事业单位科研经费专项审计存在的问题及对策
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作者: 陈振怡
随着专项审计工作的深入，对科研项目财务管理和课题核算要求日益提高。从多次审计的情况披露，目前科研院所财务项目管理核算中还存在诸多问题以及经济运行中出现的风险、矛盾和障碍等问题，不仅使科研人员加强重视经费管理和使用，更引起科研院所管理体制更宽泛深刻的考量。笔者就多年的审计经历，总结出如下事项。
一、科研院所课题经费管理存在的主要问题
科研院所在财务管理、项目管理、课题参与人员认知上存在诸多积弊，由于多渠道的经费争取，财务核算要求特殊，主要存在以下问题：
(1)科研院所适用财政部《科学事业单位会计制度》和一套相应的会计软件系统，无法对应不同部委的经费管理条例和满足不同经费核算要求。财务人员在实际操作面上难以兼顾因科目不同，而使课题项目支出内容归集与各类政策相统一；核算体制也难以彰显特殊资金管理的需求，这些矛盾成为专项审计中的难点和疑点。即一套系统难以对应不同部委的经费核算要求。
(2)多渠道争取经费，和经费专款专用政策，使每个课题组手里同时拥有几个课题号。如果管理不善，同时几个章子混用，结题时，实际发生和预算细目对不上，为应对专项审计，引起财务大量的调账工作。科研院所难以在审计时对调帐现象做出合理解释，而审计组抽查取证时发现财务监管不力，课题经费支出未按合同或计划任务书规定执行。
(3)科研项目人员费按国家政策规定能列支比例远小于实际发生数，甚至人员经费在各部委经费管理办法和地方政策规定比例不同，会计核算难以操作。科研院所大部分属于差额补助型事业单位，科研人员工资无法全部保障其在地方基本生活。而国家各部委经费管理办法规定对没有工资性收入的参与人员、临时聘用人员计列劳务费，但不得列支工资费。然地方政策又允许按一定比例给予工资性支出。各方政策不统一，导致同一单位在项目人员费会计核算中难以一致。
二、改进科研经费管理的对策
(1)转变思维，制定与国家各部委政策相衔接的单位内部政策。科研院所实际情况有例行就会有例外。把国家政策和单位实情有机结合。才能真正反映科研单位经费核算的实际内容和使用情况。笔者认为可以根据国家大政策来制定一些和单位实际相对应的内部条例，以此弥补国家政策对单位特殊情况顾不周全的矛盾和完善财务制度建设。
如：某部委项目计价管理办法明确规定：科研事业单位固定资产使用费，按科研用设备仪器原值的5％和科研用房屋建筑物原值的2％之和计算，然后再对某项目按工时比例分摊。即：某项目应分摊使用费=某项目年均计划工时，年计划总工时×[∑(科研用设备仪器原值×5％+科研用房屋建筑物原值2％)]×研制年限
上述计算公式可见，科研单位某项目固定资产使用费是和项目工时比例有关。然这个公式套用全国所有单位是否合适呢?这个就值得商榷。笔者认为：该公式比较适用于生产性企业，但对于科研院所来说，这个公式所描述的内容是无法实际反映单位固定资产使用情况。
[例]某审计组对单位x课题组A课题进行审计，在项目应分摊多少科研房屋使用费和单位发生分歧。按惯例，科研房屋使用费的收取是按科研房屋的折旧和维护等费用计算出建筑物年度损耗，除以建筑物使用面积，核定该建筑单位面积年度应收取多少费用，再根据不同课题组占该建筑多少使用面积，计算出单位当年应收取各课题多少房屋使用费。
A课题在4号楼5楼占3个房间，使用面积175平方米，单位对4号楼每平方米收取180元/年的房屋使用费，那么A课题当年固定资产使用费一房屋占用费是31500元。而A课题是3年期项目，课题成本中反映出科研房屋使用费为94500元。审计对该笔成本支出不做认可，认为单位没有按照该部委颁布的规定方法计算，即按工时比例分摊。另外如何证明175平方米的科研用房在3年里对x课题组就只有A课题一个项目在使用呢?课题组有挤占经费之嫌。
焦点：审计方：3年的房屋使用费不能由A课题一个承担。x课题方：4号楼5楼的3个房间是A课题项目参与人员主要工作场所，围绕项目购置的关键设备均放置在那里，x课题担国家其他任务，工作场所另有他处。这种情况审计很难审定94500元有多少能列支进A课题成本，而单位方也很难说采购的关键设备难道也就A课题一个项目在使用。此外，对科研用房一定按政策以计划工时／年计划总工时这样的切分比例计算，在科研院所实际运作中找不到依据和立足点。
科研院所和生产性企业有着本质的区别，科研场所的分散性以及某些科研要求的特殊性，不能用简单的工时去套用计算科研房屋使用费。审计工作中发现的实情和政策不一致或有矛盾时，行之有效的方法就是根据单位实际，制定与国家各部委政策衔接的单位内部政策。科研用房屋建筑物如何计算固定资产使用费。可以在内部政策中明确：按某项目年到款经费占该课题组当年全部到款经费的比例乘以科研用房屋建筑物原值的2％计价，并按研制年限分年度计算。这样计算依据是客观可信，贴合实际。通过在国家大政策背景下制定适合单位实际的内部政策，完善国家政策的不足，而使审计结果真正做到重事实，有依据。
(2)有效搭建课题组和管理部门之间的秘书桥，转变专项经费管理模式。专项经费管理工作还源自于课题组自身对项目经费的管理和把握上。无人专管，使得同一课题几个课题图章混用。科研人员只关注结果，研究成果得到评审通过就结题交账。而对专项审计来说，关注的是过程和结果，课题支出内容在几个课题号里互串，和预算细目无法――对应。这个是科研人员长期来经费使用观念上的问题和积弊。针对这样的情况，首先要转变科研人员的思路，通过多次审计，单位内部财务部门和外来审计组都加强对基层课题组政策宣传力度。此外，要建立有效手段，搭建管理部门和课题组之间的秘书桥，建立核算员制度，在每个课题组建简易台账，来控制项目经费支出。课题项目在基层建立报账控制，杜绝调账现象的大批量发生。
通过课题核算员制度，把专项经费管理模式转变成：事前谋定→事中控制→后弥补的格局。事前谋定指项目预算的编制；事中调控指到位经费的合理使用，也就是如何按预算合理安排支出，并分配到不同的项目(课题号内)报账，完成年度(中期)决算；事后弥补指结题审计前，对照项目预算，计划任务书和国家相关经费管理办法自查，弥补漏洞，规避审计风险。同时在审计结束后，针对存在的问题，和管理部门一同研讨解决方法。
(3)以当前软件为母本，重新设计接口，通过软件功能直接对接各部委经费政策。以科研节点或时间顺序按需把原系统中课题收入支出数据，按不同核算要求直接对接进各部委需填报的决算报表中。机器自动结转，减少很多人工工作量，同时也避免因个人主观原因造成对政策理解不同。就专项审计而言，这更能反映单位整体财务管理理念和思路，为审计组判断分析审计事项，提高审计取证的效率，更快更公正出具审计报告提供有力的技术支撑。
(4)项目人员费必要时通过人工计算，达到合理分配的效果。工资性支出在各部委和地方性政策中所规定各不相同，其人员工资如何切分并列支呢?如果这部分支出通过软件功能直接分配进课题，也是不合理的结果。针对上述情况，财务就应做相应的计算。
第一步，根据项目计划任务书中参与课题的人员名单和级别，列出相应的人员表格。同时，根据项目参与人员的实际工资发放额测算人员费预算数和实际发放数之间的差额。
第二步，人员费实际发放数应扣除国家事业费中拨付给该项目组占事业编制并参与项目人员的基本工资后，根据该课题所有项目经费到款比例，分别计算出每个项目应分摊多少扣减事业费后的人员经费。
第三步，综合比照项目任务书和国家经费管理条例规定，对每个项目的人员工资应分摊列支多少进行账务处理。如地方性经费可按比例直接列人员费；国家各部委的经费对事业单位不能列支人员费的项目，人员费应由下拨的事业费承担，再有不足部分，通过课题横向收入(如和企业合作后的税后利润等)抵补。
参考文献：
[1]中国注册会计师协会：《审计》，经济科学出版社2010年版。
(编辑 袁露芬)
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