内部审计缺陷发现及其处理

来源:用户上传      作者: 刘志渊

　　一、缺陷发现的方法
　　
　　缺陷发现，是指不应该出现的情况或行动，包括未达到预想目标的制度、不恰当的行动、应采取而未采取的行动，不应采取而实际上采取了的行动等等，是对预期标准或即定标准的偏离。主要包括：(1)不能令人满意的制度；(2)业务处置不当；(3)遗漏有关业务的处置；(4)越轨或舞弊行为等。
　　形成一个重要的、可报告的缺陷发现是内部审计人员必须具备的技能。这种技能会随着内部审计人员的经验而增加。内部审计人员在一个不断进行的审计过程中发现一个细小的偏差是相当容易的，因为完美无缺的事几乎不存在，而且一般的业务偏差采用常规的审计方法就能发现。但要形成一个重要的、可报告的缺陷发现就需要具备较高的审计技能，要求内部审计人员除了掌握常规的审计方法外，还必须具备经营管理方面知识，要将良好的经营意识应用到问题发现中来，同时还应该考虑如下因素：(1)考虑缺陷发生时所存在的环境。管理决策所依据的是当时的事实，内部审计人员不能仅仅因为自己得到了决策者当时不能得到的信息而不同意他们的做法，不应该用审计判断代替管理部门的判断。(2)证明缺陷发现的责任在于审计人员而不是被审计人员。因此，如果一项缺陷未能得到令人满意的证明，就不是一项可报告的缺陷。(3)内部审计人员必须关注行为的改进，但不够100％满意的行为不一定就是需要批评的行为。(4)内部审计人员必须客观地分析自己的发现，确保所形成的缺陷发现无懈可击，否则就经不起时间的考验或精明的审查。(5)不能因为偏见而把一种情况看成是有缺陷的。
　　
　　二、缺陷发现的处理
　　
　　(一)缺陷发现的重要性程度没有两次发现的缺陷是完全相同的，不同的缺陷发现意味着可能给组织造成不同程度的损失或风险，其重要性程度不相同，因而处理方法也不相同。
　　(1)对一项非重要的偏差(如所有机构都可能发生的记录错误)不一定要写入审计报告中，否则会损害它的效果。其一，会遮盖审计报告中真正重要的发现；其二，可能加深一个成见：内部审计师是挑刺儿的；其三，意味着内部审计人员不能区分轻微的瑕疵和严重的污斑。当然，对不重要的差错也不应该忽略，而应该与相关负责人讨论这些差错，注意有无进行纠正，将它简单地记录在工作底稿上，但不要把这些轻微的偏差写在内部审计报告中。
　　(2)对一项次要的缺陷发现应简明扼要地写人审计报告。次要的缺陷发现是指那些超过了人们常有的偶然性出错，因而需要报告的缺陷，它的重要性足以引起管理部门的注意，如果不予纠正，将继续产生不利的影响，但它还不至于阻挠一个公司或它的部门实现其主要的目标。
　　(3)对一项主要的缺陷发现应比较详细地写入审计报告。主要的缺陷发现是指那些使一个组织或它的部门无法达到其主要目标的问题，这些问题可能动摇企业的根基。但主要的缺陷发现和次要的缺陷发现之间的界限是相当微妙的，需要运用专业判断将它们区分开来。只有对各种缺陷和偏差进行合理的判断和分类，才能区分哪些是引起或可能引起公司巨大损失的，哪些是不太严重的，才能合理确定如何向管理部门报告内部审计的结果。
　　(二)缺陷发现的要素每一个可报告的缺陷发现都应该包含某些要素，内部审计人员应深刻了解这些要素。缺陷发现的要素主要有：标准、状况、程序或惯例、原因、后果、结论和建议等，如表1：
　　(1)形成审计发现的第一步就是要确定“标准”，即明确管理部门希望达到的目的和目标，以及所要取得的成绩的质量。标准可能是现成的，如产品合格率不低于98％。在接受标准前，内部审计人员应该把管理部门希望达到的目的和目标与制定该目标的基数、行业定额等对比，评价其合理性和有效性。如果管理部门没有现成的标准，在这种情况下，内部审计人员必须确定怎样才算合理的符合企业的标准，但这样确定的标准必须征求被审查者的同意。
　　(2)状况是指内部审计人员通过观察、询问、分析、核实而查明的被审查业务的具体情况，是业务经营实际达到的水平，是审计意见和结论所根据的事实，它是一项审计发现的核心。状况所包含的审计信息应该是充分的、有力的和相关的，必须经得起任何责难。它必须能代表样本总体或被查的制度，它必须是一个重要的缺陷，被审计者必须同意所表达的事实。
　　(3)程序和惯例是指已经确立的，为实现目的和目标而执行工作的步骤和方法。程序是管理部门的指示，通常是书面指示；惯例指做事情的方法，包括对的或错的，它们通常和发现的状况有关。在形成一项审计发现时，内部审计人员应设法确定程序是什么或应该是什么，所遵循的是怎样一种惯例。内部审计人员应确定的内容有：企业建立了什么程序，是否得到了遵循，是否采取了所有必要的步骤经济有效地完成了工作。程序和惯例的存在和执行与否，可能就是要不要采取纠正行动的理由。
　　(4)原因是用来解释问题是如何产生的，是用来说明现状为何会与标准发生偏差，为何不能达到目的和目标。确定原因对于改善状况是十分重要的，如果分析出产生偏差的原因，建议的纠正行动只可能治表而不能治本。每一项缺陷发现都可追溯到对期望值的偏差，只有确定了偏差、明确了原因，问题才能得到解决。
　　(5)后果所回答的是指实际状况不符合标准以及阻碍经营活动达到其目的所造成的或可能造成的伤害或损失。这些不利后果必须是重大的，不仅仅是对程序的某些偏离。后果是一个可用来向被审计者和高层经理表明不利状况的成分，如果这种状况继续下去，将会造成严重的损失，且这种损失会超过采取必要的行动来纠正问题所花的代价。内部审计人员必须有能力分析出问题的后果。对一项活动的审计都隐含着经济性、效率性和效果性的目的，对经济和效率方面的问题，后果通常应以金额表示，对效果方面的问题，后果通常表现为无力完成某些预想的或强制性的最终成果。后果是能够令人信服的，它是任何审计发现中不可或缺的要素，如果不把它充分地表达给管理部门，采取纠正行动的可能性就不大。
　　(6)结论回答的是需要采取什么纠正行动。它是职业性的判断而不是对问题细节的陈述。结论应表示可能的、必须的行动过程，并表明或隐含纠正缺陷的成果将超过它的成本。结论将数量化的后果作为跳板来表明采取行动的必要性。
　　(7)建议表述的是管理部门为了纠正发生了问题的状况，以及强化系统和控制应采取的行动。建议应当是积极的、有针对性的，应当尽可能具体，并指出谁来采取行动。审计人员所建议的措施只是一种可采取的措施，不能表述为唯一的必须执行的，否则就会使审计人员承担不必要的责任。确定状况、分析原因和后果是审计人员的责任，纠正这种状况则是管理部门的责任，审计人员应该清楚地说明选择某种纠正行动是管理部门的工作，内部审计人员的建议只是一种可能的选择。
　　
　　三、缺陷发现及处理应注意的问题
　　
　　(一)关注制度和内控的薄弱环节最容易引起内部审计人员注意的缺陷往往是能引起大额有形损失的经济业务，但缺陷还包括那些损失并不清楚地显示出来而又可能实际存在的制度和控制的薄弱点，因为这种薄弱点往往存在持续性，尽管损失的具体金额看不出来，但对企业的危害更大，更应该引起内部审ira员的重视。
　　(二)关注内审结论是否属实有时被审计者可能不同意审计结论或解释，但是不应该不同意审计结论所根据的事实。如果被审计者能确定内部审计人员所获得的事实不正确，那样的一项审计发现就不能认为是恰当的，因此必须对缺陷发现的状况作出恰当的估计，应该及早与了解事实真相的人进行讨论，在报告一项缺陷发现前必须采取一切步骤来弄清证据，解决有关事实的任何争议。
　　(三)内审人员应合理区分纠错建议和改进建议纠错建议是指对违反公认的行为规则或标准而提出的改正建议。违反公认的行为标准就应该是一种缺陷，凡属缺陷就必须予以纠正。改进建议是指某些可以接受的行为，但由于对有关问题获得了新的知识而可对它有所改进提出的建议。改进建议的提出，并不意味被审计业务有错误，而是指不够完善，还可优化。
　　(四)审计的目的是发现缺陷之后纠正错误一项缺陷发现就是一个批评。人们的自卫本能促使被批评者反击这种批评，因此解决一项审计缺陷的最好的方法就是在发表书面审计报告之前与管理部门讨论发现的问题。在讨论时，应对各种事实以及修补缺陷的某些合理的行动过程与管理部门取得一致的意见，并在书面报告中加上如下一句话：“我们和管理部门讨论了我们的审计发现，其结果使我们相信所提出的建议可望纠正所描述的状况”。这种方法既无损内部审计人员的形象，又能与被审计者之间建立起解决问题的伙伴关系，有利于被审计者真正乐于接受审计建议，纠正错误、改进工作，最终实现审计的目的。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-796297.htm