从文学影视作品看秘书职业

作者:未知

  摘 要:一直以来,文学影视作品中的秘书形象都较为负面,总会让人想起花瓶等代名词。但事实并非如此,在经济社会高速发展的今天,秘书职业有着其独特的重要性。笔者从近年热门文学影视作品中的典型秘书形象入手,择要分析了秘书职业的内在特质和基本素养,以期更加感性直观地帮助广大秘书更好地认识自己和认识职业。
  关键词:文学影视;秘书职业;工作态度
  秘书在当今社会是广泛的存在,在机关企事业单位运行中发挥着至关重要的作用。作为领导“身边”人员,秘书的主要职责是上下交流、内外沟通、左右协调,当好领导的参谋助手,协助领导完成工作任务。秘书工作涉面广、内容杂、事务冗、头绪多,既要对上,又要对下;既要统筹,又要执行;既要协调,又要落实。正因如此,一个出色的秘书,不仅要求会做事,还要会做人;不仅要业务专,还要是“万事通”;不仅得擅长宏观谋略,还需心思细腻。作为一名秘书教育工作者和文学影视爱好者,始于从日常看职业、从职业看日常初衷,笔者对《杜拉拉升职记》和《非常女秘书》这两部文学影视作品中典型的秘书形象进行了分析研究,梳理总结出以下三点秘书人员基本素养,希望对广大秘书工作者正确认识自己和正确认识秘书职业有所帮助。
  一、尊重领导,与上司保持一致
  从角色定位看,日常工作中,领导是秘书的上级,秘书是领导的助手。秘书要顺利开展工作,必须获得领导的信任。而获得领导的信任,首要的一点就是要尊重领导,与领导保持一致。否则,秘书开展工作将“举步维艰”“寸步难行”,甚至落得淘汰出局、被辞退的下场。
  李可所著《杜拉拉升职记》第一部里的DB北京办行政主管王蔷就是个反面例子:她对上司玫瑰很不服气,经常在背地里向同事杜拉拉吐槽自己的上司;她把与玫瑰的不同意见越级汇报给玫瑰的上司李斯特;在北京办要装修的关键时刻,她选择去住院做一个并不紧急的手术,且只是在手术前一天发邮件通知上司她要请假;当公司行政总监李斯特发邮件给北区全体同事指定由另一个同事暂时负责她的行政事务时,没过几天,她却擅自给北区全体同事发了个邮件,宣布自己出院了,北区行政事务继续由她负责。可想而知,王蔷根本谈不上尊重领导,而简直是目无领导、目无组织、目无纪律。秘书尊重领导最主要的体现就是维护领导的权威,在任何情况下都不挑战和破坏上司的威信,不散布有损上司威信的言论。很明显,王蔷越级汇报挑战了领导的权威,背后说领导坏话有损上司的威信,无视领导擅自发邮件修改决策直接打脸领导,作为王蔷上司的玫瑰和李斯特当然不会信任和支持她的工作,王蔷即便业务能力再强,行政主管经验再丰富,最后也毫无悬念地难逃被辞退的厄运。这部作品中另一个主人公杜拉拉则相反,刚任职时,她和王蔷一样经常挨批,但是拉拉没有像王蔷一样埋怨上司、一味地跟上司对着干,而是始终谦而恭之说“您老见教的是”,并用心总结寻求与上司玫瑰共事的方式和规则,比如将广州办的报告格式改成上司玫瑰惯用的上海办的报告格式,适应玫瑰、与玫瑰建立一致性,并注意揣测领导意图,多请示报告领导的关注关心的工作,领导不关心的小事则自己解决。拉拉的做法对领导保持了充分的尊重,能从领导的角度去看待事情,所以她很快赢得了领导的信任。
  相对而言,作为上司,其地位和职权使他能在更高的层面对单位出现的问题作出决策和管理,秘书相对于领导,是辅助性相对于主导性,秘书需要辅助并服务于领导的工作。所以,作为一名秘书,就要时刻注意尊重和适应领导的办事方式及行事规则,了解上司的思维模式、行为习惯、工作方法,以及对具体问题的思路和期望等,主动配合、适应领导,与上司保持一致。当然,不同的领导有不同的风格,秘书要针对上司们的不同特点,注重调整改变自己固有的工作方式方法,尽力配合领导、适应领导。例如杜拉拉面对强硬风格的上司玫瑰,就采用多请示汇报、建立一致性的方式,始终让工作处在领导掌控中;而面对开放管理、充分授权的上司李斯特,拉拉则大原则与上司沟通,具体工作尽量自己想办法处理,最后向上司汇报结果,积极主动的参与到领导对公司的经营决策中去,为领导出谋划策,充分发挥了自身的辅助作用。
  二、呵护人际,营造和谐工作氛围
  台湾资深秘书石永琦曾说:“秘书的成败往往不在效率第一,而在人缘第一”。秘书工作繁而杂,秘书服务的对象是“人”:上司、同事、客户,每天要与上下左右的人打交道,接触面广泛,秘书只有妥善地处理好与各方人士的人际关系,才能为做好各项工作打好基础。那如何才能够建立良好的人际关系,得到大家的认可和喜爱呢?
  首先,最直接的表现形式就是微笑。微笑的感染力是不容忽视的。法国大作家雨果曾说过,“笑是阳光,它能消除人們脸上的冬色。”在人与人之间进行交往的过程中,微笑往往起到润滑剂的作用,它能够有效拉近人与人之间的距离,减小隔阂。从事秘书工作人员应当时刻保持微笑,上班遇到同事时,微笑地打招呼;在遇到领导和向领导汇报工作时,也应当面带微笑。比如《非常女秘书》电影中的英子,上下班期间,不论是遇到同事还是遇到领导,她都会给对方一个大大的微笑,这使得她在整个团队中获得了较好的人缘,也为她职业发展带来了巨大的帮助。
  其次,秘书人员应当善解人意,从多角度去看待问题,充分考虑他人的想法或需求。秘书岗位具有一定的特殊性,在领导和员工之间起着桥梁和纽带的作用。秘书人员虽接近领导、贴近高位,但更应当接近同事、贴近群众,做到善解人意、关心体贴同事。只有这样,才能获得更为广阔的人脉资源和群众基础,为更好地执行落实领导决策赢得支持、积蓄力量。《杜拉拉升职记》中讲述的拉拉在组织上海办装修协调各部门搬家时,碰到王伟领导的销售部的阻挠,拉拉虽然强势地让销售部搬了家,但当她所在的行政部集体沉浸在“打败”核心部门的得意洋洋中时,拉拉并没有幸灾乐祸,而是体贴地安排了搬家公司去帮销售部打包,她的善解人意最终赢得了销售总监王伟的人心,王伟之后在工作上给予了拉拉很多的帮助。善解人意体现在方方面面,如在午休时,尽可能不要在休息室制造噪音,打扰同事休息;在领导或同事之间沟通存在误解时,做一个灵活中立的第三者,尽可能的帮助化解误会,避免事情向严重的方向发展,等等。《杜拉拉升职记》中拉拉的下属海伦对拉拉把她熟悉的报告格式换成玫瑰熟悉的格式产生不满时,拉拉并没有强制让海伦执行,而是耐心地从海伦的角度帮她分析,让海伦知道这样做可以让她在公司年度绩效考核中获得绩效,最终海伦欣然接受了改变。   第三,善于发现并赞美同事的优点。每一个人在工作中都希望得到他人的赞美,因为赞美是对自身工作的一种肯定。秘书岗位工作人员应当经常赞美别人,这样做一方面可以帮助自己,提升自身的交往能力,获得更好的人缘;另一方面也有利于促进其他同事的进步,使其他同事变得更加优秀,从而营造良性友好的工作氛围,使大家在一个宽松向上环境中团结拼搏、合作共事。
  三、加强学习,适应时代新要求
  “学然后知不足”,秘书人员要注重加强学习和“充电”,更新自我、弥补不足,开拓眼界、钻研业务,不断提高自身的综合修养,跟上时代的步伐。
  第一,加强专业知识学习。很多人看来,秘书职业没有什么难度,无非就是打打字、收发整理文件、接待会客,或者跟在领导后面开会、做做记录。《杜拉拉升职记》中拉拉的上司李斯特也曾经看轻行政岗位,当他听完拉拉汇报上海办装修需要资金750万及用时9个月的理由时,他不由感慨:其实行政有很多专业的内容,需要较长时间的学习和实践才能胜任。确实如此,随着时代的发展,社会对秘书的要求越来越高,秘书职业需要的专业知识涵盖了文书、写作、办公自动化、沟通、会务组织、公共关系、信息与档案、事务管理、速记、企业管理、人力资源管理、法律法规、英语,等等。秘书在工作中应掌握精深的专业知识,只有这样,才能使自己的工作更有科学性,才能当好上司的参谋和助手;而掌握多样的辅助知识,能使秘书人员在业务繁重的环境下,更加井井有条地将工作完成好,减少出错率,提高工作效率。
  第二,加强专业相关知识学习。在《非常女秘书》中,英子面试的时候王眉与英子对话,“吴明英,语言大学,英语专业,希望在涉外企业工作”,王眉拿着英子的简历,被眼前这位乡巴佬女孩儿弄得哭笑不得,她问英子:“你知道我们公司要招聘的是什么职位吗?”英子摇头,“盛华国际你知道吗?” 英子摇头,王眉乐了:“我们是给盛华国际CEO,著名海归职业经理人,业界女强人白娜总裁选外事秘书,知道吗?我建议你考虑一下你自己的条件,还是趁早回吧!”后来机缘巧合下英子被该公司录取,但也正是因为这一段话使得英子不断的学习商业知识,为她后面的成功奠定了基础。在市场经济大背景下,秘书人员应不断提升和加强商业、经济、政治、统计等知识的学习,这是秘书人员履行好参谋的职责使命。同时,心理学和社会学等知识能帮助秘书认识自己和他人,帮助秘书在日常的工作调剂心理,保持愉快的心情,增强抗压能力。此外,适应全球化、信息的要求,秘书人员还应加强传播和网络信息等知识的学习,及时优化知识结构,争当乐于学习、善于提高、勇于创新的时代先锋。
  四、结语
  总而言之,不管是《杜拉拉升职记》中的杜拉拉还是《非常女秘书》中的英子,她们秘书职业生涯的成功都离不开对领导的尊重,在工作中与上司保持一致,为领导提供优质的服务;离不开保持良好的人际关系,营造良好的工作氛围;离不开加强学习,不断的提升自身的工作能力和职业素养,使自身能够在高压的工作环境下做到游刃有余,在社会变化和时代发展中为自己赢得一席之地。
  参考文献
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  作者简介:张智(1981.03- ),女,汉族,广东河源人,河源职业技术学院,讲师,硕士,研究方向:文秘。
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