提高办公室文秘工作质量的策略
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【摘 要】办公室工作具有琐碎、繁杂的特点，在企业中发挥着重要的枢纽作用。秘书工作作为办公室工作中重要的组成部分，在很大程度上影响着办公室整体工作的质量和效率。因此，文秘人员需要尽可能提高工作质量，更好地发挥自身职能，从而推动办公室整体工作水平的提升。论文主要对提高办公室文秘工作质量的策略进行了分析探讨。
【Abstract】Office work has the characteristics of trivial and complicated， and plays an important pivotal role in the enterprise. As the important part of office work， secretary work affects the quality and efficiency of the whole office work to a great extent. Therefore， secretaries need to improve the work quality as much as possible， and better play their own functions， so as to promote the overall level of office work. This paper mainly analyzes and discusses the strategies for improving the quality of office secretarial work.
【关键词】办公室文秘;工作;质量;奖惩制度
【Keywords】office secretary; work; quality; reward and punishment system
【中图分类号】C931.46 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）03-0094-02
1 引言
在诸多的企业、机构当中，办公室需要承担种类多、数量大的工作，所以通常办公室处在整个企业或机构的中心地位。在办公室开展工作的过程中，其不仅需要对相应的规则制度进行遵守，还需要听从上级的命令与要求，以及对下层工作人员的各方面情况进行深入了解。若办公室工作人员于政府、企业内部担任事务处理工作，其还需要具有优秀的调节能力以及沟通能力，因此，要求文秘工作人员有效保障自身工作的质量，以促使企业、单位能够持续处于稳定的运行和发展的状态。
2 办公室文秘工作质量提升的重要性及原则
2.1 办公室文秘工作质量提升的重要性
在一家企业之中，办公室通常是集管理工作和行政工作为一体的主要场所，其主要承担各项行政管理工作，不仅需要及时向上级对各项工作的开展情况进行清晰汇报，还需及时向下级明确传达上级的命令和任务，同时，必须对每一个细节进行有效处理。除此之外，办公室不仅需要对企业内部的各项工作以及各方面工作人员之间的关联性进行有效协调，还需要对外进行经济交易以及相应的沟通工作。由此可见，办公室文秘工作人员的工作质量能够对企业内部的管理水平产生直接影响，所以需要企业增加对文秘工作的重视，并采取相应的措施促使其工作质量不断得到提升[1]。
2.2 办公室文秘工作质量提升的原则
在企业及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人员能够对所在单位的工作原则进行严格遵守。通常情况下，工作原则包括以下三点：第一，对上级的命令进行严格执行，对上下级之间良好的沟通进行维持，同时，能够对上下级之间的关系进行有效协调，以保障企业的运营工作有序进行;第二，积极提升自身的职业能力以及职业素养，根据办公室工作开展的实际情况，对工作任务进行相应安排，以促使办公室工作的质量和效率得到提升;第三，对职业道德进行严格遵守，在面对复杂繁重的工作时，能够持续保持认真耐心的工作态度，并严格按照相关规定开展工作。
3 办公室文秘工作人员应具备的专业素养
3.1 严格遵守公司制度
作为一名办公室文秘工作人员，应该对公司内部的各方面制度进行严格遵守，即最基本的职业道德。虽然文秘工作复杂、繁重，但是要求文秘工作人员不可迟到或早退，甚至需要尽可能地提前到达办公室，以对自己当天的工作进行科学规划，从而保障工作质量和工作效率[2]。
若文秘工作人员经常在临近上班的时间匆忙赶到办公室，甚至存在迟到的情况，此时领导可能已经对工作任务布置完毕，文秘工作人员极易在工作时出现手忙脚乱的情况，同时，在工作中出现失误的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人员还应对工作间隙琐碎的时间进行充分利用，可以及时对文件资料进行整理和分类等。
3.2 坚持以大局为重
文秘工作人员在开展工作的过程中，应坚持将公司的利益作为重点，并坚持以大局为重，开展工作的过程中对任何事务进行处理，均应从公司的角度出发进行考慮。所以需要文秘工作人员不仅能够承受较大的工作压力，还能够合理处理委屈和挫折情绪，保障自身具有良好的心理素质，坚决不可出现假公济私的情况。
3.3 提升自身办事效能
对办公情况进行评估的最终标准就是办事效能，若一名文秘工作人员在一天中的工作数量繁多，但是其工作效率从未得到提升，即不具有办事效能。需要注意的是，效能注重的是办事的质量。 第一，文秘工作人员在开展工作的过程中，应该时刻保持着对于工作的热情和积极性，从而为工作的顺利、高效开展打下基础，同时，用心对待每一项工作及其中的每一个流程，保障工作质量能够不断提高。例如，在为领导撰写发言稿的过程中，若文秘具自身具有良好的文学素养和文字功底，自然能够快速、高效地完成撰写发言稿的任务，但是若文秘工作人员不具有相应的经验和能力，在进行发言稿撰写的过程中，可能出现不符合相关要求的情况。所以为了保障发言稿的质量，文秘工作人员应首先做好充分的准备，对领导的各方面要求进行清晰明确，以避免出现盲目下笔的情况。第二，文秘工作人员应对自身的各方面知识储备不断更新，并不断拓展自身的知识面和培养创新工作思维，及时对公司发展的最新动向和政策进行了解，根据公司发展对于文秘的要求积极提升对自我的要求，以保障自身具有更加良好的对问题进行解决的能力。
4 办公室文秘工作质量提升的策略
4.1 建立和健全奖惩制度
对办公室的奖惩制度进行建立和健全，实现赏罚分明，有利于促使办公室文秘工作人员的工作积极性得到提升。主要原因在于奖励制度的不断创新和完善，能够对工作人员的竞争意识起到有效的激发和培养作用，促使文秘工作人员对工作质量、工作效率具有更高的追求，也就能够促使文秘工作人员积极提升自身的工作能力。惩罚制度能够起到警告的作用，有利于督促工作人员积极提升对自我的要求并逐渐实现对自我的完善。所以从总体上来看，完善的惩罚制度应该以文秘工作人员的工作质量、工作效率、工作效能等各方面综合进行评估，并且在对奖惩制度进行制定的过程中，应该尽可能地保障制度的科学性和合理性，在制定结束之后，应该对其进行重复测评，以保障其在实际应用的过程中与现实的奖惩需要具有良好的契合程度[3]。
4.2 充分激发文秘工作人员的创新意识
创新是一个企业发展的重要动力之一，文秘工作并非按部就班完成各项任务即可，而是非常有必要在思想上以及行为上积极进行创新，以探索、寻找和确认更加先进、更加高效的工作方法，从而促使办公室整体的工作效率和工作质量得到提升。为了能够有效对文秘工作人员的创新意识进行激发，可以采用如下措施：首先，鼓励文秘工作人员积极对办公意识和办公行为进行改革和创新，对上下级之间的沟通方法进行不断完善，积极创建具有创新意识的工作环境;其次，领导者应对自身所具有的带头作用进行充分发挥，在办公室工作中有效融入创新理念，将创新意识深入至文秘工作人员的工作思想之中。
4.3 强化对专业技能的训练
通常情况下，文秘工作的难度各不相同，所以要求办公室文秘工作人员具有较高的专业水平。因此，企业、机关等工作单位应该专门规划部分资金用以开展文秘工作人员的专业技能培训工作，促使文秘工作人员的知识理念不断更新、专业技能水平不断提升。同时，对于文秘工作人员来说，在其自身获得了思想的更新和技能水平提升的情况下，也能够促进工作质量和工作效率不断提升[4]。
5 结语
办公室工作对于企业管理来说是一项十分重要的工作内容，文秘工作人员的工作质量和效率能够对办公室工作的开展情况产生重要影响。在本文中提出了几点关于提升文秘工作水平的建议，希望能够有利于办公室工作水平的提升。
【参考文献】
【1】赵红燕.浅析办公室文秘工作质量和水平的优化策略[J].卷宗，2019，9（36）：338.
【2】魏玥科.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务，2019（16）：72.
【3】叶知秋，劉恩超.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].中文信息，2019（10）：179.
【4】任莉，秦怀贵，陈光勇.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].商品与质量，2019（29）：57.
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