航空工业固定资产投资项目档案工作管理探讨

来源:用户上传      作者:

　　摘要：本文结合中国航空工业空气动力研究院（以下简称航空工业气动院）固定资产投资项目档案管理的实际情况，简要分析了航空工业固定资产投资项目中档案管理的特殊性，总结了此类项目档案管理工作中可能存在的问题，并提出了几个具体的应对措施，以期提升固定资产项目档案管理水平。
　　关键词：航空工业固定资产投资项目档案管理
　　固定资产投资项目是建造和购置固定资产的经济活动项目，是社会固定资产再生产的主要手段。近年来，随着国家对档案工作重视程度的加强和航空工业固定资产投资工作发展的加速，项目档案管理已成为航空工业固定资产投资项目管理的重要组成部分。笔者结合航空工业气动院固定资产投资项目中档案管理的特点及在工作中的实践和体会，对如何完善固定资产投资项目档案管理体系、充分发挥档案管理在项目中的核心作用进行了初步探讨。
　　一、档案管理对航空工业固定资产投资项目实施的必要性
　　（一）档案管理是项目管理工作的重要要求
　　根据国防科工局有关军工项目建设和档案管理的文件精神，军工固定资产投资项目应建立配套的档案管理机制，确保固定资产投资项目档案的完整性、系统性和准确性。航空工业气动院近年来承担了多项军工固定资产投资项目，并且项目的规模越来越大。固定资产投资项目档案管理在全院档案管理工作中所占的比例逐年上升，2018年固定资产投资项目收集卷数已占全年档案卷数的70%。固定资产投资项目档案已成为航空工业气动院档案管理的重要组成部分，其管理水平也成为全院档案管理水平的集中体现。
　　（二）档案管理是提升项目管理水平的必要手段
　　项目形成的档案文件资料是科研人员技术经验的总结和集体智慧的结晶，是对项目研制过程的记录和研究成果的固化。档案文件资料可以使项目管理系统化、规范化，其准确度会对后续开发项目的质量和进度产生影响。另外，项目档案管理的质量也是项目负责人的管理能力和水平的一种体现。从航空工业气动院目前情况来看，科研管理水平较高的项目负责人，其负责项目的档案归档及时率和质量也比较高；反之，项目的档案归档及时率和质量就相对较低。
　　（三）档案管理是确保项目通过竣工验收的必要条件
　　《航空工业固定资产投资项目档案验收办法》（档字〔2013〕57号）中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的不得进行或者通过项目竣工验收”。[1]固定资产投资项目档案的完整、准确、系统和安全是对项目档案质量的最基本要求，也是档案专项验收和项目竣工验收的前提。[2]把项目档案验收列为专项验收工作，并具有一票否决权，可见国家对项目档案的重视程度。把项目档案列为专项验收，既从项目管理的角度对档案管理提出了更高的要求，也从档案管理角度为项目的顺利推进提供了有力的信息支持，把固定资产验收项目档案提升到了项目竣工验收所需要的必要条件的高度，是一项既有利于项目顺利实施，又有利于提高档案管理水平的举措。[3-4]
　　（四）档案管理是知识产权固化的重要手段
　　从项目的立项申请到项目竣工验收各环节的文件资料，是对过程中产生的创新技术内容的固化，都应严格按照相关规范要求进行收集、整理、归档，这有利于知识产权的积累，可以为知识产权申报提供有力保障。固定资产投资项目档案作为单位的财富长期或永久保存，便于以后的查询和利用，可以为航空工业乃至国家积累宝贵的资料和财富。
　　二、航空工业固定资产投资项目档案管理工作存在的主要问题
　　鉴于航空工业科研院所承接的固定资产投资项目具有边研究、边设计、边实施的特殊性，以航空工业气动院为例，它是以科研和试验为主的科研院所，档案具有文件数量大、内容复杂，既有管理文件，又有专业技术文件等特点，其固定资产投资项目均要为科研和试验服务，常常面临研究、设计、实施并行开展的情况，因此具有过程全、种类全和时间跨度大的特殊性。这些特殊性直接或间接地引发了固定资产投资项目档案管理工作中的如下问题。
　　（一）相关职能部门对档案工作的重要性认识不足
　　航空工业气动院固定资产投资项目涉及的部门多、人员多，导致了项目相关部门领导、项目主管和技术人员对项目档案管理工作缺乏统一、正确的认识，对项目档案管理的重要性认识不足，对项目文件在收集、整理和管理过程中存在的问题没有足够的重视；同时各部门间的协调沟通不畅，导致项目文件资料的收集归档、整理立卷及验收审核工作变成档案业务部门一家之事。同时，由于对档案工作重要性的忽视，使得项目的存档范围缺少整体规划，文件资料间缺乏连续性和协调性，给项目档案的整理立卷工作带来了困难。
　　（二）档案部门没有充分发挥管理职能
　　由于固定资产投资项目的建设周期较长，使得档案管理存在形成周期长、涉及关系复杂、工作环节多、系统性和成套性要求高等特点，给项目档案的前期收集工作带来了一定困难。这就要求檔案管理部门需要充分发挥在档案管理中的职能作用，对项目过程与质量进行严格的控制，保证项目档案的准确和完整；同时，档案部门需要协调好各部门之间的关系，掌握项目的动态信息，做好档案管理重要性的宣传工作，提高所形成档案的质量。但在实际工作中，档案部门的工作往往比较被动，没有能够充分发挥应有的职能作用，主要表现在：主动了解项目立项、投资和建设情况的力度不够，主动协调计划、基建、设备管理等相关部门的力度不够，主动进行项目档案前期监督、检查的力度不够等方面。这些工作上的不足给后期项目档案的验收造成了困难，容易导致资档案料收集不全和质量不高的情况。
　　（三）资料整理收集难度大，资料质量得不到保证
　　可能导致固定资产投资项目档案的成套性和完整性缺陷，使档案的应用价值存在受损风险的主要因素有：
　　1.整理资料是件苦差事，辛苦却得不到直接的成果，导致技术人员宁可多做技术工作，也不愿意整理档案资料。 　　2.项目建设部门未设专职档案资料管理人员，项目文件都分散在项目负责人或项目成员手中，管理分散，造成项目周期越长，档案资料的收集就越难的现象。
　　3.外包项目，在合同签订时忽视了项目档案归档要求事项，对乙方提供的资料缺乏验收依据。
　　4.技术人员在项目实施过程中不重视对项目文件原件的收集工作，导致了突击补档现象，影响了档案资料的准确性。
　　5.在重大项目的实施过程中，由于参建单位多、人员变化大及建设周期长等因素影响，导致了项目成员对归档资料范围、标准等方面存在认识上的差异，影响了档案资料的归档质量。
　　三、加强固定资产投资项目档案管理的措施
　　（一）加强项目档案管理宣传工作，增强全员档案意识
　　加强宣传项目档案工作的重要性，使项目组全员和相关部门都具备档案管理的意识，才能把项目的档案管理工作做好。航空工业气动院档案管理部门建立了项目归档情况通报制度，每月就项目归档情况和完成质量进行汇总，形成汇总表，使项目相关人员都能了解项目的档案管理标准和管理流程，深化共识，逐步改变只重视技术工作和工程质量而忽视项目档案管理的现象。做到抓工程技术、质量和进度的同时，加大对项目文件资料收集和归档工作的督促力度，保证项目文件资料归档渠道畅通，项目档案工作可以及时、高质量地完成。
　　（二）建章立制，强化前端控制，加强管理
　　为保证档案工作可以在项目的建设过程中顺利开展，需要明确项目档案的相关责任和流程，完善项目档案的管理制度。航空工业气动院档案管理部门及时修订了项目档案工作制度。修订内容包括：
　　1.修改、制定了包括“基本建设档案管理制度”“设备、仪器档案管理制度”等33项档案工作制度，形成了《航空工业空气动力研究院档案工作制度汇编》。
　　2.完善了项目档案管理制度体系，进一步提高了航空工业气动院项目档案管理工作的制度化、规范化和程序化。
　　3.完善了“固定资产投资项目档案管理工作流程”，建立了“项目档案管理协同工作机制”。
　　4.明确了相关部门的职责和档案管理工作流程，并根据项目管理实际情况，制定包括项目文件归档范围、归档要求、归档时间在内的一系列标准和操作细则，作为项目管理人员和项目档案人员的业务指南，提升项目档案人员的业务敏感度和整体工作能力。
　　此外，需要加强与项目主管部门沟通，明确采购项目合同的档案要求。依据《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办〔2007〕161号）中“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”的要求[5]，固定资产投资项目主管部门在《气动院合同管理办法》中明确了购置设备或与参建单位签订合同时，增设提供文件资料专项条款，明确提供文件资料的具体要求，确保项目档案齐全完整。同时，在购置设备或与参建单位签订合同时，列出“应提交文件资料清单”，作为合同附件，进一步明确归档要求，从法律上对乙方形成有效约束，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。
　　（三）加强项目档案质量的全过程控制，提高项目档案资料的收集质量
　　为对档案资料全过程实施有效监控，气动院档案管理部门依据全年固定资产投资项目工作计划，制定了《年度固定资产投资项目档案管理工作计划表》，依据档案管理标准、规范对档案形成的全过程实施规范、有效的管理。该计划表明确了需要归档的文件、归档要求及归档的形式、完成时间等，并下发至主管部门、项目负责人和项目组成员。档案主管部门按照计划对各项目的档案形成过程进行监督检查，对不符合归档要求的档案，进行指导整改或退回整改，保证档案归档的高合格率。同时，建立归档情况通报制度，并将档案计划完成情况纳入项目考核内容中。每月就项目归档情况进行汇总，提出归档质量、归档节点等方面存在的问题，并提出整改方案，形成当月项目档案归档情况汇总表，利用OA平台进行通报，同时对问题整改情况进行跟踪和指导。
　　此外，根据项目工作的实际情况，档案管理部门要落实档案收集、整理、保管和利用的全过程工作标准，同时与固定资产投资项目主管部门进行沟通协调，健全自检自查工作要求，明确分工。项目档案自查工作由档案管理部门和项目主管部门共同实施，项目主管部门协同涉及单位、监理单位等负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性及系统性进行检查；档案管理部门负责已提交的档案资料的检查，核实档案资料的系统性、成套性和一致性，并建立档案自查工作例会制度，加强档案管理部门与项目主管部门的沟通力度，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及交接验收等方面存在的具体问题，与相关方进行沟通，达成深度共识。在执行过程中，档案管理部门按照项目档案验收的标准，逐条检查项目档案的归档情况，形成自查报告，并对项目档案问题的整改工作进行检查、指导，做到存在问题归零。
　　四、结论
　　固定资产投资项目档案管理工作，是固定资产投资项目管理工作不可或缺的重要组成部分。航空工业气动院项目档案管理工作通过建立健全相关的规章制度，实施前端控制、全过程管理等，形成固定资产投资项目档案体系化管理模式，使项目的档案管理工作与项目建设同步进行，项目档案工作计划更加完整、准确，项目档案管理的指导性和可操作性更强，保证了航空工业气动院固定资产投资项目档案的完整性、准确性和系统性，提高了为科研、生产和项目建设提供有效服务的能力。
　　注释及参考文献：
　　[1]中国航空工业集团公司.航空工业固定资产投资项目档案验收办法[S].2013.
　　[2]熊瑶，原月.固定资产投资项目档案的前端控制[J].北京档案，2018（5）：36.
　　[3]张金花，李艺坤.固定资产投资项目档案管理工作中存在的问题及应对方案[J].机电兵船档案，2008（5）：33.
　　[4]刘宏伟.H企业固定资产投资项目档案管理[D].南京：南京理工大学，2010.
　　[5]国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法[S].2007.
　　作者单位：中国航空工业空氣动力研究院
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-14827014.htm