统计表；还可以利用该软件提供的报表函数，自由定义各种结构复杂的报表格式，对表内数据项定义公式运算；并具有拷贝功能，还可以按收费类别对一种收费票据收取多项费用的情况进行收费金额的统计。
　　（四）满足收费票据的各种查询需要
　　 可以按部门、收费票据种类、收费票据起止号码等进行任意时间段收费票据登记、领用、返还、结报、缴销、库存信息的查询；如果有网络支持，真正可以实现“足不出户”便可以将所属管辖票据的全部情况掌握在手的梦想。
　　（五）收费票据管理系统可以独立使用，也可以与账表系统、收费系统集成使用
　　按照会计核算周期要求，收费票据缴销和结报等收费情况可以通过该系统与会计收费账目进行自动校对，从技术上保障票款分离，票款相互制约。
　　（六）其他辅助功能
　　1.票据的领用、缴销，如果出现重复信息，该软件将自动过滤，保证领用、缴销信息的准确、无误。
　　2.票据的领用日期必须后于登记日期，缴销日期必须后于领用日期。
　　3.能够解决因日常收费票据缴销时整本票据未使用完，仅缴销收费票据金额，待整本收费票据全部使用完毕后才缴销收费票据存根的问题。
　　4.对本单位库存的收费票据，如果已不再使用或者已经被损坏不能使用，可以进行作废处理。
　　5.对于保管到期或因其他原因需要销毁的收费票据，可以进行登记存档。
　　
　　二、收费票据管理软件在票据管理工作中，能够实现以下工作目标
　　（一）票据管理层次清晰
　　从财政、省局、市局、分局、工商所票据分级管理；基层工商管理所的票据员、工商分局财务科票据管理员、市局、省局财务处票据管理会计职责、权限清楚。各级票据管理员对票据的领取、发放、结报、缴销、核对等工作都能层层负责，使收费环节的管理更加严密、合理、科学。
　　（二）票据管理工作全面细致
　　该收费票据管理软件能够完成票据的计划、发放、领用、缴销、结报、销毁、年度结转等全过程的管理，因而可以使管理者从不同角度及时了解票据的使用和管理情况，无论是哪种票据、哪本票据；哪个分局、哪个工商所；无论是哪年、哪月、哪日，如果有网络支持均可掌握票据的使用和辖区业户缴费的全部情况。
　　（三）票据管理的工作效率得到极大提高
　　以前票据的领用、缴销都是手工登记，工作量大、效率低。由于收费票据管理软件自动完成票据登记和缴销等工作，因而票管员将摆脱繁杂的重复性工作，更有精力从事管理工作；会计人员则可以通过收费系统上传的收费信息自动生成记账凭证，自动检验票款的一致性，使工作效率得到极大提高。
　　（四）避免以往手工记账容易出现的漏记、误记等错误
　　由于该收费票据软件增设了“票据的领用日期后于登记日期，缴销日期后于领用日期”、“自动过滤票据领用、缴销的重复信息，保证领用、缴销信息的准确、无误”等功能，因而能够避免以往手工记账容易出现的漏记、误记等错误。
　　（五）从根本上解决和堵塞收费管理过程中出现的问题和漏洞
　　由于手工记账，票据管理滞后于收费会计核算，致使票据和收费之间在管理上不能在当月形成制约关系，只能等到年底进行票据缴销和清查时才能发现票款是否一致，票据管理工作比较被动。而从沈阳市工商局使用的票据管理软件的情况看，完全可以做到按月缴销，这样，票据缴销和收费会计核算周期一致（按月），这就可以达到票、款一致的目的，形成票款之间相互制约的关系，出现问题可以及时发现，及时解决；如果工商所和收费大厅都采用沈阳工商局使用的收费管理系统，还可以完成定费、收费、管理三分离的管理模式，杜绝管理过程中出现的“人情费”；如果有网络支持，并与收费票据管理系统相联接，同时通过收费系统中的票据管理和上级票据管理接口，那就可以控制整个收费情况，市局也可以比较方便地获得全市各分局的收费情况。避免基层所收费不及时上缴、少收、多收、漏收等现象，从源头上堵塞管理过程中的漏洞。
　　（六）促进票据管理整体水平的提高
　　收费票据管理软件提供了高效率的技术支持，能够保证收费票据缴销与会计核算同步进行，使各级财务部门票据管理系统与账务系统一样实现月清。票款相互制约的作用，有效地控制了少收、漏收等现象的发生，使“应收尽收”真正落到实处。
　　
　　三、运用收费票据管理系统软件，全面提升收费票据管理水平
　　（一）转变观念。从过去单纯的保管员、记账员转化为集审查、核算、监督为一身的管理者。
　　（二）创建和优化新的票据管理与结报制度，使票据管理工作进一步系统化、程序化、规范化和科学化。
　　通过压缩和改变票据缴销与结报制度，避免和减少资金在基层的滞留时间，使市局能更准确、更全面地掌握全系统的收费情况；通过建立票据核销与收费会计核算对账制度，及时为内部审计提供线索。
　　（三）加大对票据和收费环节的管理力度，用科学的方法和创新的思想，全面提升票据管理工作水平。
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