流程图符号在企业内部控制模型设计中的应用

来源:用户上传      作者: 陈旭鸣

　　内部控制制度是现代企业管理的一个重要组成部分，是企业内部各种形式的管理控制的总称。设计内部控制模型的步骤，主要是确定控制目标，整合控制流程，鉴别控制环节，确定控制措施，最终以内部控制流程图或内部控制调查表的形式加以体现。其中，内部控制流程图的绘制步骤如下：
　　
　　首先，选定流程图符号。流程图符号是流程图的语言，它由一系列几何图形符号组成。目前，还没有全国统一的流程图符号，世界各国的流程图符号也不一致。本着简易、形象和公识的原则，笔者设计了一套流程图符号：
　　其次，确定流程图主线。流程图通常以控制流程为主线，自始至终绘制，并涉及分支流程走向。
　　第三，确定流程图重点。流程图应重点反映控制点、关键控制点及其控制措施，并显示各种不相容职务的分离。
　　第四，编制流程图说明。鉴于在流程图中难以显示各控制点的控制措施，因此要另行编制文字说明表，以配合对流程图的理解。该文字说明表应主要反映各控制点的控制措施以及对应的控制目标。通过该表，可将流程图符号难以表达以及控制流程不便涉及的控制措施，充分、详细地显示出来，从而弥补流程图的固有缺陷
　　下面以现金控制系统为例，演示其具体设计。
　　
　　一、控制目标
　　
　　根据《现金管理暂行条例》和有关财务制度，现金管理主要应实现下列目标：(1)保证现金收支正确合法。企业应该根据现金管理的相关规定，对有关现金收支业务，严格审核其内容，正确计算现金数额，如数收付现金，避免错收、错支及违法乱纪行为的发生。(2)保证现金结算及时适当。企业应该合理安排现金收支时间，适当选择现金收支方式，提高资金使用效率，避免提前或逾期付款而占用资金和影响业务的进行。(3)保证现金存储安全完整。企业应该严格保管现金，安全放置现金，超过限额部分的现金应及时送存银行，防止现金遭受抢劫、盗窃，以及被贪污、挪用等损失，保证货币资金安全完整。(4)保证现金核算真实合规。企业应该结合本单位实际情况，按照财务管理制度要求设计现金收支凭证和核算账表，如实记录现金收支业务，正确核算现金收支数额，监督并反映坐支、私分、私存和非法占用现金等违纪问题，并提供真实、准确的现金核算信息。
　　
　　二、控制流程
　　
　　结合现金收支和核算程序，将其控制流程整合为：(1)授予权限。企业管理部门或业务部门规定或指派业务人员办理有关现金结算的经济业务，对于大宗或特殊现金收支业务，主管部门负责人应作专门批示。(2)制取凭证。发生现金收支业务时，必须填制或取得原始凭证作为收付现金的书面证明。如企业间银行提取现金，要签发现金支票，以支票存根作为提取现金的书面证明；收进职工的上交款，要以开出的收款收据副联作为收款的证明；支出采购费用或收入销售货款，要以发票正联或副联作为收付款项的证明。(3)签审凭证。业务经办人员应在现金收支原始凭证上签字，必要时应填清业务内容、用途，部门负责人应审核签章。例如，企业向银行提取现金，要由出纳员在现金支票上注明款项用途并签章，财会部门负责人审核后加盖财务专用章；支付采购货款，要由采购员签字，采购部门负责人审签等。(4)审核凭证。会计部门收到有关现金收支业务原始凭证后，由会计主管人员或指定的分管会计负责进行审核。对于不符合规定的凭证，可拒不受理或责成经办人员补办手续。(5)编制凭证。分管会计根据审核合规的原始凭证，填制收款凭证或付款凭证，签章后通知办理现金收支事项。(6)收付现金。出纳人员复核收付记账凭证及原始凭证，按凭证所列金额收付现金，并在凭证上加盖“收讫”、“付讫”戳记。(7)复核凭证。稽核人员或指定人员审查收款凭证及付款凭证。审查合格后，签章传递。(8)登记日记账。出纳人员根据经过复核的收付记账凭证，登记现金日记账。(9)登记明细账。分管会计人员根据审签合格的收付记账凭证，登记相关明细账。(10)登记总账。总账会计编制总账记账凭证，经复核后登记总分类账现金科目。(11)盘点现金。出纳人员每日营业结束后，结算出现金日记账的收支和结余额，清点库存现金实有数并相互核对。(12)送存银行。对于超过库存限额的现金，由出纳员登记现金送存簿后，及时送存银行，并收取现金送存回单。(13)核对账簿。月末由稽核员或其他非记账人员核对现金日记账和有关明细账及总账，如发生账务误差，报经批准后予以处理。(14)清查库存。定期或不定期地由清查小组盘点库存现金，并同现金日记账余额进行核对。根据清查结果编制现金盘点报告单，填列账存与实存的符合情况。
　　
　　三、控制点及其控制措施
　　
　　在上述控制流程中，主要应设置下列控制点及其控制措施：(1)审批。业务经办人员办理现金收支业务，须得到一般授权或特殊授权。经办人员须在反映经济业务的原始凭证上签章；经办部门负责人审核原始凭证，并签字盖章。审查原始凭证可以保证现金收支业务按照授权进行，增强经办人员和负责人员的责任感，保证现金收付的真实性和合法性，避免乱收乱支、假收假支及现金舞弊等现象的产生。(2)审核。会计主管人员或其指定人员审查现金收支原始凭证。主要审核原始凭证反映的现金收支业务是否真实合法，原始凭证的填制是否符合规定要求。审核无误后，签章批准方可填制现金收付记账凭证。审核原始凭证可以保证现金收付凭证真实合法，提供正确的现金收付的核算依据，保证出纳人员收付现金正确、合法。(3)收付。出纳员复核现金收付记账凭证及所附原始凭证，按照凭证所列数额收付现金，并在凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记及私章。为了加强现金收付控制，必须建立严格的出纳责任制，对不相容职务进行分离，即出纳员必须根据经过审签的记账凭证收支现金，而不能直接根据原始凭证办理现金结算；出纳员不能编制收付记账凭证，不能兼管收入、费用、债权、债务账簿的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作；现金支票、印鉴不能全部由出纳人员保管；非出纳人员不能兼职现金管理工作等。加强现金收付控制是保证现金实物安全完整的主要环节，对于明确现金收付责任，防止贪污、挪用、私存现金，以及重付、漏收现金等都具有重要作用。(4)复核。稽核员审核现金收付记账凭证及所附原始凭证，并签字盖章。复核记账凭证可以保证现金收支业务的正确性和会计核算的真实性，防止记账失实和及时纠正收付错误。(5)记账。出纳员根据现金收付记账凭证登记现金日记账；分管会计人员根据现金收付记账凭证登记现金对应科目相关明细账；总账会计登记总分类账 分工登记现金账簿可以保证现金收支业务有据可查，并保证各账之间相互制约，及时提供准确的现金核算会计信息。(6)核对。稽核员或其他非记账人员核对现金日记账和有关明细账、总分类账，如有误差经报批准后予以处理，稽核人员签字盖章。核对现金记录可以保证账账相符，现金核算信息正确和现金实物安全完整。(7)清点。出纳人员每日清点库存现金，并与日记账余额进行核对，发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，报经审批后予以处理。每天清点现金能够防止现金丢失和收支、记账发生差错，经常保持账实相符。(8)清查。由财务部门主管、审计人员和稽核人员组成清查小组，定期或不定期地清查库存现金，核对现金日记账。清查时，需有出纳人员在场，核对账实并根据清查结果编制现金盘点报告单，填制账存与实存的符合情况，如有误差须报经批准后予以调整处理。清查有利于加强对出纳工作的监督，防止贪污盗窃和挪用现金等非法问题的发生。
　　在现金内部控制系统各控制点中，“审批”、“核对”和“清查”最为重要。由业务部门进行的原始凭证审批，可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性，这是控制的第一关；由财会部门进行的账账核对，可以保证现金收付和会计核算的正确性，这是及时发现金收付和现金账务记录错误的主要环节，对于保证会计、出纳人员工作质量具有重要作用；由清查小组进行的库存现金清查，可以保护现金安全完整，这是保护现金实物安全的最后一环。因此，这些环节都是现金控制系统中的关键控制点。
　　
　　四、现金业务控制系统流程图
　　
　　按照现金控制流程以及该系统需要设置的控制点和控制措施，可将现金业务控制模式以流程图的形式，设计为以下的“现金控制系统流程图”及其控制点说明：
　　
　　当然，上述现金内部控制模式只是比较概括的一般演示模式，并不是通用模式，在实际工作中可以借鉴其思路，而不能照搬该系统。各单位必须根据各自实际情况加以具体调整和修订，甚至重新设计。
　　(编辑　李泽国)

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